Mẫu kế hoạch tuần Excel: chia khung giờ, chọn 3 ưu tiên và đếm giờ theo nhóm việc
Cách làm mẫu kế hoạch tuần bằng Excel hoặc Google Sheets: ngày tự cập nhật, khung giờ theo ngày, tô màu theo nhóm việc, 3 ưu tiên của tuần, đếm số giờ bằng COUNTIF và bản in một trang, kèm ví dụ tuần 9–15/11/2026.
Mẫu kế hoạch tuần bằng Excel là một trang gồm bảy ngày theo cột và các khung giờ theo hàng; bạn gán mỗi khung giờ cho một nhóm việc (việc chính, họp, chăm sóc khách hàng, học tập, thể dục, gia đình), Excel tự tô màu và cộng số giờ dành cho từng nhóm, bên cạnh là ô ghi 3 ưu tiên quan trọng nhất của tuần. Chỉ cần đổi một ô — ngày thứ Hai đầu tuần — toàn bộ ngày tháng sẽ tự cập nhật. Cách làm này biến danh sách việc dài dằng dặc thành một kế hoạch thực tế: biết rõ việc nào làm vào lúc nào.
Bài viết thuộc nhóm Planner ngày & tuần. Danh sách việc có hạn chót nên quản lý ở file Excel quản lý công việc; kế hoạch tuần trả lời câu hỏi “khi nào làm”.
Bố cục một trang
| Vùng | Ô | Nội dung |
|---|---|---|
| Ngày đầu tuần | B1 | Thứ Hai của tuần — ô duy nhất cần nhập |
| Tiêu đề ngày | C3:I3 | Thứ Hai đến Chủ nhật |
| Khung giờ | B4:B19 | Từ 6:00 đến 21:00, mỗi ô 1 giờ |
| Lưới kế hoạch | C4:I19 | Nhóm việc hoặc tên việc trong mỗi khung giờ |
| 3 ưu tiên | K3:K5 | Điều gì làm được thì tuần này coi là thành công |
| Tổng giờ | K8:L15 | Số giờ theo nhóm việc và giờ trống |
| Sheet DanhMuc | — | Danh sách nhóm việc cho ô thả xuống |
Công thức
Ngày tự cập nhật
- Thứ Hai của tuần hiện tại tại B1:
=TODAY()-WEEKDAY(TODAY(),2)+1(hoặc gõ tay ngày thứ Hai muốn lập kế hoạch). - C3:
=$B$1; D3:=C3+1rồi kéo đến I3. - Tiêu đề dễ đọc:
=TEXT(C3,"dd/mm")kết hợp hàng phía trên ghi “Thứ 2”, “Thứ 3″… (định dạng tên thứ tự động phụ thuộc ngôn ngữ của Excel). - Số tuần trong năm:
="Tuần "&ISOWEEKNUM(B1)
Khung giờ
Gõ 6:00 vào B4, ô B5 nhập =B4+TIME(1,0,0) rồi kéo xuống. Nếu muốn chia 30 phút, dùng TIME(0,30,0) và nhớ mỗi ô khi đó là nửa giờ.
Ô thả xuống và tô màu theo nhóm việc
Chọn C4:I19 → Data → Data Validation → List, nguồn =DanhMuc!$A$2:$A$8. Sau đó tạo định dạng có điều kiện theo công thức, ví dụ =C4="Việc chính" tô xanh dương, =C4="Họp" tô cam, =C4="Thể dục" tô xanh lá. Chọn màu nhạt để in đen trắng vẫn rõ chữ.
Đếm số giờ
- Cả tuần cho một nhóm:
=COUNTIF($C$4:$I$19,K8)(nhân 0,5 nếu chia ô 30 phút). - Riêng một ngày:
=COUNTIF(C$4:C$19,$K8). - Giờ còn trống:
=COUNTBLANK($C$4:$I$19).
Với Excel thiết lập vùng Việt Nam, dấu phân cách đối số có thể là dấu chấm phẩy (;).
