Meldebestand berechnen: Formel, Beispiele und Excel-Vorlage zum Nachbauen

Kurz erklärt: Der Meldebestand ist der Lagerbestand, bei dem Sie nachbestellen müssen, damit die Ware ankommt, bevor der Sicherheitsbestand angegriffen wird. Die Formel lautet:

Meldebestand = durchschnittlicher Tagesverbrauch × Wiederbeschaffungszeit (in Tagen) + Sicherheitsbestand

Verkaufen Sie täglich 25 Stück eines Artikels, braucht Ihr Lieferant 8 Tage und möchten Sie 100 Stück Sicherheitsbestand halten, liegt der Meldebestand bei 25 × 8 + 100 = 300 Stück. Sobald der Bestand auf 300 sinkt, wird bestellt.

In diesem Beitrag finden Sie die Formel Schritt für Schritt, zwei Wege zum Sicherheitsbestand, die Berechnung von Höchstbestand und Bestellmenge sowie eine Lagerliste für Excel, die das Bestellsignal automatisch anzeigt.

Die Begriffe im Überblick

Die Begriffe Sicherheitsbestand und Mindestbestand werden in der Praxis meist gleich verwendet. Manche Betriebe unterscheiden zusätzlich einen „eisernen Bestand“, der nur in Notfällen angegriffen wird. Wichtig ist, dass im eigenen Lager jeder dieselbe Definition verwendet.

Schritt 1: Den Tagesverbrauch ermitteln

Nehmen Sie die tatsächlichen Abgänge eines aussagekräftigen Zeitraums, zum Beispiel der letzten 90 Tage, und teilen Sie durch die Anzahl der Tage. Rechnen Sie mit Kalendertagen, wenn Ihr Onlineshop täglich verkauft, und mit Arbeitstagen, wenn das Lager nur werktags entnimmt — und verwenden Sie dann auch die Wiederbeschaffungszeit in derselben Einheit.

Bei stark saisonalen Artikeln liefert ein Durchschnitt über das ganze Jahr zu niedrige Werte für die Hauptsaison. Verwenden Sie dann den Verbrauch der vergleichbaren Wochen des Vorjahres oder einen kürzeren, aktuellen Zeitraum.

Schritt 2: Die Wiederbeschaffungszeit realistisch ansetzen

Die Wiederbeschaffungszeit umfasst mehr als die Lieferzeit des Lieferanten: Auch die Zeit bis zur Bestellung, Wochenenden, Feiertage und die Prüfung beim Wareneingang zählen. Wer nur einmal pro Woche bestellt, muss bis zu sieben Tage Wartezeit bis zum nächsten Bestelltermin mit einrechnen.

Schritt 3: Den Sicherheitsbestand festlegen

Für den Sicherheitsbestand gibt es zwei verbreitete Ansätze:

• Pauschal: eine feste Anzahl von Reichweitentagen, zum Beispiel 4 Tage × 25 Stück = 100 Stück. Einfach und für die meisten kleinen Lager ausreichend.
• Statistisch: Sicherheitsbestand = z × σ × √Wiederbeschaffungszeit. Dabei ist σ die Standardabweichung des Tagesverbrauchs und z ein Faktor für den gewünschten Servicegrad (etwa 1,65 für rund 95 % Lieferfähigkeit). Mit σ = 6 Stück und 8 Tagen ergibt sich 1,65 × 6 × √8 ≈ 28 Stück.

Die statistische Methode berücksichtigt nur Schwankungen der Nachfrage. Wenn eher Ihr Lieferant unzuverlässig ist, planen Sie zusätzlich einen Puffer für Lieferverzögerungen ein.

Schritt 4: Meldebestand berechnen — Beispiele

Die Zahlen sind Beispiele. Beachten Sie bei Verpackungsmaterial wie dem Versandkarton, dass der Verbrauch mit Ihren Bestellungen steigt — er sollte deshalb genauso überwacht werden wie verkaufte Ware.

Schritt 5: Höchstbestand und Bestellmenge

Der Meldebestand sagt, wann bestellt wird, nicht wie viel. Im Bestellpunktverfahren gilt als einfache Regel: Die Lieferung soll eintreffen, wenn der Bestand den Sicherheitsbestand erreicht, und das Lager wieder bis zum Höchstbestand auffüllen:

Bestellmenge = Höchstbestand − Sicherheitsbestand

Bei einem Höchstbestand von 600 Handyhüllen und 100 Stück Sicherheitsbestand bestellen Sie also 500 Stück. Läuft der Verkauf wie geplant, sind bei Eintreffen der Ware noch 100 Stück da (300 − 25 × 8), danach 600.

Die optimale Bestellmenge nach Andler

Wer häufig bestellt, zahlt mehr Bestellkosten; wer selten und viel bestellt, mehr Lagerkosten. Die Andler-Formel sucht den Ausgleich:

Optimale Bestellmenge = √(2 × Jahresbedarf × Bestellfixkosten ÷ (Einstandspreis × Lagerhaltungskostensatz))

Beispiel: 9.000 Stück Jahresbedarf, 50 € Kosten pro Bestellung, 4 € Einstandspreis und 20 % Lagerhaltungskostensatz ergeben √(2 × 9.000 × 50 ÷ 0,80) ≈ 1.061 Stück. Die Formel setzt einen gleichmäßigen Verbrauch und feste Preise voraus; Mengenrabatte, Mindestbestellmengen oder begrenzter Lagerplatz verändern das Ergebnis in der Praxis.

