Mẫu sổ quỹ tiền mặt Excel: cách ghi thu chi, tính tồn quỹ và kiểm kê
Hướng dẫn lập mẫu sổ quỹ tiền mặt trên Excel: các cột cần có, công thức tồn quỹ lũy kế, cảnh báo quỹ âm, báo cáo thu chi theo tháng, bảng kiểm kê quỹ theo mệnh giá và những nguyên tắc quản lý tiền mặt.
Trả lời nhanh: sổ quỹ tiền mặt ghi lại mọi khoản tiền mặt thu vào và chi ra theo thứ tự thời gian, mỗi dòng có ngày, số phiếu thu hoặc phiếu chi, diễn giải, số tiền thu, số tiền chi và số tồn quỹ sau nghiệp vụ. Trên Excel, tồn quỹ được tính lũy kế bằng công thức =Tồn dòng trước + Thu − Chi, kèm cảnh báo khi quỹ âm, báo cáo thu chi theo tháng và một bảng kiểm kê tiền theo mệnh giá để đối chiếu cuối ngày.
Mẫu này phù hợp với cửa hàng, hộ kinh doanh, văn phòng nhỏ hay quỹ tiền mặt của một bộ phận. Với doanh nghiệp, sổ quỹ là một phần của sổ kế toán nên cần thống nhất với kế toán về mẫu sổ và cách lưu trữ theo chế độ kế toán đang áp dụng. Số liệu trong bài chỉ để minh họa.
Các cột của sổ quỹ tiền mặt
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| A Ngày ghi sổ | Ngày phát sinh thu hoặc chi |
| B Số phiếu thu | Ví dụ PT001 — để trống nếu là khoản chi |
| C Số phiếu chi | Ví dụ PC001 — để trống nếu là khoản thu |
| D Diễn giải | Nội dung: thu tiền bán hàng, chi mua văn phòng phẩm, nộp tiền vào ngân hàng… |
| E Thu | Số tiền thu vào |
| F Chi | Số tiền chi ra |
| G Tồn quỹ | Số dư sau nghiệp vụ |
| H Người nộp / người nhận | Họ tên, bộ phận |
| I Danh mục | Để tổng hợp: bán hàng, mua hàng, chi phí, tạm ứng, nộp ngân hàng… |
Mỗi dòng nên có chứng từ đi kèm: phiếu thu, phiếu chi, hóa đơn hoặc giấy đề nghị thanh toán. Doanh nghiệp có thể dùng mẫu phiếu thu, phiếu chi trong chế độ kế toán mà đơn vị áp dụng; số phiếu ghi trên sổ nên trùng với số trên chứng từ.
Bước 1: Dòng tồn đầu kỳ
Dòng 5 là tồn quỹ đầu kỳ: ghi ngày đầu kỳ, diễn giải “Tồn đầu kỳ” và số tiền thực có trong két vào cột G. Từ dòng 6 trở đi là các nghiệp vụ.
Bước 2: Công thức tồn quỹ và cảnh báo
- Tồn quỹ (G6, kéo xuống):
=IF(AND(E6="",F6=""),"",G5+N(E6)-N(F6)) - Cảnh báo quỹ âm (J6):
=IF(G6="","",IF(G6<0,"Quỹ âm – kiểm tra","")) - Kiểm tra dòng ghi cả thu lẫn chi (K6):
=IF(AND(E6<>"",F6<>""),"Chỉ ghi Thu hoặc Chi","")
Hàm N biến ô trống thành số 0 để công thức không báo lỗi. Tồn quỹ tiền mặt không thể âm trong thực tế: nếu sổ báo âm, nghĩa là có khoản thu chưa ghi hoặc khoản chi bị ghi trước ngày thu. Nếu máy dùng định dạng số Việt Nam, thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy.
Ví dụ một ngày ghi sổ
| Ngày | Số PT | Số PC | Diễn giải | Thu | Chi | Tồn quỹ |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 02/12 | Tồn đầu ngày | 5.000.000 | ||||
| 02/12 | PT001 | Thu tiền bán hàng lẻ | 3.250.000 | 8.250.000 | ||
| 02/12 | PC001 | Mua văn phòng phẩm | 420.000 | 7.830.000 | ||
| 02/12 | PC002 | Tạm ứng công tác phí | 2.000.000 | 5.830.000 | ||
| 02/12 | PC003 | Nộp tiền vào tài khoản ngân hàng | 4.000.000 | 1.830.000 |
Cuối ngày, số tiền thực tế trong két phải đúng 1.830.000 đ.
