Wochenplaner in Excel: Zeitblöcke, Prioritäten und Stunden pro Bereich planen
Wochenplaner in Excel oder Google Tabellen erstellen: Datum und Kalenderwoche automatisch, stündliche Zeitblöcke, Farben je Bereich, drei Wochenprioritäten, Stundenauswertung mit ZÄHLENWENN und Druck auf eine Seite – mit Beispielwoche.
Ein Wochenplaner in Excel ist eine Seite mit den sieben Wochentagen in Spalten und Zeitblöcken in Zeilen; jedem Block weisen Sie einen Bereich zu – Arbeit, Familie, Haushalt, Sport, Weiterbildung, Termine –, Excel färbt die Blöcke ein und zählt automatisch, wie viele Stunden Sie für jeden Bereich eingeplant haben. Daneben stehen die drei wichtigsten Prioritäten der Woche. Sie ändern nur ein Feld, den Montag der Woche, und alle Daten samt Kalenderwoche passen sich an. So wird aus einer langen Aufgabenliste ein realistischer Plan, wann was passiert.
Der Beitrag gehört zur Rubrik Tages- & Wochenplaner. Aufgaben mit Fälligkeit verwalten Sie in der To-do-Liste; der Wochenplaner legt fest, wann Sie sie erledigen.
Aufbau
| Bereich | Zellen | Inhalt |
|---|---|---|
| Wochenstart | B1 | Montag der Woche – das einzige Datum, das Sie eintragen |
| Kopfzeile | C3:I3 | Montag bis Sonntag mit Datum |
| Zeitachse | B4:B17 | Stündlich von 7:00 bis 20:00 |
| Planungsraster | C4:I17 | Bereich oder Tätigkeit je Stunde |
| Wochenprioritäten | K3:K5 | Was diese Woche wirklich zählt |
| Auswertung | K8:L14 | Stunden je Bereich und freie Zeit |
| Blatt „Listen“ | — | Bereiche für das Dropdown |
Formeln
Datum und Kalenderwoche
- Montag der aktuellen Woche in B1:
=HEUTE()-WOCHENTAG(HEUTE();2)+1(oder den gewünschten Montag eintippen). - C3:
=$B$1; D3:=C3+1, bis I3 kopieren. - Lesbare Kopfzeile:
=TEXT(C3;"TTT TT.MM.")ergibt z. B. „Mo 09.11.“. - Titel mit Kalenderwoche:
="KW "&ISOKALENDERWOCHE(B1)
Zeitachse
In B4 „7:00“ eintragen, in B5 =B4+ZEIT(1;0;0) und nach unten kopieren. Für halbstündige Blöcke ZEIT(0;30;0) verwenden – jede Zelle zählt dann als halbe Stunde.
Dropdown und Farben
C4:I17 markieren → Daten → Datenüberprüfung → Liste, Quelle =Listen!$A$2:$A$8. Danach bedingte Formatierung mit Formeln wie =C4="Arbeit" (blau), =C4="Familie" (gelb), =C4="Sport" (grün). Helle Farben bleiben auch im Schwarzweißdruck lesbar.
Stunden je Bereich
- Ganze Woche:
=ZÄHLENWENN($C$4:$I$17;K8)(bei 30-Minuten-Blöcken mal 0,5). - Nur ein Tag:
=ZÄHLENWENN(C$4:C$17;$K8). - Freie Zeit:
=ANZAHLLEEREZELLEN($C$4:$I$17).
