Mẫu đơn đặt hàng Excel: lập đơn mua hàng gửi nhà cung cấp và theo dõi giao nhận
Cách lập mẫu đơn đặt hàng (đơn mua hàng) trên Excel: bố cục, công thức tính tiền, đánh số đơn, điều khoản giao hàng và thanh toán, sổ theo dõi đơn đặt hàng và đối chiếu đơn – phiếu nhập kho – hóa đơn.
Trả lời nhanh: một mẫu đơn đặt hàng (đơn mua hàng gửi nhà cung cấp) trên Excel gồm thông tin bên mua và bên bán, số đơn và ngày đặt, ngày và địa điểm giao hàng, bảng hàng hóa (mã hàng, tên – quy cách, đơn vị tính, số lượng, đơn giá, thành tiền), thuế GTGT, tổng tiền và điều khoản về thanh toán, giao nhận, chất lượng. Kèm theo là một sổ theo dõi để biết đơn nào đã giao đủ, đơn nào còn thiếu và khớp với phiếu nhập kho, hóa đơn hay chưa.
Đơn đặt hàng rõ ràng giúp nhà cung cấp giao đúng thứ bạn cần, đúng hạn, và là căn cứ khi có sai lệch về số lượng hay giá. Bài viết hướng dẫn dựng mẫu từ đầu; các số liệu ví dụ chỉ để minh họa.
Bố cục mẫu đơn đặt hàng
| Phần | Nội dung |
|---|---|
| Đầu trang | Tên, mã số thuế, địa chỉ, điện thoại doanh nghiệp đặt hàng; tiêu đề “ĐƠN ĐẶT HÀNG” |
| Thông tin đơn | Số đơn, ngày đặt, người phụ trách mua hàng, số báo giá tham chiếu |
| Nhà cung cấp | Tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ |
| Giao hàng | Ngày giao yêu cầu, địa điểm, người nhận, điều kiện vận chuyển |
| Bảng hàng hóa | STT, mã hàng, tên – quy cách, ĐVT, số lượng, đơn giá, thành tiền |
| Tổng hợp | Cộng tiền hàng, thuế GTGT, tổng thanh toán, số tiền bằng chữ |
| Điều khoản | Thời hạn và phương thức thanh toán, yêu cầu chứng từ (hóa đơn, phiếu giao hàng, chứng nhận chất lượng), đổi trả |
| Xác nhận | Người lập, người duyệt của bên mua; xác nhận của nhà cung cấp |
Bước 1: Danh mục hàng và nhà cung cấp
Tạo sheet DanhMuc với mã hàng, tên – quy cách, đơn vị tính, đơn giá mua theo báo giá gần nhất và nhà cung cấp chính; sheet NhaCungCap với tên, mã số thuế, địa chỉ, người liên hệ, điều khoản thanh toán thường dùng. Trong đơn, chỉ cần chọn nhà cung cấp và mã hàng từ danh sách thả xuống, các thông tin còn lại tự điền bằng XLOOKUP.
Bước 2: Bảng hàng hóa và công thức
Bảng hàng bắt đầu từ dòng 16: A STT, B Mã hàng, C Tên – quy cách, D ĐVT, E Số lượng, F Đơn giá, G Thành tiền.
- Tên – quy cách (C16):
=IF(B16="","",XLOOKUP(B16,DanhMuc!A:A,DanhMuc!B:B)) - Đơn giá (F16):
=IF(B16="","",XLOOKUP(B16,DanhMuc!A:A,DanhMuc!D:D))— sửa tay nếu đơn này có giá riêng. - Thành tiền (G16):
=IF(B16="","",E16*F16) - Cộng tiền hàng:
=SUM(G16:G35); Thuế GTGT:=ROUND(Cộng*Thuế suất,0); Tổng thanh toán: cộng hai dòng trên.
Nếu máy dùng định dạng số Việt Nam, thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy. Thuế suất GTGT phụ thuộc mặt hàng và chính sách từng thời kỳ; hãy lấy theo hóa đơn, báo giá của nhà cung cấp.
