Suivi des dépenses sur Excel pour TPE et indépendants : catégories, TVA déductible, justificatifs et budget
Mettre en place un suivi des dépenses professionnelles sur Excel : tableau de saisie, catégories, TVA déductible par taux, justificatifs manquants, comparaison au budget, récapitulatif mensuel et annuel, cas des micro-entrepreneurs et exemple chiffré.
Réponse rapide : un suivi des dépenses sur Excel est un tableau où chaque dépense professionnelle occupe une ligne : date, fournisseur, libellé, catégorie, montant HT, taux et montant de TVA, montant TTC, mode de paiement et référence du justificatif. Un onglet de synthèse totalise les dépenses par catégorie et par mois avec SOMME.SI.ENS, calcule la TVA déductible par taux, compare au budget et signale les justificatifs manquants.
Ce tableau est un outil de gestion. La comptabilité et les déclarations fiscales suivent leurs propres règles ; pour savoir si une dépense est déductible ou si sa TVA est récupérable, interrogez votre expert-comptable. Les montants de l’exemple sont fictifs.
Étape 1 : le tableau de saisie
Créez un tableau (Ctrl+L) nommé Depenses :
| Colonne | Champ | Saisie ou formule |
|---|---|---|
| A | Date | Date de la facture |
| B | Fournisseur | Liste déroulante |
| C | Libellé | Nature et objet de la dépense |
| D | Catégorie | Liste déroulante |
| E | Montant HT | Saisie |
| F | Taux de TVA | 20 %, 10 %, 5,5 %, 2,1 % ou 0 % |
| G | TVA | =ARRONDI([@[Montant HT]]*[@[Taux de TVA]];2) |
| H | TTC | =[@[Montant HT]]+[@TVA] |
| I | TVA récupérable ? | Oui / Non |
| J | Mode de paiement | Carte pro, virement, prélèvement, espèces |
| K | Justificatif | N° de facture ou nom du fichier, vide si manquant |
| L | Mois | =FIN.MOIS([@Date];-1)+1 |
Lorsque vous ne connaissez que le montant TTC (ticket de caisse), saisissez plutôt le TTC et calculez le HT avec =ARRONDI(TTC/(1+Taux);2). Vérifiez toujours que le TTC du tableau correspond au montant payé. Une facture avec plusieurs taux se saisit sur plusieurs lignes.
Étape 2 : des catégories utiles
| Catégorie | Exemples |
|---|---|
| Achats de marchandises et matières | Stock, matières premières |
| Loyer et charges locatives | Bureau, coworking, local |
| Logiciels et abonnements | Outils en ligne, hébergement |
| Honoraires | Expert-comptable, avocat, freelances |
| Déplacements | Train, avion, hôtel, taxis |
| Frais de réception et repas d’affaires | Repas avec clients |
| Fournitures et petit matériel | Consommables, petit équipement |
| Télécommunications | Téléphone, internet |
| Publicité et marketing | Annonces, impression, salons |
| Assurances et frais bancaires | RC pro, commissions |
| Investissements | Ordinateur, mobilier, véhicule (à amortir le plus souvent) |
Reprenez si possible les mêmes regroupements que votre modèle de compte de résultat Excel : les totaux du suivi alimenteront directement le résultat mensuel.
Étape 3 : TVA déductible
Si votre entreprise est assujettie à la TVA, la TVA sur les dépenses professionnelles est en principe récupérable lorsqu’elle figure sur une facture conforme. Certaines dépenses n’ouvrent toutefois pas droit à déduction, par exemple certains frais liés aux véhicules de tourisme ; d’autres font l’objet de règles particulières. La colonne TVA récupérable ? sert à les distinguer.
- TVA déductible du mois :
=SOMME.SI.ENS(Depenses[TVA];Depenses[TVA récupérable ?];"Oui";Depenses[Mois];$B$1) - Par taux : ajoutez la condition
Depenses[Taux de TVA];20%, puis 10 %, 5,5 %… - Coût réel d’une dépense dont la TVA n’est pas récupérable : le TTC, à intégrer tel quel dans vos charges.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises doivent pouvoir recevoir des factures électroniques ; vos factures fournisseurs arriveront de plus en plus via une plateforme agréée. Les exports de cette plateforme peuvent alimenter directement le tableau, ce qui limite la ressaisie.
