Mẫu báo cáo kết quả kinh doanh Excel: cấu trúc, công thức và ví dụ theo tháng
Cách lập mẫu báo cáo kết quả kinh doanh trên Excel cho doanh nghiệp nhỏ: các chỉ tiêu từ doanh thu đến lợi nhuận sau thuế, báo cáo quản trị theo tháng với SUMIFS, tỷ suất lợi nhuận và ví dụ minh họa.
Trả lời nhanh: báo cáo kết quả kinh doanh đi từ doanh thu bán hàng, trừ các khoản giảm trừ để ra doanh thu thuần, trừ giá vốn hàng bán để ra lợi nhuận gộp, cộng trừ hoạt động tài chính, trừ chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp để ra lợi nhuận thuần, cộng lợi nhuận khác thành lợi nhuận trước thuế, rồi trừ thuế thu nhập doanh nghiệp để có lợi nhuận sau thuế. Trên Excel, mỗi tháng một cột, số liệu lấy tự động từ sổ ghi chép bằng SUMIFS, kèm cột tỷ lệ trên doanh thu thuần để thấy ngay biên lợi nhuận.
Báo cáo chính thức nộp cơ quan thuế do kế toán lập theo mẫu của chế độ kế toán doanh nghiệp đang áp dụng. Mẫu Excel trong bài là báo cáo quản trị: chủ doanh nghiệp tự theo dõi hằng tháng để biết kinh doanh lãi hay lỗ và vì sao. Số liệu ví dụ chỉ để minh họa.
Các chỉ tiêu của báo cáo
| Chỉ tiêu | Cách tính / nội dung |
|---|---|
| Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ | Tổng doanh thu bán hàng trong kỳ |
| Các khoản giảm trừ doanh thu | Chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại |
| Doanh thu thuần | Doanh thu − giảm trừ |
| Giá vốn hàng bán | Giá vốn của hàng đã bán, dịch vụ đã cung cấp |
| Lợi nhuận gộp | Doanh thu thuần − giá vốn |
| Doanh thu hoạt động tài chính | Lãi tiền gửi, chênh lệch tỷ giá có lãi… |
| Chi phí tài chính | Lãi vay, chênh lệch tỷ giá bị lỗ… |
| Chi phí bán hàng | Lương bán hàng, quảng cáo, phí sàn, vận chuyển giao hàng… |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp | Lương văn phòng, thuê văn phòng, phần mềm, dịch vụ kế toán… |
| Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh | Lợi nhuận gộp + DT tài chính − CP tài chính − CP bán hàng − CP quản lý |
| Thu nhập khác / Chi phí khác | Thanh lý tài sản, tiền phạt nhận được hoặc phải trả… |
| Tổng lợi nhuận kế toán trước thuế | Lợi nhuận thuần + lợi nhuận khác |
| Chi phí thuế thu nhập doanh nghiệp | Theo thuế suất và quy định hiện hành |
| Lợi nhuận sau thuế | Lợi nhuận trước thuế − thuế TNDN |
Giữ đúng tên và thứ tự chỉ tiêu như báo cáo của kế toán giúp hai bên đối chiếu dễ dàng vào cuối năm.
Ví dụ báo cáo một tháng
Một công ty thương mại nhỏ, đơn vị triệu đồng, số liệu minh họa:
| Chỉ tiêu | Tháng 11 | % DT thuần |
|---|---|---|
| Doanh thu bán hàng | 1.250 | |
| Giảm trừ doanh thu | 50 | |
| Doanh thu thuần | 1.200 | 100,0% |
| Giá vốn hàng bán | 780 | 65,0% |
| Lợi nhuận gộp | 420 | 35,0% |
| Doanh thu hoạt động tài chính | 5 | 0,4% |
| Chi phí tài chính | 15 | 1,3% |
| Chi phí bán hàng | 160 | 13,3% |
| Chi phí quản lý doanh nghiệp | 140 | 11,7% |
| Lợi nhuận thuần từ HĐKD | 110 | 9,2% |
| Lợi nhuận khác (8 − 3) | 5 | 0,4% |
| Lợi nhuận trước thuế | 115 | 9,6% |
| Thuế TNDN (giả định 20% để minh họa) | 23 | |
| Lợi nhuận sau thuế | 92 | 7,7% |
Cột tỷ lệ là phần giá trị nhất: cứ 100 đồng doanh thu thuần thì còn 35 đồng sau giá vốn và khoảng 9 đồng sau chi phí hoạt động. Nếu tháng sau biên lợi nhuận gộp giảm xuống 30%, bạn biết ngay cần xem lại giá bán, chiết khấu hoặc giá nhập — bài cách tính giá bán sản phẩm giúp kiểm tra lại giá. Thuế TNDN thực tế được tính trên thu nhập chịu thuế theo năm và thuế suất áp dụng cho doanh nghiệp của bạn; dòng thuế trong báo cáo tháng chỉ là ước tính.
