Gewinn- und Verlustrechnung als Excel-Vorlage: Gliederung nach HGB, Formeln und Beispiel
Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in Excel aufbauen: Gliederung nach dem Gesamtkostenverfahren des § 275 HGB, Buchungsliste, SUMMEWENNS-Formeln, Rohergebnis, Kennzahlen, Plan-Ist-Vergleich und ein durchgerechnetes Beispiel.
Kurz gesagt: Eine Gewinn- und Verlustrechnung (GuV) in Excel besteht aus einer Buchungsliste (Datum, Text, Betrag, GuV-Position) und einem Bericht, der die Beträge je Position und Monat mit SUMMEWENNS addiert. Die Gliederung folgt sinnvollerweise dem Gesamtkostenverfahren nach § 275 Abs. 2 HGB: Umsatzerlöse, Bestandsveränderungen, sonstige betriebliche Erträge, Materialaufwand, Personalaufwand, Abschreibungen, sonstige betriebliche Aufwendungen, Finanzergebnis, Steuern vom Einkommen und vom Ertrag, Ergebnis nach Steuern, sonstige Steuern und schließlich der Jahresüberschuss oder Jahresfehlbetrag.
Diese Vorlage dient der monatlichen Steuerung. Den Jahresabschluss, der beim Unternehmensregister offengelegt oder dem Finanzamt übermittelt wird, erstellt die Buchhaltung bzw. die Steuerberatung aus der Finanzbuchhaltung. Alle Zahlen im Beispiel sind frei gewählt.
Wer braucht eine GuV, wer eine EÜR?
| Unternehmen | Gewinnermittlung |
|---|---|
| GmbH, UG, AG, GmbH & Co. KG | Bilanz und GuV nach HGB |
| Eingetragene Kaufleute, OHG, KG | Grundsätzlich Bilanz und GuV; Einzelkaufleute unterhalb der Grenzen des § 241a HGB können befreit sein |
| Gewerbetreibende ohne Kaufmannseigenschaft | EÜR, solange die Grenzen des § 141 AO nicht überschritten werden (derzeit mehr als 800.000 € Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr) |
| Freiberufler | In der Regel EÜR |
Auch wer nur eine Einnahmenüberschussrechnung abgeben muss, profitiert von einer monatlichen GuV-Sicht: Sie zeigt, welche Kosten das Ergebnis treiben. Wie die EÜR selbst aufgebaut ist, erklärt die EÜR-Vorlage für Excel. Ob und ab wann eine Bilanzierungspflicht besteht, klären Sie im Einzelfall mit Ihrer Steuerberatung.
Gliederung nach dem Gesamtkostenverfahren
| Nr. | Position (§ 275 Abs. 2 HGB) | Vorzeichen in der Vorlage |
|---|---|---|
| 1 | Umsatzerlöse | + |
| 2 | Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen | +/− |
| 3 | Andere aktivierte Eigenleistungen | + |
| 4 | Sonstige betriebliche Erträge | + |
| 5 | Materialaufwand (Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe, Waren, bezogene Leistungen) | − |
| 6 | Personalaufwand (Löhne und Gehälter, soziale Abgaben) | − |
| 7 | Abschreibungen | − |
| 8 | Sonstige betriebliche Aufwendungen (Miete, Werbung, Versicherungen, Beratung, Kfz …) | − |
| 9–12 | Finanzerträge und Abschreibungen auf Finanzanlagen | +/− |
| 13 | Zinsen und ähnliche Aufwendungen | − |
| 14 | Steuern vom Einkommen und vom Ertrag | − |
| 15 | Ergebnis nach Steuern | = |
| 16 | Sonstige Steuern (z. B. Kfz-Steuer, Grundsteuer) | − |
| 17 | Jahresüberschuss / Jahresfehlbetrag | = |
Für die interne Steuerung ist eine Zwischensumme Betriebsergebnis (Positionen 1 bis 8) hilfreich, auch wenn das HGB-Schema sie nicht ausweist. Kleine Kapitalgesellschaften dürfen die Positionen 1 bis 5 nach § 276 HGB zum Rohergebnis zusammenfassen. Alternativ erlaubt § 275 Abs. 3 HGB das Umsatzkostenverfahren; für kleine Unternehmen ist das Gesamtkostenverfahren meist einfacher, weil es direkt an die Kostenarten der Buchhaltung anknüpft.
