Plantilla de factura en Excel: datos obligatorios, fórmulas y qué cambia con Verifactu
Cómo montar una plantilla de factura en Excel para España: datos obligatorios, cálculo de IVA y retención de IRPF, numeración correlativa, registro de facturas emitidas y qué implica Verifactu para quien factura con hoja de cálculo.
Respuesta rápida: una plantilla de factura en Excel válida en España debe incluir, como mínimo, número y serie correlativos, fecha de expedición, nombre o razón social, NIF y domicilio de quien emite y de quien recibe, descripción de lo facturado, base imponible, tipo y cuota de IVA y, si eres profesional y facturas a una empresa o a otro autónomo, la retención de IRPF. Con unas pocas fórmulas, la hoja calcula sola la base, el IVA, la retención y el total.
Ahora bien, facturar con Excel tiene fecha de revisión: el reglamento de sistemas de facturación conocido como Verifactu será obligatorio para las sociedades desde el 1 de enero de 2027 y para el resto de obligados, incluidos los autónomos, desde el 1 de julio de 2027, según el calendario vigente tras su aplazamiento. Esta guía explica cómo montar la plantilla y qué tener en cuenta para no quedarte fuera de la norma.
Datos obligatorios de una factura completa
El Reglamento de facturación (Real Decreto 1619/2012) enumera el contenido de la factura ordinaria. En una plantilla, conviene reservar un espacio fijo para cada dato:
| Dato | Dónde va en la plantilla |
|---|---|
| Número y, en su caso, serie | Cabecera; numeración correlativa sin saltos |
| Fecha de expedición (y de la operación, si es distinta) | Cabecera |
| Nombre y apellidos o razón social, NIF y domicilio del emisor | Bloque superior izquierdo |
| Nombre o razón social, NIF y domicilio del destinatario | Bloque superior derecho |
| Descripción de las operaciones, cantidad y precio unitario sin IVA | Tabla de conceptos |
| Descuentos no incluidos en el precio | Tabla de conceptos o línea de descuento |
| Base imponible | Bloque de totales |
| Tipo impositivo de IVA y cuota | Bloque de totales |
| Mención de exención o inversión del sujeto pasivo, si procede | Pie de factura |
Para operaciones de importe reducido existe la factura simplificada, con menos requisitos; con carácter general se admite hasta 400 euros, IVA incluido. Si tu caso es especial (operaciones intracomunitarias, régimen especial de IVA, actividades exentas), revisa con tu asesor qué menciones debes añadir.
Cómo montar la plantilla en Excel
1. Hoja de datos fijos
Crea una hoja Datos con tu razón social, NIF, domicilio, IBAN, tipo de IVA habitual y tipo de retención. Crea otra, Clientes, con una fila por cliente: nombre o razón social, NIF y domicilio. Así, en la factura solo eliges el cliente y sus datos se rellenan con BUSCARX, sin errores de copia en el NIF.
2. Cabecera y numeración
Usa una serie por año, por ejemplo 2026-001, 2026-002… Con el número de orden en H2 y la fecha en H3: =AÑO(H3)&"-"&TEXTO(H2;"000"). La numeración debe ser correlativa dentro de cada serie: no se pueden saltar números ni reutilizarlos, y una factura emitida no se borra.
3. Tabla de conceptos
Columnas: A Concepto, B Cantidad, C Precio unitario, D Descuento %, E Importe. En E: =SI(A15="";"";B15*C15*(1-D15)).
4. Bloque de totales
- Base imponible:
=SUMA(E15:E30) - IVA:
=REDONDEAR(BaseImponible*TipoIVA;2) - Retención IRPF (si procede):
=REDONDEAR(BaseImponible*TipoRetencion;2) - Total factura:
=BaseImponible+IVA-Retencion
Puedes dar nombres a las celdas (Fórmulas → Asignar nombre) como en el ejemplo, o usar referencias normales. En Excel en español los argumentos se separan con punto y coma.