Excel-Lagerliste mit automatischem Bestellsignal

Legen Sie drei Tabellenblätter an:

• Artikel: A Artikelnummer, B Bezeichnung, C Lieferant, D Wiederbeschaffungszeit, E Sicherheitsbestand, F Höchstbestand
• Bewegungen: A Datum, B Artikelnummer, C Art (Zugang/Abgang), D Menge, E Beleg
• Bestand: eine Zeile pro Artikelnummer mit den Formeln unten

Formeln im Blatt Bestand (deutsches Excel trennt Argumente mit Semikolon):

• Bestand (B): =SUMMEWENNS(Bewegungen!D:D;Bewegungen!B:B;A2;Bewegungen!C:C;"Zugang")-SUMMEWENNS(Bewegungen!D:D;Bewegungen!B:B;A2;Bewegungen!C:C;"Abgang")
• Tagesverbrauch (C), letzte 90 Tage: =SUMMEWENNS(Bewegungen!D:D;Bewegungen!B:B;A2;Bewegungen!C:C;"Abgang";Bewegungen!A:A;">="&HEUTE()-90)/90
• Meldebestand (D): =AUFRUNDEN(C2*XVERWEIS(A2;Artikel!A:A;Artikel!D:D)+XVERWEIS(A2;Artikel!A:A;Artikel!E:E);0)
• Status (E): =WENN(B2<=D2;"Bestellen";"OK")
• Bestellvorschlag (F): =WENN(E2="Bestellen";XVERWEIS(A2;Artikel!A:A;Artikel!F:F)-XVERWEIS(A2;Artikel!A:A;Artikel!E:E);0)

Mit einer bedingten Formatierung auf der Statusspalte springen alle Artikel unter Meldebestand sofort ins Auge. Ältere Excel-Versionen ohne XVERWEIS nutzen SVERWEIS; in englischem Excel heißen die Funktionen SUMIFS, IF, ROUNDUP und XLOOKUP. Für die statistische Variante berechnen Sie σ aus den Tagesabgängen mit STABW.S und die Wurzel mit WURZEL.

Bestellpunkt- oder Bestellrhythmusverfahren?

Der Meldebestand gehört zum Bestellpunktverfahren: Bestellt wird, sobald der Bestand die Schwelle erreicht — der Zeitpunkt ist variabel, die Menge meist fest. Viele kleine Händler bestellen aber lieber zu festen Terminen, etwa alle zwei Wochen, weil Lieferanten Liefertage vorgeben oder mehrere Artikel gebündelt bestellt werden. Das ist das Bestellrhythmusverfahren: fester Termin, variable Menge.

Beim Rhythmusverfahren berechnen Sie die Menge so, dass der Bestand bei Eintreffen der Ware wieder den Höchstbestand erreicht: Bestellmenge = Höchstbestand − aktueller Bestand + Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit. Mit den Werten der Handyhülle — Höchstbestand 600, aktueller Bestand 260, 25 Stück × 8 Tage Verbrauch — sind das 600 − 260 + 200 = 540 Stück. Bei Eintreffen sind noch 60 Stück da, danach wieder 600.

Beide Verfahren lassen sich kombinieren: feste Bestelltermine für die Masse der Artikel, zusätzlich ein Meldebestand als Notbremse für die wichtigsten Schnelldreher.

Typische Fehler

• Durchschnitt über zu lange Zeiträume bei Trend- oder Saisonartikeln: Der Meldebestand ist dann zu niedrig.
• Nur die Lieferzeit statt der gesamten Wiederbeschaffungszeit ansetzen.
• Meldebestand einmal berechnen und nie anpassen: Überprüfen Sie die Werte mindestens quartalsweise.
• Bestände nur im Kopf korrigieren: Jede Korrektur nach einer Inventur gehört als Bewegung mit Beleg in die Liste.
• Retouren vergessen: Wieder verkaufbare Retouren sind Zugänge und erhöhen den Bestand.

Häufige Fragen

Was ist der Unterschied zwischen Meldebestand und Mindestbestand?

Der Mindestbestand (Sicherheitsbestand) ist die Reserve, die nicht unterschritten werden soll. Der Meldebestand liegt darüber: Er enthält zusätzlich den Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit und löst die Bestellung aus.

Wie oft sollte der Meldebestand neu berechnet werden?

Mit einer Excel-Liste wie oben geschieht das automatisch bei jeder neuen Bewegung. Die Eingabewerte — Wiederbeschaffungszeit, Sicherheitsbestand, Höchstbestand — sollten Sie mindestens vierteljährlich und bei jedem Lieferantenwechsel prüfen.

Was tun, wenn der Bestand schon unter dem Sicherheitsbestand liegt?

Sofort bestellen und prüfen, ob eine Eillieferung möglich ist. Anschließend analysieren, ob der Tagesverbrauch gestiegen ist oder die Wiederbeschaffungszeit länger war als angesetzt, und die Werte anpassen.

Funktioniert die Vorlage auch in Google Sheets?

Ja. Aufbau und Logik bleiben gleich; je nach Spracheinstellung der Tabelle unterscheiden sich lediglich Funktionsnamen und Trennzeichen.

Lohnt sich ein Meldebestand auch für sehr kleine Shops?

Gerade dort: Wer selbst packt, verkauft und einkauft, vergisst Nachbestellungen am leichtesten. Ein automatisches Bestellsignal für die zwanzig wichtigsten Artikel verhindert die meisten Engpässe.

Weitere Anleitungen zu Onlinehandel und Lager finden Sie im Bereich Online-Handel & Lagerverwaltung. Wie Sie aus dem Einstandspreis einen Verkaufspreis mit ausreichender Spanne ableiten, erklärt der Beitrag Handelsspanne berechnen.