Schritt 1: Buchungsliste anlegen
Legen Sie eine intelligente Tabelle (Strg+T) mit dem Namen Buch an:
- A Datum (Leistungsdatum bzw. Rechnungsdatum, nicht Zahlungsdatum)
- B Belegnummer und C Buchungstext
- D GuV-Position als Dropdown mit exakt denselben Bezeichnungen wie im Bericht
- E Betrag netto: Erträge positiv, Aufwendungen negativ
- F Monat:
=MONATSENDE(A2;-1)+1liefert den Monatsersten
Erfassen Sie Beträge ohne Umsatzsteuer, sofern Sie zum Vorsteuerabzug berechtigt sind: Umsatzsteuer und Vorsteuer sind durchlaufende Posten gegenüber dem Finanzamt. Zahlungsvorgänge selbst gehören ins Kassenbuch bzw. auf das Bankkonto; die GuV erfasst Aufwand und Ertrag periodengerecht.
Schritt 2: Bericht mit SUMMEWENNS
Im Blatt GuV stehen die Positionen ab Zeile 5 in Spalte A, die Monatsersten in Zeile 4 (B4 = 01.01.2026, C4 = 01.02.2026 …). Formel für jede Positionszeile:
=SUMMEWENNS(Buch[Betrag netto];Buch[GuV-Position];$A5;Buch[Monat];B$4)
Angenommen, die Positionen 1 bis 8 stehen in den Zeilen 5 bis 12, Zinsaufwand in Zeile 14 und Ertragsteuern in Zeile 16:
- Rohergebnis (Hilfszeile):
=SUMME(B5:B9) - Betriebsergebnis (Zeile 13):
=SUMME(B5:B12) - Ergebnis vor Steuern (Zeile 15):
=B13+B14 - Ertragsteuern geschätzt (Zeile 16):
=-MAX(0;B15)*$B$2, Steuersatz in B2 - Ergebnis nach Steuern (Zeile 17):
=B15+B16 - Jahresüberschuss (Zeile 19):
=B17+B18, mit sonstigen Steuern in Zeile 18
Da Aufwendungen negativ erfasst sind, genügt überall die Addition. Die Spalte Gesamtjahr rechnet =SUMME(B5:M5).
Der Steuersatz in B2 ist nur ein Schätzwert, damit das Monatsergebnis nicht zu optimistisch wirkt. Bei einer GmbH setzt sich die Ertragsteuerbelastung aus Körperschaftsteuer, Solidaritätszuschlag und Gewerbesteuer zusammen; die Gewerbesteuer hängt vom Hebesatz der Gemeinde ab. Die tatsächliche Steuer ermittelt die Steuerberatung im Jahresabschluss.
Beispiel: Jahres-GuV eines kleinen Handelsunternehmens
| Position | Betrag (€) | in % vom Umsatz |
|---|---|---|
| Umsatzerlöse | 420.000 | 100,0 % |
| Sonstige betriebliche Erträge | 3.000 | 0,7 % |
| Materialaufwand (Wareneinsatz) | −168.000 | 40,0 % |
| Rohergebnis | 255.000 | 60,7 % |
| Personalaufwand | −126.000 | 30,0 % |
| Abschreibungen | −14.000 | 3,3 % |
| Sonstige betriebliche Aufwendungen | −62.000 | 14,8 % |
| Betriebsergebnis | 53.000 | 12,6 % |
| Zinsen und ähnliche Aufwendungen | −6.000 | 1,4 % |
| Ergebnis vor Steuern | 47.000 | 11,2 % |
| Steuern vom Einkommen und vom Ertrag (Annahme 30 %) | −14.100 | 3,4 % |
| Ergebnis nach Steuern | 32.900 | 7,8 % |
| Sonstige Steuern | −400 | 0,1 % |
| Jahresüberschuss | 32.500 | 7,7 % |
Nachrechnung: 420.000 + 3.000 − 168.000 = 255.000; 255.000 − 126.000 − 14.000 − 62.000 = 53.000; 53.000 − 6.000 = 47.000; 47.000 × 30 % = 14.100; 47.000 − 14.100 = 32.900; 32.900 − 400 = 32.500.
