Planilha de controle de estoque: como montar no Excel passo a passo
Como montar uma planilha de controle de estoque no Excel ou Google Sheets: abas de produtos, entradas e saídas, saldo com SOMASES, custo médio, ponto de pedido, curva ABC e giro de estoque.
Resposta rápida: uma planilha de controle de estoque que funciona de verdade tem quatro abas — Produtos, Entradas, Saídas e Estoque. Você registra só as movimentações (compras recebidas, vendas, devoluções, perdas) e a aba Estoque calcula sozinha o saldo de cada item com SOMASES, o custo médio, o valor parado em mercadoria e o aviso de reposição quando o saldo chega ao ponto de pedido.
O modelo serve para loja virtual, loja física, revenda ou quem produz e vende os próprios produtos, e funciona no Excel e no Google Sheets. A seguir você vê a estrutura, as fórmulas prontas para copiar, um exemplo com números ilustrativos e os indicadores que valem a pena acompanhar todo mês: curva ABC e giro de estoque.
Por que registrar movimentações e não apenas o saldo
Muita gente controla o estoque com uma coluna de quantidade que vai sendo apagada e reescrita. Funciona até o primeiro erro: quando o número da planilha não bate com a prateleira, não há como descobrir o que aconteceu. Registrando cada entrada e cada saída, você ganha:
- histórico completo, com data, quantidade e documento (nota fiscal, pedido, devolução);
- saldo correto em qualquer data;
- a média de vendas de cada item, base para saber quando e quanto comprar;
- o custo médio calculado a partir das compras reais.
As quatro abas da planilha
| Aba | Cada linha é | Colunas |
|---|---|---|
| Produtos | um código (SKU) | Código, descrição, categoria, unidade, fornecedor, prazo de entrega (dias), estoque de segurança |
| Entradas | uma compra ou devolução recebida | Data, código, quantidade, custo unitário, nº da nota fiscal, observação |
| Saídas | uma venda, perda ou brinde | Data, código, quantidade, nº do pedido, canal, motivo |
| Estoque | um código | Entradas, saídas, saldo, custo médio, valor em estoque, venda diária, ponto de pedido, situação |
Transforme cada intervalo em tabela (Inserir → Tabela ou Ctrl + Alt + T) para as fórmulas acompanharem as novas linhas. Use Dados → Validação de Dados para que as colunas Código, Canal e Motivo aceitem apenas valores de uma lista: um espaço a mais em “Venda ” já faz a fórmula ignorar a linha.
Passo 1: cadastre os produtos
Cada produto — e cada variação com estoque próprio, como tamanho e cor — precisa de um código único, curto e que nunca muda, por exemplo CAM-BAS-P-PRETA. É ele que liga todas as abas.
Inclua o prazo de entrega do fornecedor em dias e o estoque de segurança, a quantidade mínima que você quer ter sempre para cobrir atrasos ou picos de venda. No começo são estimativas; ajuste quando tiver alguns meses de histórico.
Passo 2: lance entradas e saídas
Na aba Entradas (A Data, B Código, C Quantidade, D Custo unitário, E Nota fiscal, F Observação), registre cada compra no dia em que ela é conferida. O custo unitário deve incluir o frete da compra rateado por unidade e os impostos que você não recupera — é o custo real de colocar o produto na prateleira. Devoluções de clientes que voltam para a venda também entram aqui, com a observação “Devolução”.
Na aba Saídas (A Data, B Código, C Quantidade, D Pedido, E Canal, F Motivo), lance vendas, perdas, avarias e brindes, sempre com o motivo. Se você vende em loja virtual ou marketplace, cole a exportação de pedidos uma vez por semana em vez de digitar venda por venda.
Passo 3: calcule o saldo e o custo médio
Na aba Estoque, com o código na coluna A, use as fórmulas abaixo (no Excel em português o separador é ponto e vírgula):
- Entradas (B):
=SOMASES(Entradas!C:C;Entradas!B:B;A2) - Saídas (C):
=SOMASES(Saídas!C:C;Saídas!B:B;A2) - Saldo (D):
=B2-C2 - Custo médio (E):
=SEERRO(SOMARPRODUTO((Entradas!B2:B5000=A2)*Entradas!C2:C5000*Entradas!D2:D5000)/B2;0) - Valor em estoque (F):
=D2*E2
A soma da coluna F mostra quanto dinheiro está parado em mercadoria, um número importante para o fluxo de caixa. Se o seu Excel estiver em inglês, as funções se chamam SUMIFS, IFERROR e SUMPRODUCT, com vírgula como separador.
