File Excel quản lý tồn kho có cảnh báo đặt hàng lại

File Excel quản lý tồn kho là bảng tính giúp bạn biết trong kho còn bao nhiêu hàng, số hàng đó đáng giá bao nhiêu tiền và mã nào sắp hết cần nhập thêm. Mẫu của CEOVANTA đang được xây dựng trên Microsoft Excel cho shop online, cửa hàng nhỏ và hộ kinh doanh đang theo dõi hàng hóa bằng sổ tay hoặc nhiều file rời rạc.

Điểm khác của file: cảnh báo đặt hàng lại

Phần lớn file nhập – xuất – tồn miễn phí chỉ cho biết số lượng còn lại. Khi có vài chục mã hàng, việc nhìn số tồn rồi tự đoán lúc nào cần nhập thêm rất dễ sót. File này được thiết kế để mỗi mã hàng có điểm đặt hàng lại (mức tồn tối thiểu) và số lượng đặt gợi ý. Khi số tồn chạm mức đó, trạng thái tự chuyển sang Cần đặt hàng hoặc Hết hàng, và mã hàng xuất hiện trong danh sách cần nhập trên bảng tổng quan.

Nội dung dự kiến của phiên bản 1.0

• Danh mục hàng hóa cho tối đa 200 mã (SKU): giá vốn, giá bán, tồn đầu kỳ, điểm đặt hàng lại và số lượng đặt gợi ý.
• Sổ nhập – xuất (NHẬP / XUẤT) tối đa 1.000 dòng, chọn mã hàng bằng danh sách thả xuống để hạn chế gõ sai.
• Tự động tính số lượng tồn, giá trị tồn kho theo giá vốn, tỷ suất lợi nhuận gộp (%) và trạng thái từng mã: Đủ hàng, Cần đặt hàng, Hết hàng.
• Bảng tổng quan hiển thị giá trị tồn kho theo nhóm hàng và danh sách cần đặt hàng xếp theo mức độ ưu tiên.
• Trang hướng dẫn từng bước, kèm dữ liệu mẫu hư cấu để bạn xem cách file vận hành rồi xóa đi.

Danh sách tính năng chính thức sẽ được xác nhận trên trang này sau khi file hoàn tất kiểm thử.

Cách sử dụng dự kiến

1. Xóa dữ liệu mẫu hư cấu ở danh mục hàng hóa và sổ nhập – xuất.
2. Nhập danh mục hàng: mã, tên, nhóm hàng, giá vốn, giá bán và số tồn đầu kỳ.
3. Đặt điểm đặt hàng lại cho từng mã. Gợi ý: lấy số bán trung bình mỗi ngày nhân với số ngày nhà cung cấp cần để giao hàng, cộng thêm một khoản dự phòng.
4. Mỗi lần nhập hoặc xuất hàng, ghi một dòng vào sổ nhập – xuất.
5. Mở bảng tổng quan mỗi tuần để xem danh sách cần đặt hàng trước khi lên đơn với nhà cung cấp.

File này phù hợp với ai?

Phù hợp: shop bán hàng online, cửa hàng bán lẻ nhỏ, tiệm mỹ phẩm, cửa hàng phụ tùng, hộ kinh doanh có từ vài chục đến khoảng 200 mã hàng và muốn kiểm soát việc nhập hàng thay vì chờ đến lúc hết hàng.

Chưa phù hợp: doanh nghiệp cần quản lý nhiều kho, theo lô – hạn sử dụng, mã vạch, đồng bộ đơn hàng tự động từ sàn thương mại điện tử, hoặc cần sổ sách kế toán kho theo quy định. Khi đó, phần mềm quản lý kho hoặc phần mềm kế toán là lựa chọn phù hợp hơn. File không phải chứng từ kế toán và không thay thế tư vấn thuế.

Excel hay phần mềm quản lý kho?

Câu hỏi thường gặp

File có kết nối với Shopee, TikTok Shop hay website bán hàng không?

Không. Bạn tự ghi các lần nhập – xuất vào file hoặc dán dữ liệu xuất ra từ nơi khác. File không đồng bộ tự động với sàn.

Tỷ suất lợi nhuận có tính phí sàn và phí vận chuyển không?

Không. Tỷ suất lợi nhuận gộp chỉ tính từ giá bán và giá vốn của từng mã. Phí sàn, phí vận chuyển và khuyến mãi cần được tính riêng.

Có dùng được trên Google Sheets không?

File đang được xây dựng cho Microsoft Excel. Khả năng tương thích với Google Sheets sẽ được kiểm thử trước khi phát hành và kết quả sẽ ghi rõ trên trang này.

Khi nào có file và giá bao nhiêu?

Sản phẩm chưa mở bán và chưa có giá. Trang này sẽ được cập nhật nội dung, phiên bản và giá chính thức sau khi file vượt qua kiểm thử.

Dữ liệu mẫu trong file có phải số liệu thật không?

Không. Mọi dòng ví dụ trong file hoàn chỉnh đều là dữ liệu mẫu hư cấu để minh họa. Bạn xóa đi và nhập số liệu của mình.

Bước tiếp theo

Khi file hoàn tất và đạt kiểm thử, trang này sẽ được cập nhật trước khi mở bán. Trong lúc chờ, bạn có thể xem câu hỏi thường gặp về sản phẩm CEOVANTA, tìm hiểu giới thiệu về CEOVANTA hoặc liên hệ nếu bạn có câu hỏi về mẫu quản lý tồn kho này.