Umsatzübersicht in Excel: Vorlage für Verkaufsliste, Monatsauswertung und Vorjahresvergleich
So bauen Sie eine Umsatzübersicht in Excel: Verkaufsliste mit Netto, USt und Brutto, Auswertung nach Monat, Kanal und Produkt mit SUMMEWENNS, Vorjahresvergleich und ein durchgerechnetes Beispiel.
Eine Umsatzübersicht in Excel besteht aus zwei Teilen: einer Verkaufsliste, in der jeder Verkauf mit Datum, Kanal, Produkt, Nettobetrag und Umsatzsteuer erfasst wird, und einer Auswertung, die diese Liste automatisch nach Monaten, Verkaufskanälen und Produkten zusammenfasst und mit dem Vorjahr vergleicht. Damit sehen Sie auf einen Blick, welcher Monat stark war, welcher Kanal wächst und welche Produkte den Umsatz tragen. Die Rechenarbeit übernehmen SUMMEWENNS-Formeln oder eine PivotTable, sodass Sie nur die Verkäufe eintragen müssen.
Der Beitrag gehört zum Bereich Online-Handel & Lagerverwaltung. Wichtig vorab: Eine Umsatzübersicht ist ein Auswertungswerkzeug. Sie ersetzt weder Ihre Buchhaltung noch eine Einnahmenüberschussrechnung oder ein ordnungsgemäß geführtes Kassenbuch.
Aufbau der Vorlage
| Tabellenblatt | Inhalt | Pflege |
|---|---|---|
| Verkaufsliste | Eine Zeile pro Verkauf oder pro Tagesabschluss | Laufend |
| Stammdaten | Produkte mit Artikelnummer, Warengruppe, USt-Satz; Liste der Kanäle | Bei neuen Produkten |
| Monatsübersicht | Umsatz je Monat und Kanal, Vorjahr, Veränderung in % | Rechnet automatisch |
| Produktauswertung | Umsatz und Menge je Produkt oder Warengruppe | Rechnet automatisch |
Spalten der Verkaufsliste
- Datum und daraus berechnet Jahr (
=JAHR(A2)) und Monat (=MONAT(A2)) - Beleg- oder Bestellnummer (Rechnungsnummer, Shop-Bestellnummer)
- Kanal: eigener Shop, Marktplatz, Ladengeschäft, Markt, B2B (Dropdown über Datenüberprüfung)
- Artikelnummer und per Formel nachgeschlagen Produktname und Warengruppe
- Menge und Bruttobetrag
- USt-Satz (nachgeschlagen aus den Stammdaten), Nettobetrag und USt-Betrag
- Zahlungsart und ggf. Kunde (für B2B, verknüpft mit Ihrer CRM-Vorlage)
Die wichtigsten Formeln
Netto und Umsatzsteuer aus dem Bruttobetrag
Steht der Bruttobetrag in H2 und der USt-Satz (z. B. 19 % oder 7 %) in I2:
- Nettobetrag:
=RUNDEN(H2/(1+I2);2) - USt-Betrag:
=H2-J2
Ein Bruttobetrag von 119,00 € bei 19 % ergibt 100,00 € netto und 19,00 € Umsatzsteuer; 53,50 € brutto bei 7 % ergeben 50,00 € netto und 3,50 € Umsatzsteuer. Welcher Steuersatz für ein Produkt gilt, klären Sie im Zweifel mit Ihrer Steuerberatung.
Produktdaten nachschlagen
=XVERWEIS(E2;Stammdaten!A:A;Stammdaten!B:B;"unbekannt") holt den Produktnamen zur Artikelnummer. In älteren Excel-Versionen: =WENNFEHLER(SVERWEIS(E2;Stammdaten!A:C;2;FALSCH);"unbekannt").
Monatsumsatz je Kanal
In der Monatsübersicht stehen die Monate 1–12 in Spalte A und die Kanäle in der Kopfzeile. Für den Nettoumsatz des Jahres in $B$1:
=SUMMEWENNS(Verkaufsliste!$J:$J;Verkaufsliste!$C:$C;$B$1;Verkaufsliste!$D:$D;$A3;Verkaufsliste!$F:$F;B$2)
Dabei ist J der Nettobetrag, C das Jahr, D der Monat und F der Kanal. Die Formel nach rechts und unten kopieren – fertig ist die Matrix.
Veränderung zum Vorjahr
=WENNFEHLER(B3/C3-1;"") zeigt die prozentuale Veränderung gegenüber dem Vorjahresmonat; mit bedingter Formatierung färben Sie Rückgänge rot.
Anzahl Verkäufe und Durchschnittsbon
- Anzahl Verkäufe im Monat:
=ZÄHLENWENNS(Verkaufsliste!$C:$C;$B$1;Verkaufsliste!$D:$D;$A3) - Durchschnittlicher Nettobetrag pro Verkauf: Monatsumsatz geteilt durch Anzahl Verkäufe
Beispiel: Halbjahresübersicht eines kleinen Online-Händlers
Ein Händler verkauft handgemachte Wohnaccessoires über den eigenen Shop, einen Marktplatz und ab März zusätzlich auf Wochenmärkten. Nettoumsätze erstes Halbjahr 2026 im Vergleich zum Vorjahr:
| Monat | Eigener Shop | Marktplatz | Wochenmarkt | Gesamt 2026 | Gesamt 2025 | Veränderung |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Januar | 4.200 | 1.800 | 0 | 6.000 | 5.300 | +13,2 % |
| Februar | 3.900 | 1.650 | 0 | 5.550 | 5.100 | +8,8 % |
| März | 4.600 | 2.100 | 650 | 7.350 | 5.900 | +24,6 % |
| April | 5.100 | 2.300 | 900 | 8.300 | 6.400 | +29,7 % |
| Mai | 5.400 | 2.050 | 1.200 | 8.650 | 6.700 | +29,1 % |
| Juni | 4.800 | 1.900 | 1.350 | 8.050 | 6.600 | +22,0 % |
| Summe | 28.000 | 11.800 | 4.100 | 43.900 | 36.000 | +21,9 % |
Was die Übersicht zeigt:
- Der Umsatz liegt im Halbjahr 21,9 % über dem Vorjahr, durchschnittlich rund 7.317 € netto pro Monat.
