Bestellformular Vorlage in Excel: Bestellung mit Positionen, Umsatzsteuer, Skonto und Bestellübersicht
Bestellformular in Excel erstellen: Pflichtangaben einer Bestellung, Positionen mit Artikelnummer, Menge und Einzelpreis, Umsatzsteuer nach Steuersatz getrennt, Skonto und Zahlungsbedingungen, automatische Bestellnummer, Bestellübersicht mit Status und Abgleich von Bestellung, Lieferschein und Rechnung, mit Beispiel.
Kurz gesagt: Ein Bestellformular (Bestellung an einen Lieferanten) enthält Kopfdaten (Ihr Unternehmen, Lieferant, Bestellnummer, Bestelldatum, gewünschter Liefertermin, Lieferadresse), eine Positionstabelle (Artikelnummer, Bezeichnung, Menge, Einheit, Einzelpreis netto, Gesamtpreis) und einen Summenblock mit Nettobetrag, Umsatzsteuer und Bruttobetrag. Dazu kommen Liefer- und Zahlungsbedingungen. In Excel ist die Kernformel je Position:
=Menge*Einzelpreis*(1-Rabatt)
Mit einer zweiten Tabelle, der Bestellübersicht, behalten Sie im Blick, was bestellt, bestätigt, geliefert und berechnet ist. Die Zahlen im Beispiel sind fiktiv.
Schritt 1: Kopfdaten und Bestellnummer
- Bestellnummer fortlaufend aus der Bestellübersicht:
="B-"&JAHR(HEUTE())&"-"&TEXT(ZÄHLENWENNS(Bestellungen[Jahr];JAHR(HEUTE()))+1;"000") - Bestelldatum fest eintragen (nicht
HEUTE(), sonst ändert es sich beim nächsten Öffnen). - Lieferant per Auswahlliste; Anschrift, Kundennummer beim Lieferanten und Ansprechpartner per
=XVERWEIS(Lieferant;Lieferanten[Name];Lieferanten[Anschrift]). - Lieferadresse und Wunschtermin, ggf. Anlieferzeiten.
Schritt 2: Positionen
| Spalte | Inhalt | Formel |
|---|---|---|
| Pos. | 1, 2, 3 … | |
| Artikelnr. | Ihre oder die des Lieferanten | Auswahlliste aus dem Artikelstamm |
| Bezeichnung | automatisch | =XVERWEIS(B14;Artikel[Nr.];Artikel[Bezeichnung];"") |
| Menge, Einheit | z. B. 10 Karton | |
| Einzelpreis netto | laut Angebot oder Preisliste | =XVERWEIS(B14;Artikel[Nr.];Artikel[EK netto];0) |
| Rabatt % | optional | |
| Gesamt netto | =WENN(B14="";"";D14*F14*(1-G14)) |
|
| USt-Satz | je Artikel | =XVERWEIS(B14;Artikel[Nr.];Artikel[USt];0) |
Hinterlegen Sie den Steuersatz im Artikelstamm statt ihn jedes Mal einzutippen. Welcher Satz gilt, hängt von der Einordnung des Artikels ab; im Zweifel klären Sie das mit Lieferant oder Steuerberatung.
Schritt 3: Summen nach Steuersätzen
Gibt es Positionen mit 19 % und 7 %, weisen Sie Netto und Steuer je Satz getrennt aus:
- Netto 19 %:
=SUMMEWENNS(H14:H30;I14:I30;19%) - USt 19 %:
=RUNDEN(Netto19*19%;2) - Netto 7 % und USt 7 % entsprechend
- Brutto:
=Netto19+USt19+Netto7+USt7
Beispiel: Bestellung eines Cafés beim Großhändler
| Pos. | Artikel | Menge | Einzelpreis netto | Gesamt netto | USt |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Kaffeebohnen, 1 kg | 20 Beutel | 14,50 € | 290,00 € | 7 % |
| 2 | Pappbecher 300 ml (Karton) | 10 Karton | 32,00 € | 320,00 € | 19 % |
| 3 | Zuckersticks (Karton) | 5 Karton | 18,00 € | 90,00 € | 7 % |
| Summenblock | Betrag |
|---|---|
| Netto 7 % | 380,00 € |
| USt 7 % | 26,60 € |
| Netto 19 % | 320,00 € |
| USt 19 % | 60,80 € |
| Gesamt brutto | 787,40 € |
| Bei Zahlung innerhalb 14 Tagen 2 % Skonto | −15,75 € |
| Zahlbetrag mit Skonto | 771,65 € |
Skonto: lohnt sich die schnelle Zahlung?
