Mẫu Notion cho freelancer: khách hàng, dự án, giờ làm và thanh toán trong một không gian

Mẫu Notion cho freelancer gom toàn bộ công việc vào năm cơ sở dữ liệu liên kết với nhau: khách hàng, khách tiềm năng, dự án, giờ làm và đề nghị thanh toán. Mỗi phiên làm việc gắn với một dự án, mỗi dự án gắn với một khách hàng, và Notion tự tính số giờ tính phí, số tiền còn phải thu và các khoản đã quá hạn. Bài này hướng dẫn tự dựng mẫu từng bước, kèm công thức, và nói rõ chỗ nào Notion không nên thay thế phần mềm chuyên dụng.

Cấu trúc: năm cơ sở dữ liệu liên kết

Tạo mỗi cơ sở dữ liệu thành một trang riêng, thêm thuộc tính Relation và bật hiển thị ở cả hai phía để liên kết hai chiều.

Ghi giờ làm

Notion không có đồng hồ bấm giờ sẵn, nên ta ghi giờ bắt đầu và kết thúc mỗi phiên. Thuộc tính công thức tính số giờ:

dateBetween(prop("Kết thúc"), prop("Bắt đầu"), "minutes") / 60

Ở Dự án, một Rollup cộng số giờ của các phiên được đánh dấu tính phí. Nút “Phiên mới” có thể tạo sẵn dòng với dự án và giờ bắt đầu. Khi khách cần bảng chi tiết, xuất chế độ xem giờ làm của tháng ra CSV.

Số tiền còn phải đề nghị thanh toán

Ở Dự án, công thức tính phần chưa đề nghị theo hình thức:

if(prop("Hình thức") == "Theo giờ", prop("Giờ tính phí") * prop("Đơn giá"), prop("Ngân sách")) - prop("Đã đề nghị")

Đơn giá lấy từ khách hàng qua Rollup, còn “Đã đề nghị” là tổng các đề nghị thanh toán đã liên kết. Chế độ xem lọc “còn phải thu > 0” cho ra danh sách cần gửi cuối tháng.

Khoản quá hạn

Ở Thanh toán, công thức đánh dấu khoản trễ:

if(prop("Trạng thái") != "Đã thu" and prop("Hạn thanh toán") < now(), "Quá hạn", "")

Thêm số ngày trễ bằng dateBetween(now(), prop("Hạn thanh toán"), "days") và chế độ xem “Cần nhắc” sắp xếp theo số ngày trễ. Ở Khách hàng, Rollup cộng tổng tiền quá hạn để thấy khách nào hay trả chậm. Nếu thích theo dõi bằng Excel, file Excel theo dõi hóa đơn làm được việc tương tự.

Các chế độ xem dùng hằng tuần

• Phễu khách hàng: bảng khách tiềm năng theo giai đoạn, kèm ngày liên hệ lại.
• Tuần này: dự án đang làm và các phiên trong tuần.
• Giờ theo khách trong tháng: danh sách nhóm theo khách, lọc tháng hiện tại, có tổng giờ.
• Cần đề nghị và Cần nhắc: hai chế độ xem về tiền, nên mở mỗi thứ Sáu.
• Trang tổng quan: một trang chủ gom các chế độ xem trên.

Ví dụ cuối tháng

Mười phút xem lại mỗi thứ Sáu cho biết cần thu tiền ai, nhắc ai và dự án tiếp theo đến từ đâu. Khi khách hỏi giá, dùng mẫu báo giá Excel rồi ghi số báo giá vào trang khách tiềm năng.

Giới hạn: Notion không thay hóa đơn và chứng từ

Notion rất tốt để theo dõi, nhưng không phải hệ thống lập hóa đơn. Nếu khách hàng doanh nghiệp yêu cầu hóa đơn điện tử, hợp đồng hoặc chứng từ khấu trừ thuế, hãy lập bằng phần mềm hoặc dịch vụ phù hợp và chỉ ghi số chứng từ vào Notion để giữ liên kết. Nghĩa vụ thuế của thu nhập freelance tùy trường hợp; hãy hỏi cơ quan thuế hoặc người có chuyên môn.

Dữ liệu khách hàng

Không gian làm việc chứa thông tin cá nhân của khách và người liên hệ: chỉ lưu những gì cần, hạn chế chia sẻ và xóa khách tiềm năng không còn liên hệ sau một thời gian hợp lý. Xem thêm trong chuyên mục Notion cho kinh doanh & freelancer và Hệ thống Notion.

Câu hỏi thường gặp

Có gửi hóa đơn trực tiếp từ Notion được không?

Có thể trình bày đề nghị thanh toán thành một trang và xuất PDF, nhưng hóa đơn hợp lệ nên lập bằng phần mềm chuyên dụng. Notion dùng để theo dõi.

Không có đồng hồ bấm giờ thì ghi giờ thế nào?

Ghi giờ bắt đầu, giờ kết thúc và để công thức tính, hoặc dùng ứng dụng bấm giờ riêng rồi nhập file CSV.

Có cần gói Notion trả phí không?

Cơ sở dữ liệu, Relation, Rollup và công thức trong bài đều có trên Notion; một số tính năng nâng cao tùy gói. Xem bảng giá hiện hành trên trang của Notion.

Mất bao lâu để dựng?

Một đến hai giờ cho năm cơ sở dữ liệu và các chế độ xem chính, sau đó điều chỉnh dần trong tháng đầu.