Passo 4: ponto de pedido e quantidade a comprar
O ponto de pedido é o saldo em que você precisa fazer a compra para a mercadoria chegar antes de acabar:
Ponto de pedido = venda média diária × prazo de entrega + estoque de segurança
- Venda diária (G), últimos 30 dias:
=SOMASES(Saídas!C:C;Saídas!B:B;A2;Saídas!F:F;"Venda";Saídas!A:A;">="&HOJE()-30)/30 - Ponto de pedido (H):
=ARREDONDAR.PARA.CIMA(G2*PROCX(A2;Produtos!A:A;Produtos!F:F)+PROCX(A2;Produtos!A:A;Produtos!G:G);0) - Situação (I):
=SE(D2<=H2;"Repor";"OK")
Exemplo ilustrativo: uma camiseta básica vende 12 unidades por dia, o fornecedor entrega em 7 dias e você quer 30 peças de segurança. O ponto de pedido é 12 × 7 + 30 = 114. Com 100 peças no estoque, a planilha mostra “Repor”.
Para decidir quanto comprar, defina quantos dias de venda o pedido deve cobrir depois de chegar. Para cobrir 30 dias: 12 × (7 + 30) + 30 = 474 peças de estoque-alvo; como você tem 100, o pedido é de 374. Durante os 7 dias de espera saem cerca de 84, então a compra chega com 16 em estoque e o saldo vai para 390 — 30 dias de venda mais a segurança.
Passo 5: curva ABC
Na maioria dos negócios, poucos itens respondem pela maior parte do faturamento. A curva ABC mostra quais são, para que você dê mais atenção a eles na reposição e na contagem:
- Calcule o faturamento de cada código no período (quantidade vendida × preço) e ordene do maior para o menor.
- Calcule o percentual acumulado:
=SOMA($B$2:B2)/SOMA($B$2:$B$500). - Classifique os itens. Uma convenção comum é chamar de A os itens até cerca de 80 % do faturamento acumulado, B até 95 % e C o restante.
Itens A merecem estoque de segurança revisado com mais frequência e contagem mensal; itens C podem ser contados com menos frequência e comprados em quantidades menores.
Passo 6: giro de estoque e inventário
O giro de estoque mostra quantas vezes o estoque se renova no período:
- Giro = custo das mercadorias vendidas (CMV) ÷ estoque médio
- Cobertura em dias = 365 ÷ giro
Com CMV de R$ 90.000 no ano e estoque médio de R$ 22.500, o giro é 4: em média um produto fica cerca de 91 dias parado. Calculado por categoria, o giro revela onde há dinheiro preso em mercadoria que vende devagar.
Nenhuma planilha substitui a contagem física. Faça um inventário rotativo — uma categoria por mês, começando pelos itens A — e, quando a contagem não bater, lance a diferença como entrada ou saída com motivo “Ajuste de inventário”, sem apagar nada. Para as obrigações fiscais de inventário da sua empresa, confirme com o seu contador.
Erros que bagunçam o controle de estoque
- Corrigir o saldo na mão em vez de lançar uma movimentação.
- Usar um único código para tamanhos ou cores diferentes: o total esconde que um tamanho acabou.
- Não registrar perdas, brindes e trocas: são as causas mais comuns de diferença.
- Custo sem frete: o custo médio fica menor que o real e o preço de venda é calculado errado. Veja como evitar isso na planilha de precificação.
- Lançar tudo no fim do mês: estoque atualizado com atraso não ajuda a decidir compras.
Planilha ou sistema de gestão?
| A planilha costuma bastar quando… | Vale considerar um sistema quando… |
|---|---|
| Você tem dezenas ou poucas centenas de códigos | O estoque precisa sincronizar automaticamente entre loja virtual e marketplaces |
| Uma ou duas pessoas fazem os lançamentos | Várias pessoas separam pedidos ao mesmo tempo |
| Há um único local de estoque | Você trabalha com vários depósitos, lotes ou validade |
| Você quer controlar as fórmulas e os relatórios | Precisa integrar emissão de nota fiscal e expedição |
Perguntas frequentes
Dá para usar essa planilha no Google Sheets?
Sim. A estrutura é a mesma e as funções existem no Google Sheets. É uma boa opção quando mais de uma pessoa lança movimentações, inclusive pelo celular.
Como controlar produtos com tamanho e cor?
Crie um código por variação e acrescente uma coluna “Produto” na aba Produtos. Com uma tabela dinâmica você vê o total por produto quando precisar.
Posso usar leitor de código de barras?
Pode. Um leitor USB ou Bluetooth comum digita o código como um teclado: use o código de barras como código do produto ou crie uma coluna para ele e busque com PROCX.
Qual a diferença entre estoque mínimo e ponto de pedido?
O estoque mínimo (ou de segurança) é a reserva que não deve ser usada no dia a dia. O ponto de pedido fica acima dele: soma a reserva com o que você vai vender enquanto a compra não chega.
Com que frequência devo contar o estoque?
Uma contagem rotativa mensal dos itens mais importantes e uma contagem completa pelo menos uma vez por ano funcionam bem para a maioria dos pequenos negócios.
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