Bước 3: Bảng kiểm kê quỹ theo mệnh giá
Kiểm kê quỹ là đếm tiền thực tế và so với số tồn trên sổ. Một bảng kê nhỏ trên Excel giúp đếm nhanh và lưu lại bằng chứng:
| Mệnh giá (đ) | Số tờ | Thành tiền (đ) |
|---|---|---|
| 500.000 | 2 | 1.000.000 |
| 200.000 | 3 | 600.000 |
| 100.000 | 1 | 100.000 |
| 50.000 | 2 | 100.000 |
| 20.000 | 1 | 20.000 |
| 10.000 | 1 | 10.000 |
| Tổng tiền thực tế | 1.830.000 |
Cột thành tiền là =Mệnh giá*Số tờ; cạnh đó đặt ô “Tồn theo sổ” lấy từ dòng cuối cột G và ô “Chênh lệch” =Thực tế-Theo sổ. Bảng kê nên có ngày giờ kiểm kê và chữ ký của thủ quỹ và người kiểm tra. Mọi chênh lệch phải được tìm nguyên nhân và xử lý bằng chứng từ, không tự điều chỉnh số trên sổ.
Bước 4: Báo cáo thu chi theo tháng
Trên một sheet riêng, nhập ngày đầu tháng vào B1 và danh mục ở cột A:
- Tổng thu trong tháng:
=SUMIFS(SoQuy!E:E,SoQuy!A:A,">="&B1,SoQuy!A:A,"<"&EDATE(B1,1)) - Tổng chi theo danh mục:
=SUMIFS(SoQuy!F:F,SoQuy!I:I,$A4,SoQuy!A:A,">="&$B$1,SoQuy!A:A,"<"&EDATE($B$1,1)) - Tồn cuối tháng: tồn đầu tháng + tổng thu − tổng chi, và phải khớp với dòng tồn cuối cùng của tháng trên sổ.
Nguyên tắc quản lý tiền mặt nên áp dụng
- Ghi sổ ngay trong ngày, không dồn cuối tuần.
- Tách người giữ tiền và người ghi sổ khi có thể, để kiểm soát chéo.
- Không để tồn quỹ quá lớn: nộp bớt vào ngân hàng theo định kỳ.
- Ưu tiên thanh toán qua ngân hàng cho các khoản lớn. Theo quy định thuế, một số khoản mua có giá trị từ ngưỡng nhất định phải có chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt mới được khấu trừ thuế; hãy kiểm tra ngưỡng hiện hành với kế toán.
- Lưu file theo tháng và in hoặc xuất PDF sổ quỹ đã chốt, có chữ ký, để tránh bị sửa về sau.
Lỗi thường gặp
- Ghi thiếu khoản nộp ngân hàng, làm sổ cao hơn tiền thực tế.
- Chi trước khi ghi thu, dẫn đến tồn quỹ âm giữa ngày.
- Sửa đè số liệu cũ thay vì ghi bút toán điều chỉnh có giải thích.
- Không kiểm kê định kỳ, đến khi phát hiện chênh lệch thì không còn tìm được nguyên nhân.
Câu hỏi thường gặp
Sổ quỹ tiền mặt khác sổ thu chi thế nào?
Sổ quỹ chỉ theo dõi tiền mặt trong két. Sổ thu chi (hoặc sổ theo dõi tiền gửi) bao gồm cả tiền trong tài khoản ngân hàng và ví điện tử. Một cửa hàng nhỏ có thể dùng chung một file với cột “Nguồn tiền” để phân biệt.
Hộ kinh doanh có cần sổ quỹ tiền mặt không?
Tùy phương pháp nộp thuế và chế độ kế toán áp dụng cho hộ kinh doanh, yêu cầu về sổ sách có thể khác nhau. Dù không bắt buộc, sổ quỹ giúp biết chính xác tiền mặt hằng ngày; hãy hỏi cơ quan thuế hoặc kế toán về mẫu sổ phải lập.
Có dùng Google Sheets làm sổ quỹ được không?
Được, và tiện khi chủ cửa hàng muốn xem từ xa. Hãy phân quyền chỉ cho thủ quỹ được sửa và bật lịch sử phiên bản để theo dõi thay đổi.
Bao lâu nên kiểm kê quỹ một lần?
Cuối mỗi ngày với cửa hàng thu nhiều tiền mặt; ít nhất cuối mỗi tháng với văn phòng. Kiểm kê đột xuất cũng là một cách kiểm soát tốt.
Xem thêm các hướng dẫn trong chuyên mục Ghi sổ thu chi, thuộc nhóm Tài chính doanh nghiệp nhỏ.