Étape 4 : synthèse mensuelle et annuelle
Dans un onglet Synthèse, catégories en colonne A et mois en ligne 4 :
- Dépenses HT par catégorie et par mois :
=SOMME.SI.ENS(Depenses[Montant HT];Depenses[Catégorie];$A5;Depenses[Mois];B$4) - Cumul annuel :
=SOMME(B5:M5) - Part de chaque catégorie :
=SIERREUR(N5/SOMME($N$5:$N$16);"") - Évolution sur un mois :
=SIERREUR(C5/B5-1;"")
Exemple : octobre d’un consultant indépendant au régime réel
| Dépense | Catégorie | HT (€) | Taux | TVA (€) | TTC (€) |
|---|---|---|---|---|---|
| Abonnement coworking | Loyer | 350,00 | 20 % | 70,00 | 420,00 |
| Logiciels en ligne | Logiciels | 95,00 | 20 % | 19,00 | 114,00 |
| Train aller-retour client | Déplacements | 218,18 | 10 % | 21,82 | 240,00 |
| Déjeuner avec un client | Repas d’affaires | 77,27 | 10 % | 7,73 | 85,00 |
| Fournitures de bureau | Fournitures | 46,00 | 20 % | 9,20 | 55,20 |
| Expert-comptable | Honoraires | 180,00 | 20 % | 36,00 | 216,00 |
| Forfait téléphone et internet | Télécom | 60,00 | 20 % | 12,00 | 72,00 |
| Total | 1 026,45 | 175,75 | 1 202,20 | ||
Vérification : la somme des TTC est 420 + 114 + 240 + 85 + 55,20 + 216 + 72 = 1 202,20 € ; 1 202,20 − 175,75 = 1 026,45 € HT. Le train et le repas ont été saisis en TTC et ventilés au taux de 10 %. Le coût réel des dépenses pour l’entreprise est de 1 026,45 € si toute la TVA est récupérable ; la trésorerie, elle, a supporté 1 202,20 € avant récupération de la TVA, ce qui compte pour le plan de trésorerie.
Étape 5 : budget et alertes
Dans un onglet Budget, indiquez le montant prévu par catégorie et par mois. Dans la synthèse :
- Écart :
=Réel-Budget; écart en % :=SIERREUR(Réel/Budget-1;"") - Alerte :
=SI(ET(Réel>Budget*1,1;Réel-Budget>100);"À analyser";""), qui combine un seuil en pourcentage et un seuil en euros pour éviter les fausses alertes sur les petites lignes.
Ces écarts peuvent ensuite remonter dans un tableau de bord KPI avec le chiffre d’affaires et la marge.
Étape 6 : justificatifs et contrôles
- Justificatifs manquants :
=NB.SI.ENS(Depenses[Justificatif];"";Depenses[Mois];$B$1) - Dépenses payées en espèces : à reporter aussi dans le livre de caisse.
- Rapprochement bancaire mensuel : chaque débit du relevé professionnel doit correspondre à une ligne du tableau, et inversement.
- Nommage des fichiers :
2026-10-14_SNCF_240.00.pdf, rangés par année et par mois.
Et pour un micro-entrepreneur ?
Au régime micro, le bénéfice imposable est calculé en appliquant un abattement forfaitaire au chiffre d’affaires : les dépenses réelles ne sont pas déduites une à une. Le suivi des dépenses reste pourtant très utile pour savoir ce que vous gagnez vraiment, comparer avec le régime réel et préparer un éventuel changement de statut. En franchise en base de TVA, la TVA payée sur vos achats n’est pas récupérable : suivez alors directement les montants TTC.
Erreurs fréquentes
- Mélanger dépenses personnelles et professionnelles sur le même compte sans les distinguer.
- Saisir le TTC dans la colonne HT : la TVA est alors comptée deux fois.
- Classer un ordinateur en fournitures alors qu’il doit souvent être amorti.
- Remplir le tableau une fois par trimestre : les justificatifs se perdent.
- Catégories tapées à la main avec des variantes d’orthographe.
Questions fréquentes
Ce tableau remplace-t-il la comptabilité ?
Non. Il facilite la gestion et la préparation des données pour votre expert-comptable ou votre logiciel, mais les obligations comptables et fiscales restent à respecter selon votre régime.
Faut-il un tableau séparé pour les dépenses personnelles ?
Oui. Pour le foyer, un budget mensuel sur Excel est plus adapté ; garder les deux séparés évite les erreurs.
Le modèle fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui : SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS, ARRONDI et FIN.MOIS sont disponibles, et vous pouvez coller dans la colonne Justificatif le lien vers le fichier stocké dans Google Drive.
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