Kassenbuch für den Verein in Excel: Buchungen, Sphären, Kassenprüfung und Kassenbericht

Ein Kassenbuch für den Verein erfasst jede Einnahme und Ausgabe des Vereins mit Datum, Belegnummer, Buchungstext und Betrag, getrennt nach Barkasse und Bankkonto, und ordnet sie bei gemeinnützigen Vereinen einem der vier steuerlichen Bereiche zu. Aus diesen Buchungen entstehen in Excel der laufende Kassenstand, die Übersicht offener Mitgliedsbeiträge und am Jahresende der Kassenbericht für die Mitgliederversammlung. Diese Anleitung richtet sich an ehrenamtliche Kassenwartinnen und Kassenwarte kleiner Vereine.

Aufbau der Datei

Formatieren Sie die Buchungen als Tabelle (Einfügen > Tabelle) und wählen Sie Konto, Kategorie und Bereich nur aus Auswahllisten. Belege bekommen eine fortlaufende Nummer, die auf dem Papierbeleg oder im Dateinamen des Scans wiederkehrt.

Die vier Bereiche gemeinnütziger Vereine

Gemeinnützige Vereine trennen ihre Einnahmen und Ausgaben steuerlich in vier Bereiche (Sphären), weil sie unterschiedlich behandelt werden:

Welche Einnahme in welchen Bereich gehört, ist im Einzelfall nicht immer eindeutig; klären Sie Zweifelsfälle mit der Steuerberatung, dem Landessportbund oder dem Dachverband. Im Kategorien-Blatt legen Sie die Zuordnung einmal fest, und jede Buchung übernimmt sie automatisch: =SVERWEIS([@Kategorie];Kategorien;2;FALSCH) (deutsches Excel trennt Argumente mit Semikolon).

Laufender Kassen- und Kontostand

• Stand Barkasse: =Anfangsbestand_Kasse+SUMMEWENNS([Einnahme];[Konto];"Kasse")-SUMMEWENNS([Ausgabe];[Konto];"Kasse")
• Stand Bank: dieselbe Formel mit “Bank”; der Wert muss mit dem Kontoauszug übereinstimmen.
• Prüfung auf Minusbestand der Kasse: Eine Barkasse kann nie negativ sein. Ein negativer Wert bedeutet eine fehlende oder falsch zugeordnete Buchung.

Bargeld, das zur Bank gebracht wird, buchen Sie zweimal: als Ausgabe der Kasse und als Einnahme der Bank, mit Kategorie „Geldtransit“ und ohne Bereich, damit es im Bericht nicht als Ertrag erscheint.

Offene Mitgliedsbeiträge

Im Beitragsblatt steht je Mitglied der Sollbeitrag und das Zahlungsdatum. Offen: =WENN([@[Gezahlt am]]="";[@Soll];0). Die Summe zeigt, wie viel noch aussteht; ein Filter liefert die Liste für die freundliche Erinnerung. Bei Lastschrifteinzug tragen Sie Rücklastschriften als eigene Buchung ein und setzen das Zahlungsdatum zurück.

Spenden und Zuwendungsbestätigungen

Notieren Sie bei Spenden den Spender, den Betrag und das Datum der ausgestellten Zuwendungsbestätigung. Für kleine Spenden genügt dem Spender gegenüber dem Finanzamt bis zu einer bestimmten Höhe ein vereinfachter Nachweis wie der Kontoauszug; prüfen Sie die aktuelle Grenze und die Vorgaben für Bestätigungen beim Finanzamt oder Ihrem Verband.

Beispiel: Kassenbericht eines Sportvereins

Der Bericht beginnt mit dem Anfangsbestand von Kasse und Bank, zeigt die Ergebnisse nach Bereichen und endet mit dem Endbestand, der mit Kassensturz und Kontoauszug übereinstimmen muss. Die Übersicht entsteht mit SUMMEWENNS nach Bereich und Kategorie.

Kassenprüfung vorbereiten

1. Belege in der Reihenfolge der Belegnummern ablegen, Lücken erklären.
2. Kontoauszüge des ganzen Jahres bereitlegen und Endstand mit dem Bankbuch abgleichen.
3. Kassensturz am Prüfungstag durchführen und im Zählprotokoll dokumentieren.
4. Bericht und Buchungsliste als PDF bereitstellen.

Die Kassenprüfer, meist laut Satzung von der Mitgliederversammlung gewählt, bestätigen anschließend die ordnungsgemäße Kassenführung, und die Versammlung entscheidet über die Entlastung des Vorstands.

Abgrenzung zum betrieblichen Kassenbuch

Unternehmen mit Bargeldeinnahmen unterliegen eigenen Anforderungen an die Kassenführung; dafür ist das Kassenbuch in Excel mit seinen Hinweisen zu den GoBD gedacht. Für eine einfache Gewinnermittlung von Selbstständigen eignet sich die EÜR-Vorlage. Weitere Vorlagen für Vereine und Studios finden Sie unter Fitnessstudios & Vereine.

Häufige Fragen

Muss ein kleiner Verein ein Kassenbuch führen?

Der Vorstand muss gegenüber den Mitgliedern Rechenschaft ablegen, und gemeinnützige Vereine müssen gegenüber dem Finanzamt die Verwendung der Mittel nachweisen. Ein sauber geführtes Kassenbuch mit Belegen ist dafür die Grundlage.

Darf das Kassenbuch in Excel geführt werden?

Für die meisten kleinen Vereine ist eine sorgfältig geführte Tabelle mit nummerierten Belegen üblich. Buchungen sollten nicht nachträglich überschrieben, sondern durch Korrekturbuchungen berichtigt werden.

Wie lange müssen Belege aufbewahrt werden?

Steuerlich relevante Unterlagen unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungsfristen von mehreren Jahren; bewahren Sie Belege und Kassenberichte deshalb mindestens so lange auf, wie es Ihr Finanzamt oder Ihre Beratung vorgibt.

Funktioniert die Vorlage in Google Sheets?

Ja, und sie lässt sich mit Vorstand und Kassenprüfern teilen. SVERWEIS und SUMMEWENNS gibt es dort als VLOOKUP und SUMIFS.