- Der eigene Shop trägt 63,8 % des Umsatzes, der Marktplatz 26,9 %, der neue Kanal Wochenmarkt bereits 9,3 %.
- Ohne den Wochenmarkt läge das Wachstum bei (43.900 − 4.100) / 36.000 − 1 ≈ 10,6 %. Der neue Kanal erklärt also etwa die Hälfte des Zuwachses.
- Juni fällt gegenüber Mai leicht ab, vor allem im eigenen Shop – ein Hinweis, Aktionen oder Lagerbestände für die Sommermonate zu prüfen.
Produkte auswerten: Welche Artikel tragen den Umsatz?
Im Blatt Produktauswertung summieren Sie Menge und Nettoumsatz je Artikelnummer mit SUMMEWENNS und sortieren absteigend. Eine einfache ABC-Einteilung hilft beim Fokussieren: kumulierten Anteil berechnen und Artikel bis 80 % als A, bis 95 % als B, den Rest als C markieren. A-Artikel sollten nie ausverkauft sein – die Mengen dafür liefert Ihre Lagerverwaltung in Excel, den Nachbestellzeitpunkt der Meldebestand.
Umsatz allein sagt noch nichts über den Gewinn. Ergänzen Sie den Wareneinsatz je Artikel, um die Handelsspanne pro Produkt und Kanal zu sehen; Marktplatzgebühren können einen umsatzstarken Kanal deutlich weniger attraktiv machen.
Umsatzübersicht und Kleinunternehmerregelung
Wer die Kleinunternehmerregelung nach § 19 UStG nutzt, sollte seinen Umsatz laufend im Blick behalten, weil die Regelung an Umsatzgrenzen geknüpft ist. Seit 2025 gelten nach unserem Kenntnisstand 25.000 € im Vorjahr und 100.000 € im laufenden Jahr; Details zur Berechnung und die aktuelle Rechtslage sollten Sie mit Ihrer Steuerberatung oder anhand der offiziellen Informationen des Bundesfinanzministeriums prüfen. Eine kumulierte Jahressumme in der Monatsübersicht (=SUMME($E$3:E3)) zeigt, wie nah Sie an der Grenze liegen. Als Kleinunternehmer weisen Sie keine Umsatzsteuer aus – setzen Sie den USt-Satz in der Vorlage dann auf 0 %.
PivotTable statt Formeln?
Wandeln Sie die Verkaufsliste in eine Tabelle um (Strg + T) und fügen Sie über Einfügen → PivotTable eine Auswertung ein: Datum in die Zeilen (nach Monaten gruppiert), Kanal in die Spalten, Nettobetrag in die Werte. Das ist schneller eingerichtet, muss aber nach neuen Einträgen über Alle aktualisieren neu berechnet werden. Die SUMMEWENNS-Variante aktualisiert sich sofort und lässt sich leichter in ein festes Berichtslayout einbauen.
Typische Fehler
- Brutto und netto vermischt: Werten Sie immer netto aus; Bruttobeträge verzerren den Vergleich, wenn sich Steuersätze oder der Produktmix ändern.
- Erstattungen vergessen: Retouren und Gutschriften als negative Zeilen erfassen, sonst ist der Umsatz zu hoch.
- Kanalnamen frei eintippen: „Shop“, „Onlineshop“ und „Webshop“ zählen sonst getrennt. Nutzen Sie ein Dropdown.
- Formeln überschrieben: Schützen Sie berechnete Spalten mit dem Blattschutz.
- Umsatz mit Zahlungseingang verwechselt: Für die Liquidität zählt, wann das Geld eingeht – dafür gibt es die Liquiditätsplanung.
FAQ
Muss ich jeden einzelnen Verkauf erfassen?
Für die Auswertung reicht je nach Geschäft auch eine Zeile pro Tag und Kanal, etwa aus dem Tagesabschluss der Kasse oder dem Shop-Export. Für Produktauswertungen brauchen Sie dagegen Zeilen mit Artikelnummer.
Kann ich Shop- und Marktplatz-Exporte direkt übernehmen?
Ja, wenn Sie die Spalten der Exporte auf die Struktur der Verkaufsliste abbilden. Power Query (Daten → Daten abrufen) kann wiederkehrende CSV-Exporte automatisch umformen und anhängen.
Ersetzt die Umsatzübersicht die Buchhaltung?
Nein. Sie dient der Steuerung. Für Steuererklärungen und Aufbewahrungspflichten gelten die Vorgaben an eine ordnungsgemäße Buchführung; dafür nutzen Sie Ihre Buchhaltung bzw. Ihre Steuerberatung.
Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?
Ja. SUMMEWENNS, ZÄHLENWENNS, XVERWEIS und PivotTables gibt es auch in Google Tabellen; die Funktionsnamen erscheinen je nach Spracheinstellung deutsch oder englisch.
Nächster Schritt: Legen Sie zuerst die Stammdaten mit Produkten, USt-Sätzen und Kanälen an, tragen Sie die Verkäufe des letzten Monats ein und bauen Sie dann die Monatsübersicht. Weitere Vorlagen finden Sie unter Online-Handel & Lagerverwaltung.