Ví dụ: tuần 9–15/11/2026 của một chủ shop online kiêm nhân viên văn phòng
Lập kế hoạch 6:00–22:00, mỗi ô 1 giờ: 16 ô/ngày, tổng 112 giờ trên trang.
| Nhóm việc | Số giờ | Bố trí |
|---|---|---|
| Việc chính ở công ty | 20 | Thứ Hai – Thứ Sáu, buổi sáng |
| Họp | 4 | Gom vào chiều thứ Ba và thứ Năm |
| Bán hàng, chăm sóc khách | 6 | 20:00–21:00 mỗi tối trong tuần, thêm sáng thứ Bảy |
| Học tiếng Anh | 3 | Thứ Hai, Tư, Sáu 6:00–7:00 |
| Thể dục | 4 | Thứ Ba, Năm 18:00; sáng thứ Bảy, Chủ nhật |
| Việc nhà | 4 | Thứ Bảy |
| Gia đình và cá nhân | 25 | Buổi tối và Chủ nhật |
| Tổng đã lên kế hoạch | 66 | |
| Còn trống | 46 | Ăn uống, di chuyển, nghỉ ngơi, việc phát sinh |
Ba ưu tiên của tuần: chốt báo cáo tháng ở công ty, chuẩn bị hàng cho đợt khuyến mãi cuối tháng, đăng ký lịch thi tiếng Anh. Mỗi ưu tiên đều có ít nhất một khung giờ trên lưới — ưu tiên không có giờ cụ thể thường sẽ không được làm. Số liệu chỉ để minh họa.
Lập kế hoạch tuần trong 20 phút
- Nhìn lại tuần trước: việc gì bị trễ, vì sao?
- Chọn 3 ưu tiên, không phải 10.
- Điền việc cố định trước: giờ làm, lịch họp, đưa đón con, lịch hẹn.
- Đặt giờ cho ưu tiên vào lúc bạn tỉnh táo nhất.
- Gom việc nhỏ (trả lời tin nhắn, gọi điện, đối soát đơn) vào một hai khung giờ.
- Chừa khoảng trống: kế hoạch kín 100% sẽ vỡ ngay khi có việc phát sinh.
- Tối thứ Sáu hoặc Chủ nhật so sánh giờ dự kiến và thực tế để điều chỉnh tuần sau.
Các biến thể
| Phiên bản | Khác biệt | Phù hợp |
|---|---|---|
| Chỉ danh sách việc theo ngày | Bỏ lưới giờ, mỗi ngày 3–6 việc | Học sinh, sinh viên, lịch linh hoạt |
| Kế hoạch tuần làm việc | Chỉ thứ Hai – thứ Sáu, ô 30 phút | Dân văn phòng, nhiều cuộc họp ngắn |
| Kế hoạch gia đình | Mỗi cột là một thành viên, thêm hàng thực đơn | Gia đình có con nhỏ |
| Lịch ca nhân viên | Hàng là nhân viên, cột là ngày | Cửa hàng, quán — xem file xếp lịch làm việc nhân viên |
In kế hoạch tuần trên một trang
- Page Layout → Orientation → Landscape.
- Đặt vùng in A1:L19 (Print Area → Set Print Area).
- Scaling: Fit Sheet on One Page.
- Thêm tiêu đề “Tuần …” bằng công thức ISOWEEKNUM ở trên.
Lỗi thường gặp
- Lấp kín mọi giờ — không còn chỗ cho việc phát sinh.
- Gõ tay tên nhóm việc — “Họp” và “họp ” bị đếm thành hai nhóm; dùng ô thả xuống.
- Không có ưu tiên — lưới đầy việc vặt.
- Không nhìn lại cuối tuần — kế hoạch không tốt lên.
- Công thức ngày bị ghi đè — khóa lại theo hướng dẫn cách khóa công thức trong Excel.
Muốn theo dõi các thói quen nhỏ mỗi ngày (đọc sách, đi bộ…), hãy dùng thêm bảng theo dõi thói quen.
Câu hỏi thường gặp
Nên chia ô 1 giờ hay 30 phút?
Ô 1 giờ gọn, dễ nhìn và đủ cho đa số người. Chọn 30 phút nếu ngày của bạn có nhiều cuộc họp, cuộc gọi ngắn.
Lưu nhiều tuần như thế nào?
Sao chép sheet mỗi tuần và đổi ngày thứ Hai ở B1. Một sheet tổng hợp có thể cộng giờ theo nhóm việc của tất cả các tuần bằng SUMIF.
Dùng trên Google Sheets được không?
Được. TODAY, WEEKDAY, TEXT, ISOWEEKNUM, COUNTIF, COUNTBLANK, ô thả xuống và định dạng có điều kiện đều hoạt động.
Có cần kế hoạch tuần nếu đã dùng lịch trên điện thoại?
Lịch điện thoại tốt cho cuộc hẹn và nhắc việc; kế hoạch tuần cho bạn thấy cân bằng cả tuần và tổng giờ mỗi nhóm việc. Hai công cụ bổ sung cho nhau.
Bước tiếp theo: tạo sheet DanhMuc với các nhóm việc của bạn, dựng lưới giờ và lập kế hoạch tuần tới bắt đầu từ 3 ưu tiên. Xem thêm tại Planner & biểu mẫu in sẵn.