Dựng báo cáo trên Excel
Sheet ghi chép
Sheet NhatKy ghi mọi khoản thu, chi theo các cột: A Ngày, B Diễn giải, C Khoản mục báo cáo (đúng tên chỉ tiêu như bảng trên), D Số tiền, E Chứng từ. Dùng danh sách thả xuống cho cột C để không gõ sai tên khoản mục.
Sheet báo cáo
Tên chỉ tiêu ở cột A, ngày đầu mỗi tháng ở dòng 3 (C3 = 01/01, D3 = 01/02… đến N3), cột O là lũy kế năm, cột P là tỷ lệ trên doanh thu thuần. Công thức lấy số cho từng ô:
=SUMIFS(NhatKy!$D:$D,NhatKy!$C:$C,$A5,NhatKy!$A:$A,">="&C$3,NhatKy!$A:$A,"<"&EDATE(C$3,1))
Các dòng tổng (doanh thu thuần, lợi nhuận gộp, lợi nhuận thuần…) là phép cộng trừ các dòng phía trên. Lũy kế: =SUM(C5:N5). Tỷ lệ: =IFERROR(O5/$O$7,0) nếu doanh thu thuần ở dòng 7. Nếu máy dùng định dạng số Việt Nam, thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy.
Giá vốn hằng tháng
Giá vốn chuẩn được tính từ kho: tồn đầu kỳ + nhập trong kỳ − tồn cuối kỳ. Nếu đã có file Excel quản lý kho với giá xuất kho bình quân, lấy tổng giá trị xuất bán trong tháng làm giá vốn. Nếu chưa, có thể ước tính bằng tỷ lệ giá vốn quen thuộc rồi điều chỉnh sau mỗi lần kiểm kê.
Đọc báo cáo mỗi tháng
- Xem doanh thu thuần so với tháng trước và cùng kỳ năm trước.
- Xem biên lợi nhuận gộp (%): giảm thường do giá bán, chiết khấu hoặc giá nhập.
- Xem chi phí bán hàng và quản lý theo % doanh thu: khoản nào tăng nhanh hơn doanh thu?
- Xem lợi nhuận thuần: đây là kết quả của hoạt động kinh doanh chính, không bị lẫn các khoản bất thường.
- Ghi lại quyết định hành động cho tháng sau.
Lỗi thường gặp
- Ghi khoản mua hàng nhập kho vào chi phí: hàng chỉ thành giá vốn khi đã bán.
- Ghi tiền trả gốc vay thành chi phí: chỉ lãi vay là chi phí tài chính.
- Trộn chi tiêu cá nhân của chủ vào chi phí doanh nghiệp.
- Ghi doanh thu theo ngày nhận tiền trong khi kế toán ghi theo ngày giao hàng, khiến số liệu hai bên lệch nhau.
- Đặt tên khoản mục khác với kế toán, gây khó đối chiếu.
Câu hỏi thường gặp
Báo cáo kết quả kinh doanh khác báo cáo lưu chuyển tiền tệ thế nào?
Báo cáo kết quả kinh doanh cho biết lãi hay lỗ trong kỳ; báo cáo lưu chuyển tiền tệ cho biết tiền thực tế vào ra. Một doanh nghiệp có lãi vẫn có thể thiếu tiền nếu khách hàng nợ lâu hoặc tồn kho nhiều.
Hộ kinh doanh có cần lập báo cáo này không?
Nghĩa vụ sổ sách của hộ kinh doanh khác doanh nghiệp và tùy phương pháp nộp thuế. Tuy vậy, một báo cáo quản trị đơn giản theo tháng vẫn rất hữu ích để biết hiệu quả kinh doanh thực sự.
Dùng Google Sheets được không?
Được. SUMIFS, EDATE và IFERROR hoạt động giống Excel, thuận tiện khi chủ doanh nghiệp và kế toán cùng xem số liệu.
Xem thêm các hướng dẫn trong chuyên mục Ghi sổ thu chi, thuộc nhóm Tài chính doanh nghiệp nhỏ.