Hauptbuch in Excel: vom Journal zu Sachkonten, Saldenliste und Kontrollsummen
Hauptbuch in Excel aufbauen: Buchungsjournal mit Soll- und Habenkonto, Sachkonten per SUMMEWENNS, Kontoblatt mit FILTER, Summen- und Saldenliste und ein Rechenbeispiel mit zwölf Buchungen nach SKR03 – plus die Grenzen von Excel nach GoBD.
Ein Hauptbuch in Excel ordnet alle Buchungen aus dem Journal (Grundbuch) den einzelnen Sachkonten zu: Für jedes Konto werden Anfangsbestand, Soll-Umsätze, Haben-Umsätze und Saldo berechnet; eine Summen- und Saldenliste prüft anschließend, ob Soll und Haben übereinstimmen. Technisch reichen dafür ein Journal-Blatt mit Soll- und Habenkonto pro Zeile und SUMMEWENNS. Das Hauptbuch eignet sich gut zum Lernen der doppelten Buchführung und als Kontrollinstrument – für die steuerlich maßgebliche Buchführung gelten jedoch eigene Anforderungen, dazu weiter unten mehr.
Der Beitrag gehört zur Rubrik Buchhaltung, Einnahmen & Ausgaben. Wer nur Betriebseinnahmen und -ausgaben aufzeichnet, ist mit der EÜR-Vorlage oder dem Kassenbuch in Excel meist besser bedient.
Grundbuch und Hauptbuch: der Unterschied
- Journal (Grundbuch): alle Buchungen in zeitlicher Reihenfolge – Datum, Beleg, Text, Soll-Konto, Haben-Konto, Betrag.
- Hauptbuch: dieselben Buchungen, sortiert nach Sachkonten (Bank, Forderungen, Erlöse, Miete …). Es zeigt, wie sich jedes Konto entwickelt.
Excel erledigt die Übertragung automatisch: Sie buchen nur ins Journal, das Hauptbuch rechnet sich selbst.
Schritt 1: das Journal
| Spalte | Inhalt |
|---|---|
| A – Datum | Buchungsdatum |
| B – Beleg | Belegnummer (RE-501, ER-88 …) |
| C – Buchungstext | Kurzbeschreibung |
| D – Soll | Kontonummer Soll |
| E – Haben | Kontonummer Haben |
| F – Betrag | Betrag in Euro |
Pro Zeile genau ein Soll- und ein Habenkonto. Eine Rechnung mit Umsatzsteuer wird daher in zwei Zeilen gebucht (Nettobetrag und Steuer). Das hält alle Formeln einfach und vermeidet Splitbuchungen. Legen Sie die Kontonummern per Datenüberprüfung als Liste aus dem Blatt Konten an, damit keine Tippfehler entstehen.
Schritt 2: das Hauptbuch per SUMMEWENNS
| Spalte | Inhalt | Formel |
|---|---|---|
| A – Konto | Kontonummer | — |
| B – Bezeichnung | Name des Kontos | — |
| C – Anfangsbestand | Saldovortrag (Soll positiv) | — |
| D – Soll | Soll-Umsätze | =SUMMEWENNS(Journal!$F:$F;Journal!$D:$D;A2) |
| E – Haben | Haben-Umsätze | =SUMMEWENNS(Journal!$F:$F;Journal!$E:$E;A2) |
| F – Saldo | Soll positiv, Haben negativ | =C2+D2-E2 |
Für einen bestimmten Monat ergänzen Sie Datumsbedingungen, zum Beispiel =SUMMEWENNS(Journal!$F:$F;Journal!$D:$D;A2;Journal!$A:$A;">="&$H$1;Journal!$A:$A;"<="&MONATSENDE($H$1;0)) mit dem Monatsersten in H1.
Rechenbeispiel: November 2026, zwölf Journalzeilen
Die Kontonummern folgen beispielhaft dem DATEV-Kontenrahmen SKR03; maßgeblich ist der Kontenrahmen, den Sie mit Ihrer Steuerberatung verwenden. Anfangsbestände: Bank 10.000 €, Kasse 500 €.
