Livro razão no Excel: como montar o razão das contas a partir dos lançamentos
Como montar um livro razão no Excel: plano de contas, lançamentos em partidas dobradas, razão por conta com saldo acumulado, balancete de verificação com SOMASES e um exemplo completo de um mês.
O livro razão reúne, conta por conta, todos os lançamentos contábeis de um período, mostrando para cada conta os débitos, os créditos e o saldo após cada movimento. No Excel, você monta o razão a partir de uma única tabela de lançamentos (o diário), em que cada linha tem data, histórico, conta debitada, conta creditada e valor. Com SOMASES e FILTRO, a planilha gera automaticamente o razão de qualquer conta e o balancete de verificação, que confirma que o total dos débitos é igual ao total dos créditos.
Este conteúdo faz parte da seção Controle de receitas e despesas. Se você quer apenas registrar entradas e saídas de dinheiro, o livro caixa no Excel é mais simples; o razão é o passo seguinte, quando você passa a trabalhar com partidas dobradas.
Livro razão, livro diário e livro caixa
| Livro | Organização | Para que serve |
|---|---|---|
| Livro caixa | Entradas e saídas de dinheiro em ordem de data | Controlar o caixa e o banco no dia a dia |
| Livro diário | Todos os lançamentos contábeis em ordem cronológica | Registro completo das operações |
| Livro razão | Lançamentos agrupados por conta, com saldo | Ver a movimentação e o saldo de cada conta |
| Balancete | Saldos de todas as contas em uma data | Conferir débitos = créditos e preparar balanço e DRE |
A obrigatoriedade e a forma de escrituração dos livros contábeis (inclusive a entrega digital pelo SPED) dependem do tipo de empresa e do regime tributário. A planilha deste guia serve para controle gerencial e para entender a lógica contábil; a escrituração oficial deve ser feita ou validada pelo seu contador.
Estrutura da planilha
Aba Plano de contas
Código, nome da conta, grupo (Ativo, Passivo, Patrimônio líquido, Receita, Despesa/Custo) e natureza do saldo (devedora ou credora). Exemplo: 1.1.1 Caixa e bancos; 1.1.2 Clientes; 1.1.3 Estoque; 2.1.1 Fornecedores; 2.3.1 Capital social; 3.1.1 Receita de vendas; 4.1.1 CMV; 4.2.1 Aluguel.
Aba Lançamentos (diário)
Colunas: nº do lançamento, data, histórico, conta débito, conta crédito, valor. Use listas suspensas (Dados → Validação de dados) apontando para o plano de contas, para que só existam contas válidas.
Aba Razão
Uma célula para escolher a conta e, abaixo, os lançamentos que a movimentaram, com colunas de débito, crédito e saldo acumulado.
Aba Balancete
Todas as contas com total de débitos, total de créditos e saldo.
Fórmulas
Totais de débito e crédito de cada conta (balancete)
- Débitos:
=SOMASES(Lancamentos!$F:$F;Lancamentos!$D:$D;A5) - Créditos:
=SOMASES(Lancamentos!$F:$F;Lancamentos!$E:$E;A5) - Saldo (positivo = devedor):
=B5-C5 - Conferência final:
=SE(ARRED(SOMA(B5:B30)-SOMA(C5:C30);2)=0;"Débitos = créditos";"Verificar")
Razão de uma conta escolhida (Excel 365 ou Google Planilhas)
Com o código da conta em B1, liste os lançamentos que a envolvem:
=FILTRO(Lancamentos!A2:F500;(Lancamentos!D2:D500=B1)+(Lancamentos!E2:E500=B1);"Sem movimento")
Ao lado, calcule débito (=SE(D5=$B$1;F5;0)), crédito (=SE(E5=$B$1;F5;0)) e saldo acumulado (=H4+G5-H5, partindo do saldo inicial). Em versões antigas do Excel, use uma tabela dinâmica com a conta como filtro.