Bei „14 Tage 2 % Skonto, 30 Tage netto“ zahlen Sie 16 Tage früher und sparen 2 %. Auf ein Jahr hochgerechnet entspricht das grob einem Zinssatz von 2 % × 360 ÷ 16 = 45 %. Skonto zu nutzen ist daher fast immer günstiger als jede Finanzierung über den Kontokorrent. Ob das Geld zum Zahlungstermin da ist, zeigt die Liquiditätsplanung. Formel für die Vergleichsrechnung: =SkontoSatz*360/(Zahlungsziel-Skontofrist).
Schritt 4: Bedingungen und Hinweise
- Lieferbedingungen: frei Haus, ab Lager, Versandkosten, Teillieferungen erlaubt oder nicht.
- Zahlungsbedingungen: wie mit dem Lieferanten vereinbart, z. B. Skonto und Zahlungsziel.
- Bitte um Auftragsbestätigung mit Liefertermin.
- Referenz: „Bitte geben Sie die Bestellnummer auf Lieferschein und Rechnung an.“
- Bei Bedarf Verweis auf Ihre Einkaufsbedingungen.
Speichern bzw. versenden Sie die Bestellung als PDF (Datei → Exportieren), damit sie nicht verändert werden kann.
Schritt 5: Bestellübersicht und Abgleich
In der Tabelle Bestellungen steht je Bestellung eine Zeile: Bestellnummer, Jahr, Datum, Lieferant, Betrag netto, Wunschtermin, bestätigter Termin, Status (offen, bestätigt, teilgeliefert, geliefert, berechnet, bezahlt), Lieferschein-Nr., Rechnungs-Nr.
- Überfällige Lieferungen:
=WENN(UND(ODER([@Status]="offen";[@Status]="bestätigt");HEUTE()>[@[Bestätigter Termin]]);"ÜBERFÄLLIG";"") - Offenes Bestellvolumen je Lieferant:
=SUMMEWENNS(Bestellungen[Netto];Bestellungen[Lieferant];A2;Bestellungen[Status];"<>bezahlt") - Dreifacher Abgleich: Stimmen Bestellung, Lieferschein (gelieferte Menge) und Rechnung (berechnete Menge und Preis) überein? Erst dann wird die Rechnung freigegeben.
Gelieferte Mengen buchen Sie anschließend als Wareneingang in Ihrer Lagerverwaltung; der Meldebestand aus dem Artikelstamm zeigt, wann die nächste Bestellung fällig ist.
Häufige Fehler
- Keine Bestellnummer: Rechnungen lassen sich später nicht zuordnen.
- Preise aus dem Gedächtnis statt aus Angebot oder Preisliste.
- Steuersätze vermischt und nur ein Steuerbetrag ausgewiesen.
- Keine Auftragsbestätigung eingefordert, Liefertermin unklar.
- Rechnung ohne Abgleich bezahlt.
Häufige Fragen
Was ist der Unterschied zwischen Bestellung und Auftragsbestätigung?
Die Bestellung geht von Ihnen an den Lieferanten; die Auftragsbestätigung ist dessen Antwort mit Preisen und Terminen. Weichen beide voneinander ab, sollten Sie das vor der Lieferung klären.
Kann ich das Formular für Bestellungen meiner Kunden nutzen?
Für Kundenbestellungen dreht sich die Perspektive um: Dann brauchen Sie eher ein Angebot bzw. eine Auftragsbestätigung und später eine Rechnung, etwa mit der Rechnungsvorlage in Excel.
Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?
Ja. XVERWEIS, SUMMEWENNS, RUNDEN, ZÄHLENWENNS und TEXT sind verfügbar; als PDF exportieren Sie über das Datei-Menü.
Mehr dazu unter Online-Handel & Lagerverwaltung.