Bon de commande sur Excel : modèle, mentions utiles, formules et suivi des commandes
Créer un bon de commande sur Excel : mise en page, mentions utiles, calcul HT/TVA/TTC, numérotation automatique, registre de suivi des commandes fournisseurs et rapprochement commande – bon de livraison – facture.
Réponse rapide : un bon de commande sur Excel comprend l’identification de l’acheteur et du fournisseur, un numéro et une date, les conditions de livraison, un tableau des articles (référence, désignation, quantité, prix unitaire HT, taux de TVA, montant HT), les totaux HT, TVA et TTC, les conditions de paiement et la signature ou l’accord du fournisseur. Les désignations et les prix se remplissent automatiquement depuis une feuille catalogue avec RECHERCHEX, et un registre permet de suivre chaque commande jusqu’à la livraison et la facture.
Ce guide traite surtout du bon de commande que l’entreprise envoie à ses fournisseurs. Le cas du bon de commande signé par un client est abordé plus bas. Les montants sont des exemples.
Bon de commande, devis, bon de livraison, facture : qui fait quoi ?
| Document | Émis par | Rôle |
|---|---|---|
| Devis | Fournisseur | Proposition de prix et de conditions |
| Bon de commande | Acheteur | Engagement d’achat : ce qui est commandé, à quel prix, pour quand |
| Accusé de réception de commande | Fournisseur | Confirmation de la commande et du délai |
| Bon de livraison | Fournisseur | Liste de ce qui a été effectivement livré, signée à la réception |
| Facture | Fournisseur | Demande de paiement, avec les mentions obligatoires de facturation |
Une fois accepté par le fournisseur, le bon de commande matérialise l’accord sur la chose et le prix. Il sert ensuite de référence pour vérifier la livraison et la facture.
Les mentions utiles d’un bon de commande
- Acheteur : raison sociale, adresse, SIREN, numéro de TVA intracommunautaire, contact.
- Fournisseur : raison sociale, adresse, SIREN, contact commercial.
- Numéro unique et date de la commande, référence du devis accepté.
- Livraison : adresse, date souhaitée ou délai, conditions de transport et de frais de port.
- Articles : référence, désignation précise, quantité, unité, prix unitaire HT, remise, taux de TVA.
- Totaux HT, TVA par taux, TTC.
- Paiement : délai, moyen de paiement, éventuel acompte.
- Accord : signature de l’acheteur, et « bon pour accord » ou accusé de réception du fournisseur.
Si la commande vise un client particulier (vente aux consommateurs, notamment à distance), des obligations d’information spécifiques s’appliquent. Vérifiez les règles du Code de la consommation qui concernent votre activité.
Étape 1 : la feuille Catalogue
Créez un tableau Catalogue avec : référence, désignation, unité, prix unitaire HT, taux de TVA et fournisseur habituel. Ajoutez une feuille Fournisseurs avec les coordonnées complètes. Dans le bon de commande, une liste déroulante (Données > Validation des données) permet de choisir le fournisseur et la référence, sans ressaisie.
Étape 2 : le tableau des articles et les formules
Le tableau commence à la ligne 18 : A référence, B désignation, C unité, D quantité, E prix unitaire HT, F remise %, G taux TVA, H montant HT.
- Désignation (B18) :
=SI(A18="";"";RECHERCHEX(A18;Catalogue[Référence];Catalogue[Désignation])) - Prix unitaire HT (E18) :
=SI(A18="";"";RECHERCHEX(A18;Catalogue[Référence];Catalogue[Prix HT])), modifiable si le devis prévoit un autre prix. - Taux de TVA (G18) : même principe avec la colonne Taux.
- Montant HT (H18) :
=SI(A18="";"";ARRONDI(D18*E18*(1-F18);2)) - Total HT :
=SOMME(H18:H37) - TVA par taux (cas de plusieurs taux) :
=ARRONDI(SOMME.SI(G18:G37;20%;H18:H37)*20%;2), puis une ligne par taux utilisé. - Total TTC : total HT + somme des lignes de TVA.
