Cuenta de pérdidas y ganancias en Excel: estructura, fórmulas y ejemplo mensual
Cómo montar una cuenta de pérdidas y ganancias en Excel para una pyme: estructura basada en el modelo del PGC, hoja de movimientos, fórmulas SUMAR.SI.CONJUNTO, márgenes, comparación con el presupuesto y un ejemplo numérico completo.
Respuesta rápida: una cuenta de pérdidas y ganancias en Excel se construye con dos hojas: una de movimientos (fecha, concepto, importe y la partida a la que pertenece) y otra de informe que suma cada partida por mes con SUMAR.SI.CONJUNTO. El informe sigue el orden del modelo del Plan General de Contabilidad (PGC): ingresos de la actividad, aprovisionamientos, gastos de personal, otros gastos de explotación y amortizaciones hasta el resultado de explotación; después ingresos y gastos financieros hasta el resultado antes de impuestos; y por último el impuesto sobre beneficios hasta el resultado del ejercicio.
Esta guía sirve para el control de gestión mensual de una pyme o un autónomo. Las cuentas anuales que se depositan en el Registro Mercantil las prepara la contabilidad oficial con el modelo vigente; la hoja de Excel complementa ese trabajo, no lo sustituye. Las cifras del ejemplo son ilustrativas.
Estructura de la cuenta de pérdidas y ganancias
El PGC y el PGC de pymes ordenan la cuenta en bloques. Para la gestión mensual basta con agrupar las partidas así:
| Bloque | Partidas habituales | Signo |
|---|---|---|
| Importe neto de la cifra de negocios | Ventas y prestaciones de servicios, menos descuentos y devoluciones | + |
| Variación de existencias | Diferencia entre existencias finales e iniciales de productos | +/− |
| Aprovisionamientos | Compras de mercaderías, materias primas y trabajos de terceros | − |
| Otros ingresos de explotación | Subvenciones a la explotación, ingresos accesorios | + |
| Gastos de personal | Sueldos y salarios, seguridad social a cargo de la empresa | − |
| Otros gastos de explotación | Alquileres, suministros, publicidad, servicios profesionales, seguros, tributos | − |
| Amortización del inmovilizado | Depreciación de equipos, mobiliario, vehículos, software | − |
| Resultado de explotación | Suma de todo lo anterior | = |
| Ingresos financieros | Intereses cobrados | + |
| Gastos financieros | Intereses de préstamos y comisiones de financiación | − |
| Resultado financiero | Ingresos financieros − gastos financieros | = |
| Resultado antes de impuestos | Explotación + financiero | = |
| Impuesto sobre beneficios | Gasto por impuesto del periodo | − |
| Resultado del ejercicio | Beneficio o pérdida neta | = |
El modelo oficial tiene más partidas (deterioros, excesos de provisiones, diferencias de cambio, imputación de subvenciones de inmovilizado…). Si alguna te afecta, añádela como fila propia en el bloque que le corresponde.
Paso 1: hoja de movimientos
Crea una tabla llamada Mov con estas columnas:
- A Fecha del ingreso o gasto (fecha de devengo, no de cobro).
- B Concepto y C Proveedor o cliente.
- D Partida: lista desplegable con los nombres exactos de las filas del informe.
- E Importe sin IVA, positivo para ingresos y negativo para gastos.
- F Mes:
=FIN.MES(A2;-1)+1, que devuelve el día 1 del mes de cada movimiento.
Registra los importes sin IVA: el IVA repercutido y soportado no es ingreso ni gasto, se liquida con Hacienda. Si ya llevas un libro de caja en Excel, ten en cuenta que la caja registra cobros y pagos; la cuenta de resultados registra ingresos y gastos cuando se devengan. Una factura emitida en marzo y cobrada en abril es ingreso de marzo.
Paso 2: informe mensual con SUMAR.SI.CONJUNTO
En la hoja PyG, pon las partidas en la columna A (desde la fila 5) y los meses en la fila 4 (B4 = 01/01, C4 = 01/02…). La fórmula de cada celda:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Mov[Importe];Mov[Partida];$A5;Mov[Mes];B$4)
Las filas de resultado no llevan esta fórmula, sino la suma de su bloque. Por ejemplo, si las partidas de explotación ocupan las filas 5 a 11:
- Resultado de explotación (fila 12):
=SUMA(B5:B11) - Resultado financiero (fila 15):
=B13+B14 - Resultado antes de impuestos (fila 16):
=B12+B15 - Impuesto estimado (fila 17):
=-MAX(0;B16)*$B$2, con el tipo en B2 - Resultado del ejercicio (fila 18):
=B16+B17
Como los gastos ya se registran en negativo, todas las sumas funcionan sin restar. La columna de total anual es =SUMA(B5:M5). El impuesto mensual es solo una estimación para no sobrevalorar el beneficio: el gasto real lo calcula la contabilidad al cierre, teniendo en cuenta bases negativas, ajustes y el tipo aplicable. El tipo general del Impuesto sobre Sociedades es el 25 %, pero las empresas de nueva creación y las de reducida dimensión pueden tener tipos distintos; consulta la normativa vigente o a tu asesor.
