Grand livre comptable sur Excel : journal, comptes du PCG, TVA, lettrage et balance (exemple chiffré)
Tenir un grand livre comptable sur Excel : table unique des écritures avec journaux et comptes du PCG, soldes progressifs par compte, écritures de TVA collectée et déductible, lettrage des comptes clients et fournisseurs, balance de contrôle et limites d'Excel pour la comptabilité officielle, avec un mois d'exemple.
Réponse rapide : le grand livre regroupe, compte par compte, toutes les écritures comptables. Sur Excel, on le construit à partir d’une seule table d’écritures (date, journal, n° de pièce, compte, libellé, débit, crédit, lettrage). Des formules calculent le solde progressif de chaque compte et une balance qui vérifie que total des débits = total des crédits. Il suffit ensuite de filtrer la table sur un compte (411 Clients, 512 Banque, 44571 TVA collectée…) pour lire son grand livre.
Ce guide montre la structure, les formules en français et un mois d’écritures d’exemple pour une petite société de conseil. C’est un outil de suivi et d’apprentissage : pour la comptabilité officielle, un logiciel comptable et l’avis d’un expert-comptable restent la référence.
Étape 1 : la table des écritures
| Colonne | Contenu | Conseil |
|---|---|---|
| Date | Date de l’opération | Validation : dates uniquement |
| Journal | VE (ventes), AC (achats), BQ (banque), OD (opérations diverses) | Liste déroulante |
| N° pièce | Facture, relevé… | Identique pour toutes les lignes d’une même écriture |
| Compte | N° du plan comptable | Liste issue de l’onglet « Plan de comptes » |
| Intitulé | Nom du compte | =RECHERCHEX([@Compte];PlanComptes[N°];PlanComptes[Intitulé];"INCONNU") |
| Libellé | Description de l’opération | Client, fournisseur, n° de facture |
| Débit / Crédit | Montants | Une seule des deux colonnes par ligne |
| Lettrage | Code commun (A, B, C…) | Pour rapprocher facture et règlement |
| Solde progressif | Formule | Étape 2 |
Nommez la table Ecritures (Ctrl+L). Le plan de comptes se limite au départ aux comptes utilisés ; ajoutez-en au fil de l’eau.
Étape 2 : solde progressif par compte
Dans la colonne Solde, la formule suivante calcule le solde du compte de la ligne en ne tenant compte que des lignes précédentes du même compte (débit − crédit) :
=SOMME.SI.ENS($G$2:G2;$D$2:D2;D2)-SOMME.SI.ENS($H$2:H2;$D$2:D2;D2)
(D = Compte, G = Débit, H = Crédit). Un solde positif est débiteur, un solde négatif créditeur. Triez ou filtrez par compte puis par date pour lire le grand livre d’un compte : la dernière ligne affiche son solde.
Exemple : le mois de mars d’une petite société de conseil
| Date | Jnl | Pièce | Compte | Libellé | Débit | Crédit | Let. |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 01/03 | BQ | AP-01 | 512 Banque | Apport en capital | 5 000,00 | ||
| 01/03 | BQ | AP-01 | 101 Capital | Apport en capital | 5 000,00 | ||
| 03/03 | VE | F-101 | 411 Clients | Facture F-101 client Durand | 3 600,00 | A | |
| 03/03 | VE | F-101 | 706 Prestations de services | Facture F-101 | 3 000,00 | ||
| 03/03 | VE | F-101 | 44571 TVA collectée | Facture F-101 | 600,00 | ||
| 05/03 | AC | FA-55 | 6064 Fournitures administratives | Papeterie | 100,00 | ||
| 05/03 | AC | FA-55 | 44566 TVA déductible | Papeterie | 20,00 | ||
| 05/03 | AC | FA-55 | 401 Fournisseurs | Papeterie | 120,00 | A | |
| 10/03 | BQ | RB-03 | 6132 Locations immobilières | Loyer de mars | 800,00 | ||
| 10/03 | BQ | RB-03 | 512 Banque | Loyer de mars | 800,00 | ||
| 20/03 | BQ | RB-03 | 512 Banque | Règlement F-101 | 3 600,00 | ||
| 20/03 | BQ | RB-03 | 411 Clients | Règlement F-101 | 3 600,00 | A | |
| 25/03 | BQ | RB-03 | 401 Fournisseurs | Règlement FA-55 | 120,00 | A | |
| 25/03 | BQ | RB-03 | 512 Banque | Règlement FA-55 | 120,00 | ||
| 31/03 | BQ | RB-03 | 627 Services bancaires | Frais de tenue de compte | 15,00 | ||
| 31/03 | BQ | RB-03 | 512 Banque | Frais de tenue de compte | 15,00 |
Le loyer est ici supposé sans TVA, et le taux de TVA appliqué est le taux normal de 20 %. Grand livre du compte 512 : 5 000 − 800 + 3 600 − 120 − 15 = 7 665,00 € débiteur, à rapprocher du relevé bancaire.