| Datum | Beleg | Text | Soll | Haben | Betrag |
|---|---|---|---|---|---|
| 02.11. | RE-501 | Ausgangsrechnung netto | 1400 Forderungen | 8400 Erlöse 19 % | 2.000,00 |
| 02.11. | RE-501 | Umsatzsteuer | 1400 Forderungen | 1776 USt 19 % | 380,00 |
| 03.11. | ER-88 | Wareneinkauf netto | 3400 Wareneingang 19 % | 1600 Verbindlichkeiten | 1.000,00 |
| 03.11. | ER-88 | Vorsteuer | 1576 Vorsteuer 19 % | 1600 Verbindlichkeiten | 190,00 |
| 04.11. | KA-11 | Miete November (ohne USt) | 4210 Miete | 1200 Bank | 800,00 |
| 05.11. | K-17 | Bürobedarf netto | 4930 Bürobedarf | 1000 Kasse | 50,00 |
| 05.11. | K-17 | Vorsteuer | 1576 Vorsteuer 19 % | 1000 Kasse | 9,50 |
| 10.11. | KA-11 | Zahlungseingang RE-501 | 1200 Bank | 1400 Forderungen | 2.380,00 |
| 12.11. | KA-11 | Zahlung ER-88 | 1600 Verbindlichkeiten | 1200 Bank | 1.190,00 |
| 15.11. | K-18 | Barverkauf netto | 1000 Kasse | 8400 Erlöse 19 % | 300,00 |
| 15.11. | K-18 | Umsatzsteuer | 1000 Kasse | 1776 USt 19 % | 57,00 |
| 20.11. | K-19 | Bareinzahlung Bank | 1200 Bank | 1000 Kasse | 400,00 |
Ergebnis: Hauptbuch / Summen- und Saldenliste
| Konto | Anfangsbestand | Soll | Haben | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 1000 Kasse | 500,00 | 357,00 | 459,50 | 397,50 S |
| 1200 Bank | 10.000,00 | 2.780,00 | 1.990,00 | 10.790,00 S |
| 1400 Forderungen | 0,00 | 2.380,00 | 2.380,00 | 0,00 |
| 1576 Vorsteuer 19 % | 0,00 | 199,50 | 0,00 | 199,50 S |
| 1600 Verbindlichkeiten | 0,00 | 1.190,00 | 1.190,00 | 0,00 |
| 1776 USt 19 % | 0,00 | 0,00 | 437,00 | 437,00 H |
| 3400 Wareneingang | 0,00 | 1.000,00 | 0,00 | 1.000,00 S |
| 4210 Miete | 0,00 | 800,00 | 0,00 | 800,00 S |
| 4930 Bürobedarf | 0,00 | 50,00 | 0,00 | 50,00 S |
| 8400 Erlöse 19 % | 0,00 | 0,00 | 2.300,00 | 2.300,00 H |
| Summe | 10.500,00 | 8.756,50 | 8.756,50 |
Kontrollen, die Excel für Sie übernimmt
- Soll = Haben:
=SUMME(D2:D11)-SUMME(E2:E11)muss 0 ergeben (hier 8.756,50 − 8.756,50). - Offene Posten: Forderungen und Verbindlichkeiten stehen auf 0 – RE-501 und ER-88 sind bezahlt. Ein Saldo ≠ 0 zeigt sofort, was noch offen ist; Details liefert die Offene-Posten-Liste.
- Bank und Kasse: Die Salden 10.790,00 € und 397,50 € müssen mit Kontoauszug und Kassenbestand übereinstimmen.
- Umsatzsteuer: 437,00 € USt minus 199,50 € Vorsteuer ergeben rechnerisch 237,50 € Zahllast für November. Was tatsächlich in der Umsatzsteuer-Voranmeldung steht, hängt von Ihrem Fall ab; das klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
- Ergebnis: Erlöse 2.300 € − Wareneingang 1.000 € − Miete 800 € − Bürobedarf 50 € = 450 € vorläufiger Überschuss (ohne Bestandsveränderungen und Abschreibungen).
Die Anfangsbestände von 10.500 € stehen auf der Gegenseite im Eigenkapital bzw. werden über das Saldenvortragskonto eröffnet; deshalb gleichen sich die Saldenspalten erst zusammen mit dem Eigenkapital aus.
Schritt 3: Kontoblatt für ein einzelnes Konto
Mit Excel 365 zeigt =FILTER(Journal!A2:F500;(Journal!D2:D500=$H$1)+(Journal!E2:E500=$H$1)) alle Buchungen des Kontos aus H1. Daneben ein laufender Saldo:
=WENN(D2=$H$1;F2;-F2) pro Zeile und =SUMME($G$2:G2)+Anfangsbestand kumuliert.
So sehen Sie für das Bankkonto jede Bewegung und können Zeile für Zeile mit dem Kontoauszug abgleichen.
Was Excel nicht leistet: GoBD
Für die steuerliche Buchführung verlangen die GoBD unter anderem, dass Buchungen nachvollziehbar, vollständig, zeitgerecht und unveränderbar sind; nachträgliche Änderungen müssen erkennbar bleiben. Eine normale Excel-Datei lässt sich jederzeit überschreiben und erfüllt das nicht ohne Weiteres. Nutzen Sie die Tabelle daher als Lern- und Kontrollwerkzeug oder als Vorbereitung für Ihre Steuerberatung, und klären Sie mit ihr, welche Software für die eigentliche Buchführung geeignet ist. Ein vergleichbares Hauptbuch im Englischen finden Sie übrigens unter General Ledger Template.
Häufige Fehler
- Brutto- statt Nettobetrag auf Erlös- oder Aufwandskonten buchen und die Steuer vergessen.
- Kontonummern als Text in einer Zeile und als Zahl in einer anderen – SUMMEWENNS findet sie dann nicht. Einheitlich als Zahl erfassen.
- Buchungen direkt im Hauptbuch ändern statt im Journal.
- Keine Belegnummer: Ohne Beleg ist eine Buchung nicht prüfbar.
- Formeln versehentlich überschreiben – sperren Sie sie wie in Excel-Formeln schützen beschrieben.
Häufige Fragen
Brauche ich als Kleinunternehmer ein Hauptbuch?
Wer nicht zur doppelten Buchführung verpflichtet ist und den Gewinn per Einnahmenüberschussrechnung ermittelt, braucht kein Hauptbuch im handelsrechtlichen Sinn. Ob das auf Sie zutrifft, hängt von Rechtsform, Umsatz und Gewinn ab – fragen Sie im Zweifel Ihre Steuerberatung.
SKR03 oder SKR04?
Beide sind verbreitete DATEV-Kontenrahmen mit unterschiedlicher Nummernlogik. Verwenden Sie denselben wie Ihre Steuerberatung, damit Daten ohne Umschlüsselung übernommen werden können.
Funktioniert das in Google Sheets?
Ja. SUMMEWENNS, FILTER und MONATSENDE gibt es dort mit denselben deutschen Namen.
Nächster Schritt: Legen Sie das Blatt Konten mit Ihren zehn wichtigsten Sachkonten an, buchen Sie einen Monat Belege ins Journal und prüfen Sie, ob Soll und Haben übereinstimmen und Bank sowie Kasse zum Auszug passen.