Beispiel: KW 46 (9.–15. November 2026)
Eine Teilzeitkraft mit Familie plant 7:00–21:00 in Stundenblöcken: 14 Blöcke pro Tag, 98 Stunden auf der Seite.
| Bereich | Geplante Stunden | Lage |
|---|---|---|
| Arbeit | 20 | Mo–Fr, 8:00–12:00 |
| Familie und Kinder | 24 | Nachmittage und Wochenende |
| Haushalt | 6 | Mi und Sa |
| Termine und Erledigungen | 4 | Di und Do 13:00–15:00 |
| Sport | 3 | Mo, Mi, Fr 19:00 |
| Weiterbildung | 3 | Di, Do 20:00 und So |
| Summe geplant | 60 | |
| Frei | 38 | Mahlzeiten, Wege, Erholung, Unvorhergesehenes |
Wochenprioritäten: Steuerunterlagen sortieren, Elterngespräch in der Schule vorbereiten, Online-Kurs Modul 3 abschließen. Jede Priorität hat mindestens einen Block im Raster – eine Priorität ohne festen Termin wird oft verschoben. Die Werte sind ein Beispiel.
Die Woche in 20 Minuten planen
- Rückblick: Was ist letzte Woche liegen geblieben – und warum?
- Drei Prioritäten festlegen, nicht zehn.
- Feste Termine zuerst eintragen: Arbeitszeiten, Arzttermine, Kita- und Schulzeiten.
- Prioritäten in Zeiten mit viel Energie legen.
- Kleinkram bündeln: E-Mails, Anrufe, Überweisungen in einen Block.
- Puffer lassen: 30–40 % freie Zeit sind normal und sinnvoll.
- Freitag oder Sonntag kurz vergleichen: geplante und tatsächliche Stunden je Bereich.
Varianten
| Variante | Anpassung | Für wen |
|---|---|---|
| Aufgaben-Wochenplaner | Ohne Zeitraster, nur Aufgaben je Tag | Flexible Tage, Studium |
| Arbeitswoche | Nur Mo–Fr, 30-Minuten-Blöcke | Büro, viele kurze Termine |
| Familienplaner | Eine Spalte je Familienmitglied, zusätzlich Essensplan | Haushalte mit Kindern |
| Dienstplan | Zeilen = Mitarbeitende, Spalten = Tage | Teams – siehe Dienstplan in Excel |
Auf einer Seite drucken
- Seitenlayout → Ausrichtung → Querformat.
- Druckbereich A1:L17 festlegen.
- Skalierung: Blatt auf einer Seite darstellen.
- KW-Titel mit ISOKALENDERWOCHE in die Kopfzeile übernehmen.
Häufige Fehler
- Jede Stunde verplanen – kein Raum für die Realität.
- Bereiche frei eintippen – „Arbeit“ und „arbeit “ werden getrennt gezählt; Dropdown nutzen.
- Keine Prioritäten – das Raster füllt sich mit Kleinkram.
- Kein Rückblick – der Plan wird nicht besser.
- Datumsformeln überschrieben – schützen, siehe Excel-Formeln schützen.
Tägliche Gewohnheiten wie Lesen oder Sport tracken Sie zusätzlich im Habit Tracker.
FAQ
Stunden- oder Halbstundenblöcke?
Stundenblöcke reichen den meisten und bleiben übersichtlich. Halbstündige Blöcke lohnen sich bei vielen kurzen Terminen.
Wie bewahre ich vergangene Wochen auf?
Blatt jede Woche kopieren und den Montag in B1 ändern. Ein Übersichtsblatt summiert Stunden je Bereich über alle Wochen mit SUMMEWENN.
Funktioniert der Planer in Google Tabellen?
Ja. HEUTE, WOCHENTAG, TEXT, ISOKALENDERWOCHE, ZÄHLENWENN, ANZAHLLEEREZELLEN, Datenüberprüfung und bedingte Formatierung gibt es auch dort.
Brauche ich den Planer, wenn ich einen Kalender nutze?
Der Kalender eignet sich für Termine und Erinnerungen, der Wochenplaner zeigt die Balance der ganzen Woche und die Stunden je Bereich. Beides ergänzt sich.
Nächster Schritt: Bereiche im Blatt „Listen“ anlegen, das Raster aufbauen und die nächste Woche mit den drei Prioritäten beginnen. Weitere Vorlagen unter Planer & Formulare zum Ausdrucken.