Étape 3 : la balance de contrôle
Dans un onglet « Balance », listez les comptes et calculez pour chacun : total débit =SOMME.SI.ENS(Ecritures[Débit];Ecritures[Compte];A2), total crédit (idem), puis solde débiteur =MAX(B2-C2;0) et solde créditeur =MAX(C2-B2;0).
| Compte | Solde débiteur | Solde créditeur |
|---|---|---|
| 101 Capital | 5 000,00 | |
| 401 Fournisseurs | 0,00 | 0,00 |
| 411 Clients | 0,00 | 0,00 |
| 44566 TVA déductible | 20,00 | |
| 44571 TVA collectée | 600,00 | |
| 512 Banque | 7 665,00 | |
| 6064 Fournitures administratives | 100,00 | |
| 6132 Locations immobilières | 800,00 | |
| 627 Services bancaires | 15,00 | |
| 706 Prestations de services | 3 000,00 | |
| Total | 8 600,00 | 8 600,00 |
La balance est équilibrée. Elle donne aussi deux informations utiles : la TVA due pour la période est de 600 − 20 = 580 €, et le résultat provisoire est de 3 000 − (100 + 800 + 15) = 2 085 €, que l’on retrouve dans le compte de résultat. Les comptes des classes 1 à 5 alimentent le bilan.
Étape 4 : le lettrage des comptes de tiers
Le lettrage consiste à rapprocher, dans un compte client ou fournisseur, la facture et son règlement en leur donnant le même code. Une facture non lettrée est une facture non réglée. Dans Excel :
- Contrôle d’un lettrage :
=SOMME.SI.ENS(Ecritures[Débit];Ecritures[Compte];411;Ecritures[Lettrage];"A")-SOMME.SI.ENS(Ecritures[Crédit];Ecritures[Compte];411;Ecritures[Lettrage];"A")doit valoir 0. - Créances clients en attente : filtrez le compte 411 sur les lignes sans lettrage. Pour relancer, combinez avec la date :
=SI(ET([@Compte]=411;[@Lettrage]="";AUJOURDHUI()-[@Date]>30);"À RELANCER";"").
Dans la pratique, on utilise souvent des sous-comptes par client (411DURAND, 411MARTIN) ou une colonne Tiers, pour que le lettrage reste lisible.
Contrôles à mettre en place
- Équilibre global :
=SI(SOMME(Ecritures[Débit])=SOMME(Ecritures[Crédit]);"OK";"DÉSÉQUILIBRE") - Équilibre par pièce : une colonne
=SOMME.SI.ENS([Débit];[N° pièce];[@[N° pièce]])-SOMME.SI.ENS([Crédit];[N° pièce];[@[N° pièce]])qui doit valoir 0 sur chaque ligne. - Comptes inconnus : l’intitulé « INCONNU » signale un numéro absent du plan de comptes.
- Rapprochement bancaire : solde du 512 comparé au relevé chaque fin de mois. Les mouvements d’espèces se suivent dans le livre de caisse.
Les limites d’Excel pour la comptabilité officielle
Un tableur permet de comprendre et de suivre sa comptabilité, mais il ne garantit ni l’intangibilité des écritures (on peut modifier une ligne passée) ni la production facile du fichier des écritures comptables (FEC) demandé en cas de contrôle aux entreprises qui tiennent une comptabilité informatisée. Pour une société, un logiciel comptable ou un expert-comptable est la solution adaptée ; le fichier Excel reste utile pour préparer, vérifier et analyser. Les micro-entrepreneurs ont des obligations allégées (livre des recettes, registre des achats selon l’activité) : vérifiez les règles qui vous concernent.
Questions fréquentes
Quelle différence entre journal et grand livre ?
Le journal enregistre les écritures dans l’ordre chronologique ; le grand livre les classe par compte. Avec une table unique, il suffit de trier par date pour lire le journal, ou de filtrer par compte pour lire le grand livre.
Comment gérer plusieurs taux de TVA ?
Utilisez des sous-comptes (par exemple 445711 pour 20 %, 445712 pour 10 %) ou une colonne « Taux » afin de préparer facilement la déclaration de TVA.
Est-ce compatible avec Google Sheets ?
Oui. SOMME.SI.ENS, RECHERCHEX, MAX et SI fonctionnent en français dans Google Sheets ; remplacez simplement les références de table par des plages classiques.
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