Suivi des créances clients sur Excel : balance âgée, relances et délai moyen de paiement
Mettre en place un suivi des créances clients sur Excel : factures, échéances, encaissements partiels, retard en jours, balance âgée par tranches, niveaux de relance et délai moyen de paiement, avec un exemple chiffré.
Le suivi des créances clients sur Excel consiste à lister chaque facture non encore réglée avec sa date, son échéance, son montant, les encaissements reçus et le solde restant ; des formules calculent ensuite le nombre de jours de retard, rangent chaque solde dans une tranche d’ancienneté (non échu, 1–30, 31–60, 61–90, plus de 90 jours) et indiquent le prochain niveau de relance. Le résultat — la balance âgée — montre en un coup d’œil où se trouve l’argent qui vous est dû et quels clients relancer en priorité. Pour une TPE ou une PME, c’est l’un des leviers les plus directs pour améliorer la trésorerie.
Cet article fait partie de la rubrique Comptabilité recettes et dépenses. Le total des créances doit concorder avec le compte clients de votre comptabilité, que vous pouvez contrôler dans le grand livre comptable Excel.
Structure du fichier
| Onglet | Une ligne par… | Colonnes principales |
|---|---|---|
| Clients | Client | Code, raison sociale, contact comptable, délai de paiement convenu, encours autorisé |
| Factures | Facture | Numéro, date, client, montant TTC, échéance, encaissé, solde, retard, tranche, niveau de relance, date de dernière relance |
| Encaissements | Règlement | Date, numéro de facture, montant, mode (virement, chèque, prélèvement) |
| Balance âgée | Client | Solde total et répartition par tranche |
Formules (Excel en français)
Échéance, encaissé et solde
- Échéance :
=B5+RECHERCHEX(C5;Clients!A:A;Clients!D:D;30) - Encaissé :
=SOMME.SI.ENS(Encaissements!C:C;Encaissements!B:B;A5) - Solde :
=D5-F5
Retard, tranche et niveau de relance
- Jours de retard :
=SI(G5<=0;0;MAX(0;AUJOURDHUI()-E5)) - Tranche :
=SI(G5<=0;"Soldée";SI(H5=0;"Non échu";SI(H5<=30;"1-30";SI(H5<=60;"31-60";SI(H5<=90;"61-90";"Plus de 90"))))) - Niveau de relance conseillé :
=SI(H5=0;"";SI(H5<=7;"Relance 1 : courriel";SI(H5<=30;"Relance 2 : appel + courrier";"Relance 3 : mise en demeure à envisager")))
Balance âgée par client
=SOMME.SI.ENS(Factures!G:G;Factures!C:C;$A5;Factures!I:I;B$4), avec les tranches en en-têtes de colonnes (B4:F4). Un tableau croisé dynamique (client en lignes, tranche en colonnes, solde en valeurs) fait aussi très bien l’affaire.
Exemple : balance âgée au 6 novembre 2026
| Facture | Client | Date | Échéance | Montant TTC | Encaissé | Solde | Retard | Tranche |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| FA-2041 | Client A | 15/08 | 14/09 | 4 800 € | 0 | 4 800 € | 53 j | 31-60 |
| FA-2052 | Client B | 02/09 | 01/11 | 7 200 € | 0 | 7 200 € | 5 j | 1-30 |
| FA-2060 | Client C | 18/09 | 18/10 | 3 600 € | 1 500 € | 2 100 € | 19 j | 1-30 |
| FA-2071 | Client A | 07/10 | 06/11 | 5 400 € | 0 | 5 400 € | — | Non échu |
| FA-2075 | Client D | 01/07 | 31/07 | 2 300 € | 0 | 2 300 € | 98 j | Plus de 90 |
| FA-2083 | Client E | 22/10 | 21/11 | 6 900 € | 0 | 6 900 € | — | Non échu |
| Tranche | Montant | Part |
|---|---|---|
| Non échu | 12 300 € | 42,9 % |
| 1–30 jours | 9 300 € | 32,4 % |
| 31–60 jours | 4 800 € | 16,7 % |
| 61–90 jours | 0 € | 0 % |
| Plus de 90 jours | 2 300 € | 8,0 % |
| Total des créances | 28 700 € | 100 % |
Lecture : 16 400 € (57,1 %) sont échus. La facture du client D a plus de trois mois de retard : c’est la priorité, avant qu’elle ne devienne très difficile à recouvrer. Le client A cumule 10 200 € dont 4 800 € en retard de plus de 50 jours : à traiter avant toute nouvelle livraison. Les montants sont illustratifs.
Délais de paiement et pénalités
Entre professionnels, le Code de commerce encadre les délais de paiement (en principe 30 jours à défaut d’accord, et un maximum convenu de 60 jours à compter de la date d’émission de la facture ou, sous conditions, 45 jours fin de mois). Les factures doivent mentionner les pénalités de retard et l’indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement, fixée à 40 €. Vérifiez les règles applicables à votre secteur et vos conditions générales de vente avant de facturer des pénalités.
Un processus de relance simple
| Moment | Action |
|---|---|
| 5 jours avant l’échéance | Courriel de rappel courtois avec facture jointe et coordonnées bancaires |
| J+1 à J+7 | Relance 1 : courriel, vérifier que la facture a bien été reçue et validée |
| J+8 à J+30 | Relance 2 : appel au service comptable, puis courrier récapitulatif |
| Au-delà de J+30 | Relance 3 : suspension des livraisons à crédit, mise en demeure à envisager |
| Impayé persistant | Rassembler bon de commande, bon de livraison, facture et échanges ; se faire conseiller sur les voies de recouvrement |
Notez dans le fichier la date et le canal de chaque relance : en cas de litige, cet historique est précieux.
Indicateurs à suivre
- Part échue : créances échues ÷ total des créances.
- Délai moyen de paiement clients (DSO) : créances clients TTC ÷ chiffre d’affaires TTC de la période × nombre de jours. Exemple : 28 700 € ÷ 84 000 € × 92 jours ≈ 31,4 jours.
- Concentration : part des créances détenue par les trois plus gros clients.
Les encaissements attendus alimentent votre plan de trésorerie à la date où vous pensez réellement être payé. Les coordonnées et conditions de paiement peuvent venir de votre fichier clients Excel.
Erreurs fréquentes
- Écraser le montant encaissé au lieu d’enregistrer chaque règlement : on perd l’historique.
- Un délai unique pour tous les clients : les alertes deviennent fausses.
- Plusieurs factures sur une même ligne : la balance âgée n’est plus calculable.
- Aucun rapprochement avec la comptabilité : les écarts s’accumulent.
- Formules modifiées par erreur : protégez-les avec la méthode pour protéger les formules Excel.
FAQ
Comment affecter un virement qui règle plusieurs factures ?
Ventilez-le sur plusieurs lignes de l’onglet Encaissements, une par facture, en commençant par la plus ancienne sauf indication contraire du client.
Le même fichier peut-il servir pour les dettes fournisseurs ?
Oui : remplacez clients par fournisseurs et « encaissé » par « payé » pour planifier vos règlements.
Faut-il déprécier les créances anciennes ?
Le traitement comptable et fiscal des créances douteuses obéit à des règles précises ; voyez-le avec votre expert-comptable avant la clôture.
Le fichier fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui. RECHERCHEX, SOMME.SI.ENS, SI et AUJOURDHUI existent dans Google Sheets.
Prochaine étape : saisissez vos factures non réglées, enregistrez les encaissements partiels et consultez la balance âgée pour choisir les trois relances à faire cette semaine. D’autres outils dans Gestion financière TPE.