Lagerverwaltung mit Excel: Artikelstamm, Lagerbewegungen, Meldebestand, ABC-Analyse und Inventur

Kurz gesagt: Eine Lagerverwaltung in Excel besteht aus zwei Tabellen: dem Artikelstamm (Artikelnummer, Bezeichnung, Einkaufspreis, Meldebestand, Lieferant) und einem Bewegungsjournal, in dem jeder Zugang und Abgang als eigene Zeile gebucht wird. Der aktuelle Bestand wird nie von Hand überschrieben, sondern per Formel berechnet: =SUMMEWENNS(Bewegungen[Menge];Bewegungen[Artikel];A2), wobei Abgänge als negative Mengen gebucht werden. Daraus ergeben sich automatisch Bestellvorschläge (Bestand unter Meldebestand), der Lagerwert, die Reichweite und eine ABC-Analyse.

Diese Lösung passt für kleine Händler, Onlineshops und Werkstätten mit einigen Dutzend bis wenigen Hundert Artikeln. Die Zahlen im Beispiel sind fiktiv.

Schritt 1: Artikelstamm anlegen

Legen Sie eine Tabelle (Strg+T) mit dem Namen Artikel an:

Schritt 2: Bewegungsjournal

Jede Lagerbewegung wird als Zeile in der Tabelle Bewegungen erfasst: Datum, Artikelnr., Art (Anfangsbestand, Wareneingang, Verkauf, Retoure, Inventurdifferenz), Menge, Beleg (Lieferschein- oder Bestellnummer) und Bemerkung.

• Zugänge positiv, Abgänge negativ. Damit nur korrekte Vorzeichen entstehen, kann eine Hilfsspalte die Menge umrechnen: =WENN([@Art]="Verkauf";-ABS([@Eingabe]);ABS([@Eingabe])).
• Datenüberprüfung (Daten → Datenüberprüfung → Liste) auf Artikelnummern und Bewegungsarten verhindert Tippfehler.
• Bezeichnung automatisch nachschlagen: =XVERWEIS([@Artikelnr.];Artikel[Artikelnr.];Artikel[Bezeichnung];"unbekannt").

Der Vorteil gegenüber einer Liste, in der man den Bestand direkt überschreibt: Jede Veränderung ist nachvollziehbar, und Fehler lassen sich über den Beleg finden.

Schritt 3: Bestand, Status und Lagerwert berechnen

• Bestand: =SUMMEWENNS(Bewegungen[Menge];Bewegungen[Artikelnr.];[@Artikelnr.])
• Status: =WENN([@Bestand]<=[@Meldebestand];"NACHBESTELLEN";"OK")
• Lagerwert: =[@Bestand]*[@[EK-Preis netto]]
• Abgang letzte 30 Tage: =-SUMMEWENNS(Bewegungen[Menge];Bewegungen[Artikelnr.];[@Artikelnr.];Bewegungen[Art];"Verkauf";Bewegungen[Datum];">="&HEUTE()-30)
• Reichweite in Monaten: =WENNFEHLER([@Bestand]/[@[Abgang 30 Tage]];"kein Abgang")

Wie Sie den Meldebestand aus Tagesverbrauch, Lieferzeit und Sicherheitsbestand ableiten, erklärt der Beitrag Meldebestand berechnen.

Beispiel: Monatsübersicht eines kleinen Onlineshops

Zwei Artikel liegen unter dem Meldebestand und müssen bestellt werden. Auffällig ist die Duftkerze: Sie bindet mit 627 € den größten Teil des Lagerwerts, reicht aber fast fünf Monate. Hier lohnt sich eine Aktion oder eine kleinere Bestellmenge beim nächsten Einkauf.

