Haushaltsbuch in Excel: Vorlage selbst erstellen und Ausgaben im Griff behalten

Kurz erklärt: Ein Haushaltsbuch in Excel besteht aus drei Tabellenblättern: einem Monatsplan mit Einnahmen und geplanten Beträgen je Kategorie, einer Buchungsliste, in die jede Ausgabe mit Datum, Kategorie und Betrag eingetragen wird, und einer Monatsübersicht, die mit SUMMEWENNS automatisch addiert, was in jeder Kategorie tatsächlich ausgegeben wurde. So sehen Sie auf einen Blick, wo Sie im Plan liegen, wie viel übrig bleibt und wie hoch Ihre Sparquote ist.

Gegenüber einer App hat die eigene Excel-Vorlage zwei Vorteile: Die Kategorien passen genau zu Ihrem Haushalt, und Ihre Kontodaten bleiben auf Ihrem Rechner. Diese Anleitung zeigt Aufbau, Formeln und ein Rechenbeispiel — und wie Sie das Haushaltsbuch mit wenigen Minuten pro Woche aktuell halten.

Aufbau des Haushaltsbuchs

Ein kleines viertes Blatt „Einstellungen“ enthält die Liste der Kategorien. Über Daten → Datenüberprüfung → Liste erlaubt die Kategorie-Spalte der Buchungsliste nur noch diese Namen. Ein Tippfehler wie „Lebensmitel“ würde die Ausgabe sonst stillschweigend aus der Auswertung fallen lassen.

Schritt 1: Einnahmen und Kategorien festlegen

Planen Sie mit dem Nettoeinkommen, das tatsächlich auf dem Konto eingeht: Gehalt nach Steuern und Sozialabgaben, Kindergeld, Einkünfte aus Nebentätigkeit. Bei schwankendem Einkommen nehmen Sie einen eher schwachen Monat als Grundlage.

Für die Ausgaben reichen 15 bis 25 Kategorien in vier Gruppen:

• Fixkosten: Warmmiete oder Kreditrate, Strom, Internet und Handy, Versicherungen, Abonnements.
• Variable Ausgaben: Lebensmittel und Drogerie, Mobilität, Freizeit und Restaurant, Kleidung, Gesundheit, Geschenke.
• Unregelmäßige Ausgaben: Kfz-Versicherung, Rundfunkbeitrag bei vierteljährlicher Zahlung, Urlaub, Weihnachten, Reparaturen — dafür monatliche Rücklagen bilden.
• Sparen und Vorsorge: Notgroschen, Sparplan, Altersvorsorge, größere Ziele.

Schritt 2: Den Monatsplan erstellen

Ein Beispiel für einen Haushalt mit 3.600 € Nettoeinkommen:

Jeder Euro hat hier eine Aufgabe; was im Puffer übrig bleibt, wird am Monatsende verteilt. Als grobe Orientierung nutzen manche die 50/30/20-Regel (etwa 50 % für Notwendiges, 30 % für Wünsche, 20 % fürs Sparen). In Städten mit hohen Mieten ist das oft nicht erreichbar — entscheidend ist, dass der Plan zu Ihrem Haushalt passt.

Schritt 3: Die Buchungsliste führen

Im Blatt Buchungen stehen die Spalten A Datum, B Beschreibung, C Kategorie, D Betrag, E Konto. Ausgaben tragen Sie als positive Beträge ein. Am schnellsten geht es mit dem Kontoauszug: Fast alle Banken bieten im Onlinebanking einen Export als CSV-Datei an. Einmal pro Woche einfügen, Kategorien zuordnen — fertig. Bargeldausgaben notieren Sie entweder sofort oder buchen jede Abhebung als Ausgabe in der Kategorie „Bargeld“.