Exemplo: um mês de lançamentos de uma pequena empresa comercial
| Nº | Data | Histórico | Débito | Crédito | Valor (R$) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | 01/10 | Integralização de capital em dinheiro | Caixa e bancos | Capital social | 20.000 |
| 2 | 03/10 | Compra de mercadorias a prazo | Estoque | Fornecedores | 8.000 |
| 3 | 10/10 | Venda à vista | Caixa e bancos | Receita de vendas | 6.500 |
| 4 | 10/10 | Baixa do estoque vendido | CMV | Estoque | 3.900 |
| 5 | 15/10 | Pagamento do aluguel | Aluguel | Caixa e bancos | 2.200 |
| 6 | 25/10 | Pagamento parcial a fornecedores | Fornecedores | Caixa e bancos | 5.000 |
| 7 | 28/10 | Venda a prazo | Clientes | Receita de vendas | 4.000 |
| 8 | 28/10 | Baixa do estoque vendido | CMV | Estoque | 2.400 |
Razão da conta Caixa e bancos
| Data | Histórico | Débito | Crédito | Saldo |
|---|---|---|---|---|
| 01/10 | Integralização de capital | 20.000 | 20.000 D | |
| 10/10 | Venda à vista | 6.500 | 26.500 D | |
| 15/10 | Pagamento do aluguel | 2.200 | 24.300 D | |
| 25/10 | Pagamento a fornecedores | 5.000 | 19.300 D |
Balancete de verificação em 31/10
| Conta | Saldo devedor | Saldo credor |
|---|---|---|
| Caixa e bancos | 19.300 | |
| Clientes | 4.000 | |
| Estoque | 1.700 | |
| Fornecedores | 3.000 | |
| Capital social | 20.000 | |
| Receita de vendas | 10.500 | |
| CMV | 6.300 | |
| Aluguel | 2.200 | |
| Total | 33.500 | 33.500 |
Os totais batem, então a escrituração está equilibrada. Do balancete já se tira o resultado do mês: receita de R$ 10.500 menos CMV de R$ 6.300 e aluguel de R$ 2.200 = lucro de R$ 2.000, que alimenta a DRE. As contas patrimoniais (caixa, clientes, estoque, fornecedores, capital) vão para o balanço patrimonial, e o estoque pode ser conferido com a planilha de controle de estoque.
Regras de débito e crédito para não errar
| Grupo de contas | Aumenta com | Diminui com | Saldo normal |
|---|---|---|---|
| Ativo (caixa, clientes, estoque) | Débito | Crédito | Devedor |
| Passivo (fornecedores, empréstimos) | Crédito | Débito | Credor |
| Patrimônio líquido (capital) | Crédito | Débito | Credor |
| Receitas | Crédito | Débito | Credor |
| Despesas e custos | Débito | Crédito | Devedor |
Uma conta de ativo com saldo credor (por exemplo, banco “negativo”) é um sinal de lançamento invertido ou de uso de limite bancário que deveria estar no passivo.
Erros comuns
- Contas digitadas à mão: “Fornecedor” e “Fornecedores” viram contas diferentes. Use listas suspensas.
- Lançamento sem contrapartida: toda linha precisa de conta débito e conta crédito.
- Esquecer a baixa do estoque nas vendas: sem o lançamento do CMV, o lucro fica superestimado.
- Misturar contas da empresa e dos sócios: retiradas dos sócios devem ter conta própria.
- Fórmulas sobrescritas: proteja as abas Razão e Balancete, deixando livre só a aba de lançamentos.
Perguntas frequentes
Preciso de livro razão se minha empresa é do Simples Nacional?
As exigências de escrituração variam conforme o porte, o regime e a forma de apuração. Mesmo quando a escrituração completa não for exigida para fins fiscais, ela pode ser necessária para outros fins ou recomendada pelo contador. Confirme a sua situação com ele.
Posso usar a planilha no lugar de um sistema contábil?
Para entender e acompanhar a contabilidade de uma pequena operação, sim. Para escrituração oficial, obrigações acessórias e grande volume de lançamentos, um sistema contábil é mais seguro.
Como incluir saldos iniciais?
Crie um lançamento de abertura na primeira data com os saldos do balanço anterior, debitando contas de saldo devedor e creditando as de saldo credor, de forma que o lançamento feche em zero.
A planilha funciona no Google Planilhas?
Sim. SOMASES, FILTRO, SE e ARRED existem no Google Planilhas em português, com ponto e vírgula como separador.
Próximo passo: crie o plano de contas com 15 a 25 contas, lance as operações do último mês na aba Lançamentos e confira se o balancete fecha. Mais planilhas em Finanças para pequenas empresas.