Rechnungsvorlage in Excel: Pflichtangaben, Formeln, Rechnungsausgangsbuch und was die E-Rechnung ändert
Rechnungsvorlage in Excel erstellen: Pflichtangaben nach § 14 UStG, Kleinbetragsrechnung, Kleinunternehmer-Hinweis, Formeln für Netto, Umsatzsteuer und Brutto, fortlaufende Rechnungsnummer, Rechnungsausgangsbuch mit Mahnstatus und Übergangsfristen der E-Rechnung.
Kurz gesagt: Eine Rechnungsvorlage in Excel muss die Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG enthalten: vollständiger Name und Anschrift von Ihnen und dem Kunden, Steuernummer oder USt-IdNr., Rechnungsdatum, eine fortlaufende, einmalige Rechnungsnummer, Menge und Art der Lieferung bzw. Art und Umfang der Leistung, den Leistungszeitpunkt, das Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt, Steuersatz und Umsatzsteuerbetrag (oder den Hinweis auf eine Steuerbefreiung). Formeln berechnen Netto, Umsatzsteuer und Brutto; ein Rechnungsausgangsbuch verfolgt Zahlungseingänge und Mahnungen.
Wichtig für 2027 und 2028: Im inländischen B2B-Geschäft wird die E-Rechnung schrittweise Pflicht. Eine aus Excel erzeugte PDF-Rechnung ist dann für diese Umsätze nicht mehr ausreichend. Welche Übergangsfrist für Sie gilt, steht weiter unten. Die Beispielzahlen sind frei gewählt; steuerliche Einzelfragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Pflichtangaben im Überblick
| Angabe | Hinweis |
|---|---|
| Name und Anschrift des leistenden Unternehmers | Bei Unternehmen der vollständige Firmenname laut Register |
| Name und Anschrift des Leistungsempfängers | Vollständig, keine Kurzform |
| Steuernummer oder USt-IdNr. | Eine der beiden genügt |
| Ausstellungsdatum | Rechnungsdatum |
| Rechnungsnummer | Fortlaufend, einmalig vergeben; mehrere Nummernkreise sind zulässig |
| Menge und Art der Lieferung / Umfang und Art der Leistung | Handelsübliche, eindeutige Bezeichnung |
| Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung | Auch wenn er dem Rechnungsdatum entspricht, z. B. „Leistungsdatum entspricht Rechnungsdatum“ |
| Entgelt nach Steuersätzen aufgeschlüsselt | Netto je Steuersatz, im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen |
| Steuersatz und Steuerbetrag | Oder Hinweis auf Steuerbefreiung bzw. Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers |
Erleichterungen gelten für Kleinbetragsrechnungen bis 250 € brutto: Dort genügen u. a. Name und Anschrift des Leistenden, Ausstellungsdatum, Menge und Art der Leistung, Bruttobetrag und Steuersatz. Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und vermerken dies auf der Rechnung, etwa: „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Schritt 1: Stammdaten anlegen
Legen Sie ein Blatt Kunden an (Kundennummer, Firma, Anschrift, USt-IdNr., Zahlungsziel in Tagen, E-Mail für Rechnungen) und ein Blatt Leistungen (Artikelnummer, Bezeichnung, Einheit, Einzelpreis netto, Steuersatz). In der Rechnung wählen Sie Kunde und Positionen per Dropdown; der Rest wird mit XVERWEIS gefüllt.
Schritt 2: Positionen und Formeln
Die Positionen beginnen in Zeile 20: A Pos., B Artikelnummer, C Bezeichnung, D Menge, E Einheit, F Einzelpreis netto, G Steuersatz, H Gesamt netto.
- Bezeichnung (C20):
=WENN(B20="";"";XVERWEIS(B20;Leistungen[Artikelnr];Leistungen[Bezeichnung])) - Einzelpreis (F20) und Steuersatz (G20): analog.
- Gesamt netto (H20):
=WENN(B20="";"";RUNDEN(D20*F20;2)) - Summe netto:
=SUMME(H20:H39) - Umsatzsteuer 19 %:
=RUNDEN(SUMMEWENN(G20:G39;19%;H20:H39)*19%;2), bei Bedarf eine zweite Zeile für 7 %. - Rechnungsbetrag brutto: Summe netto + Steuerzeilen.
- Fällig am:
=Rechnungsdatum+XVERWEIS(Kundennr;Kunden[Kundennr];Kunden[Zahlungsziel])
Beispiel: IT-Dienstleistung
| Pos. | Bezeichnung | Menge | Einzelpreis (€) | Gesamt (€) |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Einrichtung Netzwerk und Arbeitsplätze, Oktober 2026 | 12 Std. | 85,00 | 1.020,00 |
| 2 | Lizenz Backup-Software, 12 Monate | 1 Stk. | 240,00 | 240,00 |
| Summe netto | 1.260,00 | |||
| Umsatzsteuer 19 % | 239,40 | |||
| Rechnungsbetrag | 1.499,40 | |||
Nachrechnung: 12 × 85 = 1.020; 1.020 + 240 = 1.260; 1.260 × 19 % = 239,40; Summe 1.499,40. Der Leistungszeitraum steht direkt in der Positionsbezeichnung („Oktober 2026“).
