Plantilla de Notion para freelance: clientes, proyectos, horas y facturas en un mismo espacio
Cómo construir tu propia plantilla de Notion para freelance: bases de datos de clientes, oportunidades, proyectos, horas y facturas relacionadas, fórmulas para horas facturables y cobros vencidos, vistas útiles y límites para facturar.
Una plantilla de Notion para freelance reúne tu actividad en cinco bases de datos relacionadas: clientes, oportunidades, proyectos, registro de horas y facturas. Cada sesión de trabajo se vincula a un proyecto, cada proyecto a un cliente, y Notion calcula las horas facturables, lo que queda por facturar y los cobros vencidos. Esta guía explica cómo montarla tú mismo, propiedad a propiedad, y hasta dónde llega Notion en la facturación.
La arquitectura: cinco bases relacionadas
| Base | Propiedades principales | Relaciones |
|---|---|---|
| Clientes | Nombre, contacto, correo, NIF, condiciones de pago, tarifa por hora acordada | Proyectos, Facturas |
| Oportunidades | Nombre, origen, fase, importe estimado, próximo seguimiento | Se convierte en cliente al firmar |
| Proyectos | Título, estado, modalidad (por horas o precio cerrado), presupuesto, fechas | Cliente, Horas, Facturas |
| Horas | Inicio, fin, descripción, facturable (casilla) | Proyecto |
| Facturas | Número, fecha, vencimiento, base imponible, estado (borrador, enviada, cobrada) | Cliente, Proyecto |
Crea cada base como página completa y añade las propiedades de relación activando que se muestren también en la otra base, para tener vínculos en ambos sentidos.
El registro de horas
Notion no trae cronómetro: se anota la fecha y hora de inicio y de fin. Una propiedad de fórmula calcula la duración en horas:
dateBetween(prop("Fin"), prop("Inicio"), "minutes") / 60
En Proyectos, un rollup suma las horas de las sesiones marcadas como facturables. Un botón “Nueva sesión” puede crear la entrada con el proyecto y la hora de inicio ya rellenos. Si facturas por horas, el cliente puede pedirte el detalle: exporta la vista de horas del mes a CSV.
Lo que queda por facturar
En Proyectos, una fórmula calcula el importe pendiente según la modalidad:
if(prop("Modalidad") == "Por horas", prop("Horas facturables") * prop("Tarifa"), prop("Presupuesto")) - prop("Ya facturado")
La tarifa puede venir del cliente mediante un rollup, y “Ya facturado” es la suma de las facturas vinculadas. Una vista filtrada por “pendiente > 0” da la lista de proyectos que facturar a fin de mes.
Cobros vencidos
En Facturas, una fórmula marca los impagos:
if(prop("Estado") != "Cobrada" and prop("Vencimiento") < now(), "Vencida", "")
Añade los días de retraso con dateBetween(now(), prop("Vencimiento"), "days") y una vista “Para reclamar” ordenada por retraso. En Clientes, un rollup suma lo vencido para ver quién paga tarde de forma habitual. Si prefieres seguir los cobros en una hoja, el control de cobros a clientes en Excel hace lo mismo.
Vistas útiles en el día a día
- Embudo: tablero de oportunidades por fase con la fecha del próximo seguimiento.
- Esta semana: proyectos en curso y sesiones de la semana.
- Horas por cliente este mes: lista agrupada por cliente, filtrada por el mes actual, con la suma de horas.
- Para facturar y Para reclamar: las dos vistas de dinero que conviene abrir cada viernes.
- Panel: una página de inicio que reúne estas vistas enlazadas.
Los límites de Notion para facturar
Notion es excelente para preparar y hacer seguimiento, pero no para emitir facturas que cumplan los requisitos legales. Una factura necesita numeración correlativa, los datos obligatorios y no debe modificarse una vez emitida; además, la normativa española sobre sistemas de facturación y factura electrónica entre empresas está en proceso de cambio. Usa un programa de facturación adecuado o la plantilla de factura en Excel como referencia, y anota en Notion el número de la factura emitida para mantener el vínculo.
Ejemplo de cierre de mes
| Vista | Resultado |
|---|---|
| Horas facturables del mes | 92 h en 3 clientes |
| Para facturar | 2 proyectos por horas (4.100 €) y 1 precio cerrado entregado (1.800 €) |
| Para reclamar | 1 factura de 1.250 € vencida hace 15 días |
| Embudo | 5 oportunidades, 2 seguimientos esta semana |
En diez minutos, la revisión del viernes dice qué facturar, a quién reclamar y dónde está el próximo proyecto. Las oportunidades pueden llevarse también en la plantilla CRM en Excel si trabajas con alguien que no usa Notion.
Datos personales
Tu espacio contiene datos personales de clientes y contactos: guarda solo lo necesario, limita con quién compartes y elimina las oportunidades inactivas pasado un plazo razonable, conforme al RGPD. Más guías en Notion para negocio y freelance y en Sistemas Notion.
Preguntas frecuentes
¿Se puede facturar directamente desde Notion?
Puedes preparar la factura como página y exportarla a PDF, pero la numeración, los datos obligatorios y la factura electrónica se gestionan mejor con un programa de facturación. Notion sirve sobre todo para el seguimiento.
¿Cómo registro horas sin cronómetro?
Anota la hora de inicio y de fin de cada sesión y deja que la fórmula calcule la duración. También puedes usar una herramienta externa de control de tiempo e importar los datos en CSV.
¿Hace falta un plan de pago de Notion?
Las bases de datos, relaciones, rollups y fórmulas descritas están disponibles en Notion; algunas funciones avanzadas dependen del plan. Consulta las condiciones actuales en la web de Notion.
¿Cuánto se tarda en montarlo?
Una o dos horas para las cinco bases y las vistas principales, y algunos ajustes tras el primer mes.