Ejemplo: un mes de una tienda online
| Partida | Marzo (€) | % sobre ventas |
|---|---|---|
| Importe neto de la cifra de negocios | 48.000 | 100,0 % |
| Aprovisionamientos | −21.600 | 45,0 % |
| Gastos de personal | −11.500 | 24,0 % |
| Otros gastos de explotación | −7.900 | 16,5 % |
| Amortización del inmovilizado | −800 | 1,7 % |
| Resultado de explotación | 6.200 | 12,9 % |
| Gastos financieros | −350 | 0,7 % |
| Resultado antes de impuestos | 5.850 | 12,2 % |
| Impuesto estimado (supuesto 25 %) | −1.463 | 3,0 % |
| Resultado del ejercicio | 4.388 | 9,1 % |
Comprobación: 48.000 − 21.600 − 11.500 − 7.900 − 800 = 6.200; 6.200 − 350 = 5.850; 5.850 × 25 % = 1.462,50, redondeado a 1.463; 5.850 − 1.463 = 4.387, que con céntimos queda en 4.387,50 y se muestra como 4.388. Para que no haya diferencias de redondeo, deja que Excel trabaje con decimales y redondea solo en el formato.
Paso 3: márgenes e indicadores
Añade debajo del informe una zona de ratios. Usa SI.ERROR para que un mes sin ventas no muestre errores:
- Margen bruto:
=SI.ERROR((B5+B6+B7)/B5;"")— ventas más variación de existencias más aprovisionamientos (negativos), dividido entre ventas. En el ejemplo: (48.000 − 21.600) / 48.000 = 55 %. - Margen de explotación:
=SI.ERROR(B12/B5;"")→ 12,9 %. - Margen neto:
=SI.ERROR(B18/B5;"")→ 9,1 %. - Peso del personal:
=SI.ERROR(-B9/B5;"")→ 24 %.
Si quieres profundizar en el cálculo del margen por producto, consulta la guía para calcular el margen de beneficio; allí se explica la diferencia entre margen sobre ventas y recargo sobre coste.
Paso 4: real frente a presupuesto
La cuenta de resultados gana valor cuando se compara con un objetivo. Copia la estructura en una hoja Presupuesto con las cifras previstas de cada mes y añade al informe tres columnas por mes: real, presupuesto y desviación (=Real-Presupuesto). Una desviación en porcentaje se calcula con =SI.ERROR((Real-Presupuesto)/ABS(Presupuesto);""). El ABS evita que las desviaciones de gastos (negativos) cambien de signo de forma confusa. Para preparar las cifras previstas puedes partir de la plantilla de presupuesto en Excel.
Una regla práctica: revisa primero las desviaciones que superan a la vez un porcentaje (por ejemplo ±10 %) y un importe mínimo (por ejemplo 500 €). Así no pierdes tiempo con partidas pequeñas.
Paso 5: cierre mensual y controles
Antes de dar por bueno un mes, comprueba:
- Movimientos sin partida:
=CONTAR.SI(Mov[Partida];"")debe dar 0. - Cuadre: el total del informe del mes debe coincidir con
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Mov[Importe];Mov[Mes];B$4). Si no coincide, alguna partida de la hoja de movimientos no está escrita igual que en el informe. - Facturas emitidas: la cifra de negocios del mes coincide con la base imponible de tus facturas emitidas, por ejemplo las que registras con la plantilla de factura en Excel.
- Gastos periódicos: alquiler, nóminas, seguros y cuotas aparecen todos los meses. Si falta uno, probablemente no se ha registrado.
- Amortización: se reparte cada mes (cuota anual / 12), aunque el pago del equipo se hiciera de una vez.
Diferencia entre resultado y tesorería
Un beneficio en la cuenta de resultados no significa que haya dinero en el banco. Las ventas a crédito, las compras de stock, las cuotas de préstamos (la parte de capital no es gasto) y la compra de inmovilizado separan el resultado de la caja. Por eso conviene llevar a la vez la cuenta de pérdidas y ganancias, que mide si el negocio gana dinero, y una previsión de tesorería, que mide si podrá pagar sus obligaciones a tiempo.
Errores frecuentes
- Incluir el IVA en ventas o gastos: infla ambas cifras.
- Registrar por fecha de cobro o pago en vez de devengo.
- Contabilizar la compra de un ordenador como gasto del mes, en lugar de amortizarlo.
- Restar dos veces: introducir los gastos en negativo y además restarlos en las fórmulas.
- Mezclar gastos personales del autónomo con los del negocio.
Preguntas frecuentes
¿Un autónomo necesita una cuenta de pérdidas y ganancias?
No tiene que depositarla como una sociedad, pero sí le resulta útil: su rendimiento neto en el IRPF se calcula a partir de ingresos y gastos deducibles, y una hoja mensual permite estimar los pagos fraccionados y saber cuánto gana de verdad.
¿Qué diferencia hay entre cuenta de resultados y cuenta de pérdidas y ganancias?
Ninguna: son dos nombres para el mismo estado financiero. En el PGC se denomina cuenta de pérdidas y ganancias.
¿Puedo usar Google Sheets?
Sí. SUMAR.SI.CONJUNTO, SI.ERROR y FIN.MES funcionan igual. Las referencias estructuradas tipo Mov[Importe] se sustituyen por rangos con nombre o columnas completas.
¿Cada cuánto debo actualizarla?
Mensualmente es lo más práctico: permite detectar desviaciones a tiempo sin cargar de trabajo a la empresa.
Encontrarás más guías de control financiero en Contabilidad de ingresos y gastos.