Schritt 3: Rechnungsnummer automatisch vergeben
Die Nummer muss einmalig sein und aus einer fortlaufenden Folge stammen. Ein Jahresnummernkreis ist üblich, z. B. RE-2026-0118:
="RE-"&JAHR(Rechnungsdatum)&"-"&TEXT(Laufnummer;"0000")
Die Laufnummer ergibt sich aus dem Ausgangsbuch: =MAXWENNS(Ausgang[Laufnr];Ausgang[Jahr];JAHR(Rechnungsdatum))+1. Eine bereits versendete Rechnung wird nie überschrieben; Korrekturen erfolgen über eine Rechnungskorrektur bzw. Stornorechnung mit eigener Nummer.
Schritt 4: Rechnungsausgangsbuch
Nach jeder Rechnung tragen Sie im Blatt Ausgang eine Zeile ein: Rechnungsnummer, Laufnummer, Jahr, Datum, Kunde, Netto, USt, Brutto, Fälligkeit, Zahlungseingang, Betrag bezahlt.
- Offen:
=[@Brutto]-[@[Betrag bezahlt]] - Status:
=WENN([@Offen]<=0;"Bezahlt";WENN(HEUTE()>[@Fällig];"Überfällig";"Offen")) - Tage überfällig:
=WENN([@Status]="Überfällig";HEUTE()-[@Fällig];0) - Mahnstufe:
=WENN([@[Tage überfällig]]>28;"2. Mahnung";WENN([@[Tage überfällig]]>14;"1. Mahnung";WENN([@[Tage überfällig]]>0;"Erinnerung";""))) - Lückenprüfung je Jahr:
=MAXWENNS(Ausgang[Laufnr];Ausgang[Jahr];2026)-ZÄHLENWENNS(Ausgang[Jahr];2026)muss 0 ergeben.
Im Geschäftsverkehr zwischen Unternehmen kommt der Schuldner spätestens 30 Tage nach Fälligkeit und Zugang der Rechnung in Verzug; der gesetzliche Verzugszins liegt dann bei 9 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz, zusätzlich kann eine Pauschale von 40 € verlangt werden. Erwartete Zahlungseingänge übertragen Sie in Ihre Liquiditätsplanung. Wer seinen Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, erfasst den Zahlungseingang zusätzlich in der EÜR-Vorlage; Barzahlungen gehören ins Kassenbuch.
E-Rechnung: was gilt wann?
| Zeitraum | Regel für inländische B2B-Umsätze |
|---|---|
| Seit 1.1.2025 | Alle Unternehmen müssen E-Rechnungen empfangen und verarbeiten können |
| Bis 31.12.2026 | Papierrechnungen und sonstige elektronische Rechnungen (z. B. PDF, PDF nur mit Zustimmung des Empfängers) sind noch zulässig |
| 1.1.2027 bis 31.12.2027 | Papier- und PDF-Rechnungen nur noch für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz bis 800.000 € |
| Ab 1.1.2028 | Ausstellung von E-Rechnungen für alle Unternehmen verpflichtend |
Eine E-Rechnung ist ein strukturierter Datensatz (z. B. XRechnung oder ZUGFeRD ab Profil EN 16931), kein reines PDF. Ausgenommen sind unter anderem Kleinbetragsrechnungen bis 250 € und Fahrausweise; Kleinunternehmer sind von der Pflicht zur Ausstellung ausgenommen, müssen E-Rechnungen aber empfangen können. Rechnungen an Privatkunden sind von der Pflicht nicht betroffen.
Was heißt das für die Excel-Vorlage? Für Privatkunden, Kleinbetragsrechnungen und, je nach Unternehmen, bis Ende 2026 bzw. 2027 bleibt sie nutzbar. Danach dient Excel vor allem als Ausgangsbuch und Auswertungswerkzeug, während die Rechnungen selbst mit einer Software erstellt werden, die E-Rechnungsformate erzeugt. Saubere Stammdaten (Kunden, Leistungen, Steuersätze) erleichtern den Umstieg.
Häufige Fehler
- Leistungsdatum fehlt: Die Rechnung ist dann unvollständig, was beim Kunden den Vorsteuerabzug gefährden kann.
- Nummern doppelt oder lückenhaft, weil die Vorlage kopiert und die Nummer vergessen wurde.
- Ungenaue Leistungsbeschreibung wie „Beratung“ ohne Zeitraum oder Umfang.
- Umsatzsteuer bei Kleinunternehmern ausgewiesen: Ausgewiesene Steuer wird geschuldet, auch wenn sie nicht hätte berechnet werden dürfen.
- Rechnung nachträglich in der Excel-Datei geändert: Versendete Rechnungen als PDF archivieren und nicht überschreiben.
Häufige Fragen
Darf ich Rechnungen mit Excel schreiben?
Ja, sofern alle Pflichtangaben enthalten sind und für Ihre Umsätze noch keine E-Rechnungspflicht besteht (siehe Tabelle). Versendete Rechnungen müssen unveränderbar aufbewahrt werden.
Wie lange muss ich Rechnungen aufbewahren?
Für Rechnungen gelten gesetzliche Aufbewahrungsfristen, die zuletzt geändert wurden; klären Sie die aktuell maßgebliche Frist mit Ihrer Steuerberatung und bewahren Sie elektronische Rechnungen im Originalformat auf.
Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?
Ja. XVERWEIS, SUMMEWENN, MAXWENNS und TEXT gibt es dort ebenfalls; PDF-Export über Datei > Herunterladen.
Weitere Beiträge: Buchhaltung: Einnahmen und Ausgaben.