Ví dụ đơn đặt văn phòng phẩm
| STT | Tên – quy cách | ĐVT | SL | Đơn giá (đ) | Thành tiền (đ) |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Giấy A4 70 gsm | Ram | 50 | 65.000 | 3.250.000 |
| 2 | Hộp mực máy in laser | Hộp | 6 | 420.000 | 2.520.000 |
| 3 | Bìa hồ sơ nhựa A4 | Cái | 100 | 8.500 | 850.000 |
| Cộng tiền hàng | 6.620.000 | ||||
| Thuế GTGT (ví dụ 10%) | 662.000 | ||||
| Tổng thanh toán | 7.282.000 | ||||
Bước 3: Đánh số và gửi đơn
Đánh số theo quy tắc cố định, ví dụ PO-2611-005 (năm, tháng, thứ tự). Công thức: ="PO-"&TEXT(H3,"yymm")&"-"&TEXT(H2,"000") với H3 là ngày đặt và H2 là số thứ tự. Mỗi đơn xuất ra PDF trước khi gửi, đặt tên file theo số đơn và tên nhà cung cấp. Đề nghị nhà cung cấp xác nhận lại bằng email hoặc ký xác nhận trên đơn — xác nhận này là căn cứ khi có tranh chấp về giá, số lượng hay thời hạn.
Bước 4: Sổ theo dõi đơn đặt hàng
Sheet TheoDoiPO có một dòng cho mỗi mặt hàng trong mỗi đơn: số đơn, ngày đặt, nhà cung cấp, mã hàng, số lượng đặt, ngày giao yêu cầu, số lượng đã nhận, số phiếu nhập kho, số hóa đơn, trạng thái.
- Số lượng còn thiếu:
=E2-G2 - Trạng thái:
=IF(G2=0,IF(TODAY()>F2,"Trễ hạn","Chờ giao"),IF(G2<E2,"Giao một phần","Đã nhận đủ")) - Số đơn trễ hạn theo nhà cung cấp:
=COUNTIFS(C:C,"Tên NCC",J:J,"Trễ hạn")
Số đơn trễ, tỷ lệ giao đủ và sai lệch giá là dữ liệu tốt để đánh giá nhà cung cấp mỗi quý.
Bước 5: Đối chiếu đơn – phiếu nhập – hóa đơn
Trước khi thanh toán, hãy đối chiếu ba chứng từ: đơn đặt hàng (đã đặt gì, giá nào), phiếu nhập kho hoặc biên bản giao nhận (thực nhận bao nhiêu, chất lượng ra sao) và hóa đơn của nhà cung cấp (tính tiền bao nhiêu). Chỉ thanh toán khi ba bên khớp nhau, hoặc khi chênh lệch đã được giải thích bằng văn bản. Khi hàng về, nhập số lượng vào file Excel quản lý kho để tồn kho luôn đúng.
Đơn đặt hàng của khách hàng
Nếu bạn là bên bán và cần mẫu cho khách đặt hàng, bố cục tương tự nhưng đảo vai trò: thông tin khách hàng, sản phẩm, số lượng, giá, thời gian giao, phương thức thanh toán và xác nhận của khách. Thường đơn này được lập sau khi khách chấp nhận bảng báo giá, và số báo giá nên được ghi trên đơn để tham chiếu.
Lỗi thường gặp
- Thiếu quy cách (kích thước, model, màu), nhà cung cấp giao sai hàng.
- Không ghi ngày giao yêu cầu, nên không có căn cứ khi giao trễ.
- Đặt hàng qua tin nhắn không có đơn, khó đối chiếu khi nhận hàng và thanh toán.
- Thanh toán trước khi đối chiếu số lượng thực nhận.
- Sửa đơn đã gửi mà không đánh số lại, gây nhầm lẫn giữa các phiên bản.
Câu hỏi thường gặp
Đơn đặt hàng có thay thế hợp đồng không?
Với giao dịch nhỏ, đơn đặt hàng được nhà cung cấp xác nhận thường đủ làm căn cứ. Với giao dịch lớn hoặc dài hạn, nên ký hợp đồng và dùng đơn đặt hàng cho từng lần giao theo hợp đồng.
Có nên dùng Google Sheets?
Có, nhất là khi bộ phận mua hàng và kho cùng cập nhật sổ theo dõi. Khi gửi nhà cung cấp, vẫn nên xuất PDF.
Khi nào cần phần mềm mua hàng?
Khi số đơn mỗi tháng lớn, cần phê duyệt nhiều cấp hoặc muốn liên thông với kế toán và kho. Cấu trúc dữ liệu trong bài vẫn là nền tảng khi chuyển đổi.
Xem thêm các hướng dẫn trong nhóm Bán hàng online & quản lý kho.