Ausgaben-Excel-Vorlage für Selbstständige und Kleinunternehmen: Kategorien, Vorsteuer, Belege und Budget
Betriebliche Ausgaben in Excel erfassen und steuern: Spalten der Ausgabenliste, sinnvolle Kategorien, Vorsteuer, Sonderfälle wie Bewirtung und geringwertige Wirtschaftsgüter, Belegkontrolle, Plan-Ist-Vergleich und Monatsauswertung mit Beispiel.
Kurz gesagt: Eine Ausgaben-Vorlage in Excel ist eine Liste, in der jede betriebliche Ausgabe eine Zeile erhält: Belegdatum, Lieferant, Beschreibung, Kategorie, Nettobetrag, Steuersatz, Vorsteuer, Bruttobetrag, Zahlungsart, Zahlungsdatum und Belegnummer. Eine Auswertung summiert die Ausgaben je Kategorie und Monat mit SUMMEWENNS, vergleicht sie mit einem Budget, zeigt die Vorsteuer für die Umsatzsteuer-Voranmeldung und markiert fehlende Belege.
Diese Vorlage dient der Kostenkontrolle. Wie Ausgaben für die Gewinnermittlung zu erfassen sind, beschreibt die EÜR-Vorlage; für Buchführung und Steuererklärung gelten die gesetzlichen Vorgaben. Steuerliche Einzelfragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung. Die Zahlen im Beispiel sind frei gewählt.
Schritt 1: Die Ausgabenliste
Formatieren Sie den Bereich als Tabelle (Strg+T) mit dem Namen Ausgaben:
| Spalte | Inhalt | Eingabe / Formel |
|---|---|---|
| A | Belegdatum | Datum der Rechnung |
| B | Lieferant | Dropdown |
| C | Beschreibung | Was und wofür |
| D | Kategorie | Dropdown |
| E | Kostenstelle | Optional: Filiale, Projekt, Kunde |
| F | Netto | Eingabe |
| G | Steuersatz | 19 %, 7 %, 0 % laut Beleg |
| H | Vorsteuer | =RUNDEN([@Netto]*[@Steuersatz];2) |
| I | Brutto | =[@Netto]+[@Vorsteuer] |
| J | Zahlungsart | Überweisung, Lastschrift, Karte, bar |
| K | Bezahlt am | Datum |
| L | Beleg-Nr. | Leer, solange der Beleg fehlt |
| M | Monat | =MONATSENDE([@Belegdatum];-1)+1 |
Prüfen Sie, ob der berechnete Bruttobetrag mit dem gezahlten Betrag übereinstimmt; enthält eine Rechnung mehrere Steuersätze, erfassen Sie sie in mehreren Zeilen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG können keine Vorsteuer ziehen und erfassen den Bruttobetrag als Ausgabe. Barzahlungen gehören zusätzlich ins Kassenbuch.
Schritt 2: Kategorien festlegen
| Kategorie | Beispiele |
|---|---|
| Waren und Material | Wareneinkauf, Rohstoffe, Verpackung |
| Fremdleistungen | Freelancer, Subunternehmer |
| Personal | Löhne, Sozialabgaben, Minijobs |
| Raumkosten | Miete, Nebenkosten, Reinigung |
| Versand und Logistik | Paketdienst, Verpackungsmaterial |
| Marketing | Anzeigen, Druck, Messen |
| Software und IT | Abos, Hosting, kleine Hardware |
| Telefon und Internet | Mobilfunk, Festnetz |
| Reisekosten | Bahn, Hotel, Verpflegungsmehraufwand |
| Bewirtung und Geschenke | Geschäftsessen, Kundengeschenke (getrennt erfassen) |
| Versicherungen, Beiträge, Gebühren | Betriebshaftpflicht, IHK, Kontoführung |
| Fahrzeugkosten | Kraftstoff, Wartung, Versicherung |
| Anschaffungen | Geräte und Einrichtung (ggf. abzuschreiben) |
Nutzen Sie dieselben Kategorien wie in Ihrer GuV-Vorlage bzw. ordnen Sie jede Kategorie in einer Hilfsspalte einer GuV-Position zu. Dann fließen die Monatswerte ohne Umsortieren in die Ergebnisrechnung.
Schritt 3: Sonderfälle sichtbar machen
- Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass sind als Betriebsausgabe nur zu 70 % abziehbar; der Bewirtungsbeleg braucht zusätzliche Angaben (Anlass, Teilnehmer). Erfassen Sie den vollen Betrag und berechnen Sie in einer Spalte den abziehbaren Anteil.
- Geschenke an Geschäftspartner sind nur bis zu einer Grenze je Empfänger und Jahr abziehbar (derzeit 50 € netto). Notieren Sie den Empfänger, damit Sie die Grenze prüfen können:
=SUMMEWENNS(Ausgaben[Netto];Ausgaben[Kategorie];"Geschenke";Ausgaben[Empfänger];[@Empfänger]). - Anschaffungen: Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto können sofort abgezogen werden; teurere Anlagegüter werden in der Regel über die Nutzungsdauer abgeschrieben. Kennzeichnen Sie solche Zeilen, damit sie nicht als laufende Kosten durchgehen.