Ejemplo de factura de un profesional
Un diseñador autónomo factura a una empresa. Cifras ilustrativas, con IVA al 21 % y retención del 15 %:
| Concepto | Cantidad | Precio | Importe |
|---|---|---|---|
| Diseño de página web corporativa | 1 | 900,00 € | 900,00 € |
| Mantenimiento mensual | 3 | 100,00 € | 300,00 € |
| Base imponible | 1.200,00 € | ||
| IVA 21 % | 252,00 € | ||
| Retención IRPF 15 % | −180,00 € | ||
| Total a pagar | 1.272,00 € | ||
La retención se aplica sobre la base imponible, no sobre el total con IVA. Los profesionales que inician actividad pueden aplicar un tipo reducido durante un tiempo limitado; los particulares que reciben la factura no practican retención. Confirma tu caso concreto con tu asesor.
Qué cambia con Verifactu
El Real Decreto 1007/2023 regula los requisitos de los sistemas informáticos de facturación: los programas con los que se emiten facturas deben garantizar que los registros no se alteran, llevar trazabilidad y, en la modalidad Verifactu, enviar los registros a la Agencia Tributaria. Tras el aplazamiento aprobado por real decreto-ley, el calendario vigente es:
- Contribuyentes del Impuesto sobre Sociedades: desde el 1 de enero de 2027.
- Resto de obligados, incluidos los autónomos: desde el 1 de julio de 2027.
Se han anunciado posibles cambios adicionales en el calendario; hasta que se publiquen en el BOE, las fechas oficiales son las anteriores. Si hoy facturas con una hoja de cálculo, revisa las preguntas frecuentes de la AEAT sobre Verifactu y consulta con tu asesor si tu forma de trabajar entra en el ámbito del reglamento. En muchos casos, lo práctico será pasar a un programa de facturación adaptado antes de la fecha que te corresponda. Además, la factura electrónica obligatoria entre empresas y profesionales prevista en la Ley 18/2022 (Crea y Crece) tiene su propio calendario de implantación, que conviene vigilar.
Registro de facturas emitidas
Además de emitir facturas, quienes tributan por IVA deben llevar un libro registro de facturas expedidas. Una hoja Registro con una fila por factura — número, fecha, cliente, NIF, base, tipo de IVA, cuota, retención, total y estado de cobro — sirve para preparar los modelos trimestrales y para saber qué tienes pendiente de cobrar:
- Pendiente de cobro por cliente:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(J:J;C:C;"Cliente";K:K;"Pendiente")(J total, K estado). - IVA repercutido del trimestre: suma de la cuota de IVA entre la fecha de inicio y la de fin del trimestre con
SUMAR.SI.CONJUNTO.
Guarda cada factura emitida en PDF con su número en el nombre del archivo. Las facturas deben conservarse, con carácter general, durante el plazo de prescripción fiscal (cuatro años), y la normativa mercantil establece seis años para la documentación contable.
Errores frecuentes
- Saltos o duplicados en la numeración, por ejemplo al copiar una factura antigua y olvidar cambiar el número.
- Borrar o modificar una factura emitida. Para corregirla se emite una factura rectificativa, con su propia serie.
- Calcular la retención sobre el total con IVA.
- NIF o domicilio del cliente incompletos, lo que impide al cliente deducirse el IVA.
- Enviar el Excel en lugar del PDF: el cliente podría modificarlo y quedan a la vista fórmulas u hojas internas.
Preguntas frecuentes
¿Puedo seguir haciendo facturas en Excel?
Mientras no te resulte obligatorio el reglamento de sistemas de facturación, sí, siempre que la factura contenga los datos obligatorios y lleves el registro correspondiente. A partir de la fecha que te corresponda con Verifactu, comprueba con tu asesor si puedes seguir haciéndolo o necesitas un programa adaptado.
¿Qué es una factura proforma?
Un documento previo, sin validez fiscal, que muestra al cliente cómo será la factura. No sustituye a la factura ni entra en la numeración.
¿Cómo corrijo una factura con un error?
Emitiendo una factura rectificativa que haga referencia a la original, con una serie específica para rectificativas. La original no se borra.
¿Tengo que aplicar retención de IRPF?
Depende de tu actividad y de quién sea el cliente. Los profesionales que facturan a empresas o a otros autónomos suelen aplicarla; quienes venden productos o facturan a particulares, normalmente no. Confírmalo con tu asesor.
¿Cuál es la diferencia entre presupuesto y factura?
El presupuesto es una oferta previa sin efectos fiscales; la factura documenta la operación realizada y tiene efectos fiscales.
Más guías en la sección Finanzas para pymes.