Control de gastos en Excel para empresas y autónomos: registro, categorías, IVA y presupuesto
Cómo llevar el control de gastos de un negocio en Excel: tabla de registro, categorías, gastos fijos y variables, IVA soportado por tipo, presupuesto mensual con alertas, ranking de proveedores y un ejemplo con cifras.
Respuesta rápida: para llevar el control de gastos de un negocio en Excel, registra cada gasto en una tabla con fecha, proveedor, nº de factura, categoría, tipo (fijo o variable), base imponible, tipo de IVA, cuota de IVA y forma de pago. Una hoja de resumen suma los gastos por categoría y mes con SUMAR.SI.CONJUNTO, los compara con un presupuesto y marca en rojo las partidas que se desvían. Así sabes en qué se va el dinero, cuánto IVA soportado tienes cada trimestre y dónde recortar.
La hoja sirve para el control de gestión. Las obligaciones contables y fiscales (libros registro, declaraciones) se cumplen con los requisitos y modelos oficiales; consulta con tu asesoría los gastos que tengan dudas de deducibilidad. Las cifras del ejemplo son ficticias.
Paso 1: La tabla de registro
Crea una tabla (Ctrl+T) llamada Gastos:
| Col. | Campo | Cómo se rellena |
|---|---|---|
| A | Fecha de la factura | Manual |
| B | Proveedor | Lista desplegable |
| C | Nº de factura | Tal como figura en la factura recibida |
| D | Concepto | Breve descripción |
| E | Categoría | Lista desplegable |
| F | Tipo | Fijo / Variable |
| G | Base imponible | Importe sin IVA |
| H | Tipo de IVA | 21 %, 10 %, 4 %, 0 % / exento |
| I | Cuota de IVA | =REDONDEAR([@[Base imponible]]*[@[Tipo de IVA]];2) |
| J | Total factura | =[@[Base imponible]]+[@[Cuota de IVA]] |
| K | Forma de pago | Transferencia, tarjeta, domiciliación, efectivo |
| L | Fecha de pago | Manual |
| M | Mes | =FIN.MES([@Fecha];-1)+1 |
| N | Trimestre | ="T"&REDONDEAR.MAS(MES([@Fecha])/3;0) |
Comprueba que el total calculado coincide con el total de la factura. Si no coincide, suele haber varios tipos de IVA en la misma factura: regístrala en varias filas, una por tipo. Si una factura lleva retención (por ejemplo, la de un alquiler de local o la de un profesional), añade una columna para la retención, ya que el importe pagado será distinto del total.
Paso 2: Categorías útiles
Pocas categorías bien definidas funcionan mejor que muchas. Una propuesta para una pyme de servicios o comercio:
| Categoría | Ejemplos | Tipo habitual |
|---|---|---|
| Compras y aprovisionamientos | Mercancía, materias primas | Variable |
| Alquiler | Local, oficina, almacén | Fijo |
| Suministros | Luz, agua, internet, teléfono | Fijo |
| Software y suscripciones | Programas, hosting, herramientas | Fijo |
| Marketing y publicidad | Anuncios, diseño, ferias | Variable |
| Servicios profesionales | Asesoría, abogado, freelancers | Fijo / Variable |
| Material de oficina | Papel, consumibles | Variable |
| Transporte y desplazamientos | Combustible, mensajería, viajes | Variable |
| Seguros | Responsabilidad civil, local | Fijo |
| Gastos financieros | Comisiones bancarias, intereses | Fijo |
Usa los mismos nombres de categoría que tu cuenta de pérdidas y ganancias en Excel (o agrúpalas de forma clara), así el control de gastos alimenta directamente el informe de resultados.
Paso 3: Resumen por categoría y mes
En la hoja Resumen, categorías en la columna A (desde A5) y meses en la fila 4. La fórmula:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos[Base imponible];Gastos[Categoría];$A5;Gastos[Mes];B$4)
Debajo añade:
- Gastos fijos del mes:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos[Base imponible];Gastos[Tipo];"Fijo";Gastos[Mes];B$4) - Gastos variables: igual con “Variable”.
- IVA soportado del trimestre:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos[Cuota de IVA];Gastos[Trimestre];"T4";Gastos[Fecha];">="&FECHA(2026;1;1))
Los gastos fijos son la base del punto de equilibrio: lo mínimo que hay que vender cada mes antes de ganar dinero.
