Livre de caisse sur Excel : modèle, formules de solde et comptage de caisse
Tenir un livre de caisse sur Excel : colonnes, solde cumulé, alerte de solde négatif, récapitulatif mensuel, feuille de comptage par billets et pièces, et règles à connaître sur les espèces et les logiciels de caisse.
Réponse rapide : un livre de caisse enregistre chaque entrée et chaque sortie d’espèces dans l’ordre chronologique, avec la date, la pièce justificative, le libellé et le montant, et affiche le solde après chaque opération. Sur Excel, une colonne de solde calculée par =solde précédent + entrée − sortie, une alerte en cas de solde négatif et une feuille de comptage des billets et pièces suffisent pour savoir chaque soir si la caisse est juste.
Pour un commerçant, un artisan ou une association, ce tableau sert de « brouillard de caisse » : un outil de contrôle quotidien qui alimente ensuite la comptabilité. Il ne remplace pas un logiciel de caisse certifié lorsque celui-ci est obligatoire (voir plus bas). Les montants des exemples sont fictifs.
Les colonnes du livre de caisse
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| A Date | Jour de l’opération |
| B Pièce | N° du ticket, de la facture ou du reçu |
| C Libellé | Vente comptoir, achat fournitures, remise en banque… |
| D Catégorie | Ventes, achats, frais, remises en banque, apports, prélèvements |
| E Entrée | Montant encaissé |
| F Sortie | Montant décaissé |
| G Solde | Espèces théoriquement présentes après l’opération |
Chaque ligne doit correspondre à une pièce justificative. À défaut (un pourboire, par exemple), établissez une pièce interne datée et signée qui précise le montant et le motif.
Étape 1 : le fonds de caisse
En ligne 5, indiquez la date, le libellé « Fonds de caisse » et le montant réellement compté en G5. Les opérations commencent en ligne 6.
Étape 2 : les formules
Excel en français sépare les arguments par des points-virgules :
- Solde (G6, à recopier vers le bas) :
=SI(ET(E6="";F6="");"";G5+N(E6)-N(F6)) - Alerte solde négatif (H6) :
=SI(G6="";"";SI(G6<0;"Solde négatif : vérifier";"")) - Alerte double saisie (I6) :
=SI(ET(E6<>"";F6<>"");"Entrée OU sortie";"")
Une caisse ne peut pas être négative. Si le tableau l’est, une recette n’a pas été enregistrée ou une dépense a été saisie avant l’encaissement qui l’a permise. Une mise en forme conditionnelle rouge sur la colonne H le signale immédiatement.
Exemple d’une journée
| Date | Pièce | Libellé | Entrée | Sortie | Solde |
|---|---|---|---|---|---|
| 08/03 | — | Fonds de caisse | 150,00 | ||
| 08/03 | T-201 | Vente comptoir | 64,90 | 214,90 | |
| 08/03 | T-202 | Vente comptoir | 38,00 | 252,90 | |
| 08/03 | F-55 | Achat de timbres | 12,60 | 240,30 | |
| 08/03 | RB-08 | Remise d’espèces en banque | 100,00 | 140,30 |
À la fermeture, le comptage doit donner exactement 140,30 €.
Étape 3 : la feuille de comptage de caisse
| Valeur | Quantité | Montant |
|---|---|---|
| 50 € | 1 | 50,00 |
| 20 € | 2 | 40,00 |
| 10 € | 3 | 30,00 |
| 5 € | 3 | 15,00 |
| 2 € | 2 | 4,00 |
| 1 € | 1 | 1,00 |
| 0,20 € | 1 | 0,20 |
| 0,10 € | 1 | 0,10 |
| Total compté | 140,30 |
Le montant de chaque ligne est =Valeur*Quantité et le total =SOMME(…). À côté, placez le solde théorique du livre et l’écart de caisse : =TotalCompté-SoldeLivre. En cas d’écart, vérifiez tickets, dépenses et remises en banque ; si l’écart persiste, enregistrez-le avec une pièce interne plutôt que de modifier des lignes déjà saisies. Datez et signez la feuille de comptage.
Étape 4 : le récapitulatif mensuel
Dans un onglet séparé, premier jour du mois en B1, catégories en colonne A :
- Entrées du mois par catégorie :
=SOMME.SI.ENS(Caisse!$E:$E;Caisse!$D:$D;$A4;Caisse!$A:$A;">="&$B$1;Caisse!$A:$A;"<"&MOIS.DECALER($B$1;1)) - Sorties du mois : même formule sur la colonne F.
- Contrôle : solde de début de mois + entrées − sorties doit égaler le dernier solde du mois.
Ces totaux se reportent ensuite dans votre suivi des recettes et des dépenses et, en fin d’année, dans le compte de résultat.
Ce qu’il faut savoir sur les espèces et les logiciels de caisse
- Plafond des paiements en espèces : un particulier ou un professionnel ne peut pas régler en espèces une dette de plus de 1 000 € à un professionnel lorsque le débiteur a son domicile fiscal en France (le plafond est plus élevé pour les non-résidents). Au-delà : chèque, carte ou virement.
- Logiciels et systèmes de caisse : les entreprises assujetties à la TVA qui enregistrent les paiements de clients particuliers dans un logiciel ou un système de caisse doivent utiliser un outil répondant aux conditions d’inaltérabilité, de sécurisation, de conservation et d’archivage, justifiées par un certificat ou une attestation. Un tableur modifiable ne remplit pas ces conditions : il reste un outil de contrôle, pas le système d’encaissement.
- Justificatifs : les pièces doivent être conservées pendant les délais légaux ; votre expert-comptable vous indiquera ceux qui s’appliquent.
Erreurs fréquentes
- Oublier les remises en banque, ce qui laisse un solde théorique supérieur au réel.
- Mélanger argent personnel et argent de l’entreprise sans enregistrer apports et prélèvements.
- Modifier une ligne ancienne au lieu de passer une écriture de correction expliquée.
- Compter la caisse trop rarement : un écart vieux de trois semaines est presque impossible à expliquer.
- Encaisser sans ticket : la caisse se dérègle et le risque fiscal augmente.
Questions fréquentes
Le livre de caisse est-il obligatoire ?
Il n’existe pas de « livre de caisse » unique imposé à toutes les entreprises, mais les recettes en espèces doivent être enregistrées et justifiées, et la comptabilité doit permettre de contrôler la caisse. Un livre de caisse est la manière la plus simple d’y parvenir. Les micro-entrepreneurs tiennent en outre un livre des recettes.
À quelle fréquence compter la caisse ?
Chaque soir dans un commerce qui encaisse beaucoup d’espèces ; au moins chaque semaine ou chaque mois dans un bureau avec une petite caisse, et à chaque changement de responsable.
Puis-je utiliser Google Sheets ?
Oui, et l’historique des versions permet de voir qui a modifié quoi, utile si plusieurs personnes tiennent la caisse. Les noms de fonctions dépendent de la langue du fichier.
Que faire d’un écart de caisse ?
Le rechercher le jour même, puis, s’il persiste, l’enregistrer avec une pièce justificative interne et surveiller s’il se répète.
Retrouvez d’autres guides dans la rubrique Comptabilité recettes-dépenses de la section Gestion financière des TPE.