Exemple : commande de fournitures pour un atelier
| Réf. | Désignation | Qté | PU HT (€) | Remise | Montant HT (€) |
|---|---|---|---|---|---|
| CT-40 | Carton double cannelure 40×30×30 | 200 | 1,25 | 5 % | 237,50 |
| AD-48 | Ruban adhésif 48 mm × 66 m | 36 | 2,10 | 0 % | 75,60 |
| ET-A4 | Étiquettes A4 (boîte de 100 feuilles) | 4 | 18,90 | 0 % | 75,60 |
| Total HT | 388,70 | ||||
| TVA 20 % | 77,74 | ||||
| Total TTC | 466,44 | ||||
Vérification : 200 × 1,25 × 0,95 = 237,50 ; 36 × 2,10 = 75,60 ; 4 × 18,90 = 75,60 ; total 388,70 ; TVA 388,70 × 20 % = 77,74 ; TTC 466,44.
Étape 3 : numérotation automatique
Utilisez un format stable, par exemple BC-2611-007 (année, mois, rang). Avec la date en H3 et le rang en H2 :
="BC-"&TEXTE(H3;"aamm")&"-"&TEXTE(H2;"000")
Le rang se calcule depuis le registre : =NB.SI.ENS(Registre[Mois];FIN.MOIS(H3;-1)+1)+1. Sur un Excel paramétré en anglais, le code de format de l’année est « yy » au lieu de « aa ». Exportez chaque bon en PDF nommé avec son numéro et le nom du fournisseur avant l’envoi.
Étape 4 : le registre de suivi des commandes
La feuille Registre contient une ligne par article commandé : numéro de bon, date, mois, fournisseur, référence, quantité commandée, date de livraison prévue, quantité reçue, numéro de bon de livraison, numéro de facture, statut.
- Reste à livrer :
=[@[Qté commandée]]-[@[Qté reçue]] - Statut :
=SI([@[Qté reçue]]=0;SI(AUJOURDHUI()>[@[Livraison prévue]];"En retard";"En attente");SI([@[Qté reçue]]<[@[Qté commandée]];"Livraison partielle";"Livrée")) - Commandes en retard par fournisseur :
=NB.SI.ENS(Registre[Fournisseur];"Nom";Registre[Statut];"En retard")
Ces indicateurs servent à évaluer les fournisseurs chaque trimestre : taux de livraisons à l’heure, livraisons complètes, écarts de prix.
Étape 5 : rapprocher commande, livraison et facture
Avant de payer, contrôlez trois documents : le bon de commande (quantités et prix convenus), le bon de livraison signé (quantités réellement reçues, réserves éventuelles) et la facture (montant demandé). Ne payez que si les trois concordent, ou si l’écart a été expliqué par écrit (avoir, livraison complémentaire). Dès réception, enregistrez les entrées dans votre gestion de stock sur Excel pour que le stock reste juste.
Si la marchandise est destinée à la revente, comparez le prix d’achat obtenu au prix de vente pour vérifier votre marge : le guide du calcul du taux de marge détaille la méthode.
Le bon de commande client
Lorsque c’est votre client qui commande, la structure est la même, rôles inversés : vos coordonnées en tant que vendeur, celles du client, les produits ou prestations, le prix, le délai de livraison, les conditions de paiement et l’acceptation signée du client. Ce document reprend souvent le devis accepté ; indiquez son numéro pour faciliter le suivi.
Erreurs fréquentes
- Désignations vagues (« cartons ») : le fournisseur livre un autre format.
- Pas de date de livraison : impossible de constater un retard.
- Commande passée par téléphone sans document écrit : difficile à rapprocher de la facture.
- Bon modifié sans nouveau numéro : deux versions circulent pour la même commande.
- Paiement avant rapprochement avec le bon de livraison.
Questions fréquentes
Le bon de commande est-il obligatoire ?
Il n’est pas toujours obligatoire entre professionnels, mais il est fortement recommandé : c’est la preuve écrite de ce qui a été commandé et au prix convenu, utile en cas de litige.
Faut-il le conserver ?
Oui, avec les factures et les bons de livraison correspondants. Les durées de conservation des documents commerciaux et comptables sont fixées par la loi ; votre expert-comptable peut vous indiquer celles qui s’appliquent.
Puis-je l’utiliser sur Google Sheets ?
Oui. RECHERCHEX, SOMME.SI, NB.SI.ENS et TEXTE existent aussi dans Google Sheets ; remplacez les références de tableau par des plages nommées.
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