Ejemplo: gastos de octubre de una pequeña agencia
| Categoría | Base (€) | IVA 21 % (€) | Presupuesto (€) | Desviación |
|---|---|---|---|---|
| Alquiler | 1.200,00 | 252,00 | 1.200 | 0,0 % |
| Suministros | 310,00 | 65,10 | 300 | +3,3 % |
| Software y suscripciones | 240,00 | 50,40 | 250 | −4,0 % |
| Marketing y publicidad | 900,00 | 189,00 | 700 | +28,6 % |
| Servicios profesionales | 180,00 | 37,80 | 180 | 0,0 % |
| Material de oficina | 95,00 | 19,95 | 100 | −5,0 % |
| Transporte | 140,00 | 29,40 | 150 | −6,7 % |
| Total | 3.065,00 | 643,65 | 2.880 | +6,4 % |
Comprobación: la suma de bases es 3.065,00 € y la del IVA, 643,65 € (21 % de 3.065). El total se desvía un 6,4 % del presupuesto, pero casi todo se explica por una sola partida: publicidad, 200 € por encima. La decisión no es “recortar gastos” en general, sino revisar si esa campaña trajo clientes.
Paso 4: Presupuesto y alertas
En una hoja Presupuesto, pon el importe previsto por categoría y mes. En el resumen:
- Desviación en euros:
=Real-Presupuesto - Desviación en %:
=SI.ERROR(Real/Presupuesto-1;"") - Alerta:
=SI(Y(Real>Presupuesto*1,1;Real-Presupuesto>100);"Revisar";"")— combina un porcentaje (10 %) y un importe mínimo (100 €) para no alertar por partidas pequeñas.
Si todavía no tienes presupuesto, la plantilla de presupuesto en Excel ayuda a fijar los importes de partida a partir de los gastos de los últimos meses.
Paso 5: Proveedores y gastos recurrentes
- Gasto anual por proveedor:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos[Base imponible];Gastos[Proveedor];A2;Gastos[Fecha];">="&FECHA(2026;1;1)). Ordena de mayor a menor: los 5 primeros suelen concentrar la mayor parte del gasto y son los que merece la pena renegociar. - Suscripciones olvidadas: filtra la categoría Software por proveedor y revisa cada trimestre si sigues usando cada herramienta.
- Gastos sin factura: añade una columna “Factura recibida (Sí/No)” y cuenta los “No” con
CONTAR.SI. Sin factura completa, el IVA soportado normalmente no se puede deducir.
Relación con el libro de caja y la tesorería
El control de gastos se organiza por fecha de factura; la caja, por fecha de pago. Si pagas en efectivo, el gasto aparece también en el libro de caja. La columna Fecha de pago permite saber qué facturas recibidas están pendientes de pagar: =SUMAR.SI.CONJUNTO(Gastos[Total factura];Gastos[Fecha de pago];"").
Para presentar estos datos junto con ventas y margen en una sola pantalla, puedes integrar el total de gastos y su desviación en un dashboard de KPI en Excel.
Errores frecuentes
- Registrar el total con IVA como gasto: el IVA soportado deducible no es un coste para el negocio.
- Mezclar gastos personales con los del negocio, habitual en autónomos.
- Categorías escritas a mano: “Publicidad” y “publicidad ” cuentan como distintas.
- Registrar solo a final de trimestre: se pierden facturas y el control llega tarde.
- No guardar la factura: anota el nº de factura y archiva el PDF con el mismo nombre.
Preguntas frecuentes
¿Sirve para autónomos en estimación directa?
Como herramienta de control, sí: te ayuda a conocer el rendimiento neto y a preparar los pagos fraccionados. Los libros registro que exige la normativa tienen su propio formato y contenido; tu asesoría o tu programa de facturación pueden generarlos.
¿Qué tipos de IVA debo usar?
Los que figuren en cada factura recibida. En España, los tipos generales vigentes son el 21 %, el 10 % y el 4 %, además de operaciones exentas o no sujetas.
¿Se puede hacer en Google Sheets?
Sí. SUMAR.SI.CONJUNTO, REDONDEAR, FIN.MES y las listas desplegables funcionan igual. Sustituye las referencias de tabla por rangos con nombre.
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