Schritt 4: Die Formeln der Monatsübersicht

In der Übersicht steht in B1 der Monatserste des gewünschten Monats (z. B. 01.12.2026), die Kategorien ab Zeile 4 in Spalte A. Die Formeln (deutsches Excel, Semikolon als Trennzeichen):

• Ist (C): =SUMMEWENNS(Buchungen!$D:$D;Buchungen!$C:$C;$A4;Buchungen!$A:$A;">="&$B$1;Buchungen!$A:$A;"<"&EDATUM($B$1;1))
• Soll (B): Verweis auf die passende Monatsspalte im Blatt Plan, z. B. =XVERWEIS($A4;Plan!$A:$A;Plan!M:M)
• Abweichung (D): =B4-C4 — negativ heißt überschritten.
• Verbraucht in % (E): =WENNFEHLER(C4/B4;0)

Mit einer bedingten Formatierung färben sich Kategorien über 90 % gelb und über 100 % rot. Ändern Sie das Datum in B1, rechnet die ganze Übersicht für einen anderen Monat. Darunter berechnen Sie zwei Kennzahlen: Rest im Monat (Einnahmen minus alle Ist-Ausgaben) und die Sparquote (Sparbeträge ÷ Nettoeinkommen). Im Beispiel sind das (350 + 200) ÷ 3.600 = 15,3 %.

Rücklagen für unregelmäßige Ausgaben

Die meisten Haushaltsbücher scheitern in dem Monat, in dem eine Jahresrechnung kommt. Listen Sie deshalb alle Ausgaben auf, die nicht monatlich anfallen — Kfz-Versicherung, Werkstatt, Urlaub, Geschenke, Jahresabos — und teilen Sie die Jahressumme durch zwölf. Im Beispiel ergeben 1.680 € pro Jahr eine Rücklage von 140 € im Monat. Überweisen Sie diesen Betrag per Dauerauftrag auf ein separates Tagesgeld- oder Unterkonto. Kommt die Rechnung, ist das Geld schon da und der Monatsplan bleibt intakt.

Monatsabschluss in zehn Minuten

1. Kontoauszug mit der Buchungsliste abgleichen: Fehlt eine Buchung?
2. Rote und gelbe Kategorien ansehen und den Grund in einer Zeile notieren.
3. Den Rest des Monats verteilen: Notgroschen, Sondertilgung oder Puffer für den nächsten Monat.
4. Den Plan für den nächsten Monat anpassen, nicht den abgelaufenen umschreiben.
5. Einmal im Quartal die Kategorien prüfen: Unbenutzte zusammenlegen, zu grobe aufteilen.

Excel, App oder Papier?

Viele beginnen mit Excel, um ihre Zahlen kennenzulernen, und entscheiden dann, ob sich eine App lohnt.

Typische Fehler

• Mit dem Bruttogehalt planen statt mit dem Nettobetrag.
• Jahresausgaben vergessen — sie sprengen sonst den Monat, in dem sie fällig werden.
• Zu viele Kategorien, sodass das Eintragen zur Last wird.
• Kein Puffer für Unvorhergesehenes.
• Nach einem schlechten Monat aufgeben: Die ersten zwei, drei Monate dienen dem Kalibrieren.

Häufige Fragen

Wie viel Notgroschen sollte man haben?

Häufig empfohlen werden einige Monatsausgaben als eiserne Reserve; die richtige Höhe hängt davon ab, wie sicher Ihr Einkommen ist und welche Fixkosten Sie haben. Wichtig ist, überhaupt regelmäßig anzufangen.

Wie führt man ein gemeinsames Haushaltsbuch als Paar?

Eine Spalte „Wer“ in der Buchungsliste ergänzen und gemeinsam festlegen, was aus dem Gemeinschaftskonto bezahlt wird. Mit Google Tabellen können beide vom Handy aus eintragen.

Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen oder LibreOffice?

Ja. Aufbau und Logik sind identisch; je nach Spracheinstellung unterscheiden sich lediglich Funktionsnamen und Trennzeichen.

Muss ich jeden Kassenbon eintragen?

Nein. Es reicht, die Summe pro Einkauf in der passenden Kategorie zu buchen. Wer genauer wissen will, wohin das Geld bei Lebensmitteln fließt, kann für einen Monat Unterkategorien führen.

Wie lange sollte man ein Haushaltsbuch führen?

Mindestens drei Monate, um verlässliche Durchschnittswerte zu bekommen. Viele behalten es dauerhaft bei, weil der Aufwand nach der Einrichtung gering ist.

Weitere Anleitungen finden Sie in der Rubrik Monatliches Haushaltsbudget im Bereich Haushaltsbuch & private Finanzen.