Schritt 4: ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ordnet Artikel nach ihrem Verbrauchswert (Abgangsmenge × EK-Preis) und zeigt, worauf sich die Aufmerksamkeit lohnt:

Vorgehen in Excel: Verbrauchswert berechnen, absteigend sortieren (oder mit =SORTIEREN() in einem separaten Bereich), Anteil =B2/SUMME($B$2:$B$6), kumulierten Anteil =SUMME($C$2:C2) und Klasse =WENN(D2<=80%;"A";WENN(D2<=95%;"B";"C")). Die Grenzen 80 % und 95 % sind übliche Richtwerte, keine feste Regel. A-Artikel sollten nie ausgehen und eng überwacht werden; bei C-Artikeln reichen einfache Regeln und größere Bestellintervalle.

Schritt 5: Inventur und Inventurdifferenzen

Kaufleute müssen zum Ende jedes Geschäftsjahres ein Inventar aufstellen, also ihre Vermögensgegenstände einschließlich der Vorräte erfassen. Üblich ist die Stichtagsinventur; daneben gibt es Verfahren wie die permanente Inventur, die eine laufend geführte Bestandsfortschreibung voraussetzen. Welche Variante zulässig und sinnvoll ist, klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.

In Excel läuft die Inventur so ab:

1. Zählliste ausdrucken (Artikel, Lagerplatz, leere Spalte „gezählt“), sortiert nach Lagerplatz.
2. Gezählte Mengen in eine Spalte neben den Sollbestand eintragen.
3. Differenz: =[@Gezählt]-[@Bestand].
4. Jede Differenz als Bewegung „Inventurdifferenz“ mit Datum und Beleg „Inventur 31.12.“ buchen, damit der Bestand wieder stimmt und die Korrektur nachvollziehbar bleibt.

Häufige oder große Differenzen sind ein Warnsignal: falsche Buchungen, nicht erfasste Retouren, Bruch oder Schwund.

Kennzahlen für den Überblick

• Umschlagshäufigkeit: Abgang (zu EK) ÷ durchschnittlicher Lagerwert; je höher, desto schneller dreht sich die Ware.
• Durchschnittliche Lagerdauer: 365 ÷ Umschlagshäufigkeit (Jahresbetrachtung).
• Lieferbereitschaft: Anteil der Bestellungen, die sofort aus dem Lager bedient werden konnten.

Für ein visuelles Cockpit mit Bestand, Nachbestellungen und Lagerwert eignet sich ein Dashboard mit PivotTables und Datenschnitten.

Grenzen der Excel-Lösung

• Keine automatische Synchronisierung mit Shop, Marktplätzen oder Kasse: Verkäufe müssen importiert oder gebucht werden.
• Mehrere gleichzeitige Nutzer führen leicht zu Konflikten; in der Cloud (Excel online, Google Tabellen) ist das besser handhabbar.
• Seriennummern, Chargen und Mindesthaltbarkeit lassen sich abbilden, machen die Datei aber schnell komplex.

Spätestens wenn mehrere Verkaufskanäle in Echtzeit abgeglichen werden müssen, ist ein Warenwirtschaftssystem die bessere Wahl.

Häufige Fehler

• Bestand direkt überschreiben statt Bewegungen zu buchen.
• Doppelte Artikelnummern oder Varianten (Farbe, Größe) ohne eigene Nummer.
• Retouren vergessen, wodurch der Bestand zu niedrig erscheint.
• Meldebestände nie anpassen, obwohl sich Absatz oder Lieferzeit geändert haben.

Häufige Fragen

Wie viele Artikel schafft Excel?

Technisch sehr viele. Praktisch wird es ab einigen Tausend Artikeln oder vielen täglichen Bewegungen unübersichtlich und langsam, vor allem mit vielen SUMMEWENNS-Formeln.

Kann ich Barcodes nutzen?

Ja. Ein USB-Barcodescanner verhält sich wie eine Tastatur und schreibt die Artikelnummer in die aktive Zelle. Das beschleunigt Wareneingang und Inventur deutlich.

Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?

Ja. SUMMEWENNS, XVERWEIS, WENN und SORTIEREN gibt es auch dort; statt Tabellenbezügen verwenden Sie normale Bereiche.

Weitere Beiträge finden Sie unter Online-Handel & Lagerverwaltung.