- Gemischt genutzte Ausgaben (z. B. Handyvertrag): Spalte „Betrieblicher Anteil“ mit Prozentsatz ergänzen.
Schritt 4: Monatsauswertung und Vorsteuer
Im Blatt Auswertung stehen die Kategorien in Spalte A, die Monatsersten in Zeile 4:
- Netto je Kategorie und Monat:
=SUMMEWENNS(Ausgaben[Netto];Ausgaben[Kategorie];$A5;Ausgaben[Monat];B$4) - Vorsteuer des Monats:
=SUMMEWENNS(Ausgaben[Vorsteuer];Ausgaben[Monat];B$4)— Grundlage für die Umsatzsteuer-Voranmeldung, sofern die Rechnungen ordnungsgemäß sind. - Anteil je Kategorie:
=WENNFEHLER(N5/SUMME($N$5:$N$17);"")mit der Jahressumme in Spalte N. - Veränderung zum Vormonat:
=WENNFEHLER(C5/B5-1;"")
Beispiel: Oktober eines kleinen Onlinehändlers
| Kategorie | Netto (€) | USt-Satz | Vorsteuer (€) | Budget (€) | Abweichung |
|---|---|---|---|---|---|
| Waren und Material | 3.200,00 | 19 % | 608,00 | 3.300 | −3,0 % |
| Versand und Logistik | 410,00 | 19 % | 77,90 | 380 | +7,9 % |
| Marketing | 650,00 | 19 % | 123,50 | 500 | +30,0 % |
| Software und IT | 89,00 | 19 % | 16,91 | 90 | −1,1 % |
| Raumkosten (Lager, ohne USt) | 500,00 | 0 % | 0,00 | 500 | 0,0 % |
| Telefon und Internet | 45,00 | 19 % | 8,55 | 45 | 0,0 % |
| Summe | 4.894,00 | 834,86 | 4.815 | +1,6 % |
Nachrechnung: Netto 3.200 + 410 + 650 + 89 + 500 + 45 = 4.894 €; Vorsteuer 608 + 77,90 + 123,50 + 16,91 + 8,55 = 834,86 €; brutto also 5.728,86 €. Insgesamt liegen die Ausgaben nur 1,6 % über Plan, aber Marketing allein 150 € darüber. Ob das sinnvoll war, zeigt der Vergleich mit dem Umsatz der Kanäle, auf denen geworben wurde.
Schritt 5: Budget und Warnungen
Im Blatt Budget tragen Sie die geplanten Beträge je Kategorie und Monat ein. In der Auswertung:
- Abweichung:
=Ist-Plan; in Prozent:=WENNFEHLER(Ist/Plan-1;"") - Warnung:
=WENN(UND(Ist>Plan*1,1;Ist-Plan>100);"Prüfen";"")— erst ab 10 % und 100 € Abweichung, damit Kleinbeträge keinen Alarm auslösen.
Schritt 6: Belege und Kontrollen
- Fehlende Belege:
=ZÄHLENWENNS(Ausgaben[Beleg-Nr.];"";Ausgaben[Monat];$B$1) - Offene Rechnungen (noch nicht bezahlt):
=SUMMEWENNS(Ausgaben[Brutto];Ausgaben[Bezahlt am];"") - Abgleich mit dem Kontoauszug: Jede Abbuchung braucht eine Zeile, jede Zeile eine Zahlung.
- Belegablage: Dateiname nach dem Muster
2026-10-14_Lieferant_Betrag.pdf. Seit 2025 müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können; bewahren Sie diese im Originalformat auf, nicht nur als Ausdruck. Mehr zu den Fristen der E-Rechnung steht in der Rechnungsvorlage.
Häufige Fehler
- Private und betriebliche Ausgaben vermischen: Private Ausgaben gehören in ein eigenes Haushaltsbuch.
- Brutto in die Netto-Spalte eintragen und dadurch die Vorsteuer doppelt zählen.
- Bewirtung und Geschenke in „Sonstiges“: Dann fehlen die Angaben für die Sonderregeln.
- Kategorien frei eintippen statt Dropdown: „Software“ und „Software “ ergeben zwei Summen.
- Belege sammeln und quartalsweise erfassen: Je später, desto mehr geht verloren.
Häufige Fragen
Ersetzt die Vorlage die Buchhaltung?
Nein. Sie hilft bei Kostenkontrolle und Vorbereitung. Für die Buchführung gelten die GoBD; eine frei änderbare Excel-Liste ist kein Ersatz für ordnungsgemäße Bücher oder eine Buchhaltungssoftware.
Lohnt sich eine Kostenstelle?
Sobald Sie mehrere Filialen, Projekte oder Produktlinien haben, ja: Mit SUMMEWENNS nach Kostenstelle sehen Sie, welcher Bereich wie viel kostet.
Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?
Ja. SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS, MONATSENDE und RUNDEN gibt es auch dort; Belege können Sie in Google Drive ablegen und verlinken.
Weitere Beiträge: Buchhaltung: Einnahmen und Ausgaben.