Schritt 3: Kennzahlen
- Rohertragsquote:
=WENNFEHLER(Rohergebnis/Umsatzerlöse;"")→ 60,7 %. Wie Sie Rohertrag und Handelsspanne je Artikel berechnen, zeigt der Beitrag Handelsspanne berechnen. - Materialquote:
=WENNFEHLER(-Materialaufwand/Umsatzerlöse;"")→ 40 % - Personalquote: → 30 %
- Umsatzrendite vor Steuern:
=WENNFEHLER(Ergebnis vor Steuern/Umsatzerlöse;"")→ 11,2 %
Kennzahlen entfalten ihren Wert im Zeitvergleich: Steigt die Materialquote über mehrere Monate, sind Einkaufspreise, Rabatte oder Verkaufspreise zu prüfen.
Schritt 4: Plan-Ist-Vergleich
Kopieren Sie die Gliederung in ein Blatt Plan und tragen Sie die Planwerte je Monat ein. Im Bericht ergänzen Sie je Monat die Spalten Ist, Plan und Abweichung (=Ist-Plan). Die prozentuale Abweichung berechnen Sie mit =WENNFEHLER((Ist-Plan)/ABS(Plan);""); der Betrag im Nenner verhindert verwirrende Vorzeichen bei Aufwandspositionen. Prüfen Sie vorrangig Abweichungen, die sowohl eine Prozentgrenze (z. B. ±10 %) als auch eine Betragsgrenze (z. B. 1.000 €) überschreiten.
GuV und Liquidität
Ein Gewinn bedeutet nicht automatisch Geld auf dem Konto. Forderungen, Lagerbestände, Tilgungen (nur Zinsen sind Aufwand) und Investitionen (die über Abschreibungen verteilt werden) trennen Ergebnis und Zahlungsstrom. Ergänzen Sie die GuV deshalb um eine Liquiditätsplanung in Excel.
Monatsabschluss: Kontrollen
- Buchungen ohne Position:
=ZÄHLENWENN(Buch[GuV-Position];"")muss 0 ergeben. - Abstimmung: Summe des Monats im Bericht =
=SUMMEWENNS(Buch[Betrag netto];Buch[Monat];B$4). Eine Differenz deutet auf Tippfehler in der Positionsbezeichnung hin. - Wiederkehrende Kosten (Miete, Löhne, Versicherungen) müssen jeden Monat erscheinen.
- Abschreibungen monatlich mit Jahres-AfA / 12 erfassen.
- Umsatzerlöse mit den Ausgangsrechnungen des Monats abstimmen.
Häufige Fehler
- Bruttobeträge mit Umsatzsteuer statt Nettobeträge erfassen.
- Zahlungsdatum statt Leistungszeitraum: Jahresrechnungen (z. B. Versicherung) verzerren dann einen einzigen Monat.
- Anschaffungen als Aufwand buchen, die eigentlich abzuschreiben sind.
- Tilgung als Aufwand erfassen; nur die Zinsen gehören in die GuV.
- Doppelte Vorzeichen: Aufwand negativ erfassen und zusätzlich subtrahieren.
Häufige Fragen
Ersetzt die Excel-GuV die Buchhaltung?
Nein. Für die Buchführung gelten die GoBD und, je nach Rechtsform, die Vorschriften des HGB. Die Excel-Vorlage ist ein Steuerungsinstrument; sie kann aber auch mit Daten aus der Buchhaltungssoftware (z. B. einer monatlichen Summen- und Saldenliste) gefüllt werden.
Was ist der Unterschied zwischen GuV und BWA?
Die betriebswirtschaftliche Auswertung (BWA) ist ein monatlicher Bericht der Buchhaltung mit einer ähnlichen, aber nicht identischen Gliederung. Die hier beschriebene Vorlage entspricht im Aufbau eher einer kurzfristigen Erfolgsrechnung nach HGB-Schema.
Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?
Ja. SUMMEWENNS, MONATSENDE und WENNFEHLER gibt es dort ebenfalls; Tabellenverweise ersetzen Sie durch benannte Bereiche.
Weitere Beiträge finden Sie unter Buchhaltung: Einnahmen und Ausgaben.