File Excel theo dõi đơn hàng online: trạng thái giao hàng, đơn trễ, hoàn hàng và đối soát COD
Cách làm file Excel theo dõi đơn hàng cho shop online: cột cần có, trạng thái đơn, số ngày chuẩn bị hàng với NETWORKDAYS.INTL (nghỉ Chủ nhật), cảnh báo đơn trễ, tỷ lệ hoàn và đối soát tiền COD, kèm ví dụ 8 đơn.
File Excel theo dõi đơn hàng ghi lại mỗi đơn của khách với ngày đặt, kênh bán, giá trị, hình thức thanh toán (COD hay chuyển khoản) và trạng thái (chờ xác nhận, đóng gói, đang giao, đã giao, hoàn hàng); công thức tự đếm số ngày làm việc để chuẩn bị hàng, tô đỏ đơn quá hạn và cho biết còn bao nhiêu tiền COD chưa được đơn vị vận chuyển chuyển về. Với shop bán cùng lúc trên website, Facebook, Zalo và sàn thương mại điện tử, đây là cách đơn giản nhất để không bỏ sót đơn và không “thất lạc” tiền thu hộ.
Bài viết thuộc chuyên mục Bán hàng online & quản lý kho. File này khác với mẫu đơn đặt hàng (đơn bạn gửi nhà cung cấp) và bổ sung cho file Excel quản lý bán hàng (doanh thu, lãi theo sản phẩm) cùng file quản lý kho.
Các cột nên có
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| A – Mã đơn | Mã duy nhất (DH001…) hoặc mã trên sàn |
| B – Ngày đặt | Ngày khách chốt đơn |
| C – Khách hàng | Tên hoặc mã khách |
| D – Kênh | Website, Facebook, Zalo, sàn TMĐT… |
| E – Giá trị đơn | Tổng tiền khách trả |
| F – Thanh toán | COD / Chuyển khoản / Sàn thu |
| G – Trạng thái | Danh sách: Chờ xác nhận, Đóng gói, Đang giao, Đã giao, Hoàn hàng |
| H – Mã vận đơn | Do đơn vị vận chuyển cấp |
| I – Ngày giao ĐVVC | Ngày bàn giao cho bên vận chuyển |
| J – Ngày giao xong | Ngày khách nhận (hoặc ngày hàng hoàn về) |
| K – Ngày chuẩn bị | Công thức |
| L – Cảnh báo | Công thức |
| M – Đã đối soát COD | Có / Chưa |
Chuyển vùng dữ liệu thành bảng (Ctrl+T) để công thức tự kéo xuống khi thêm đơn, và tạo danh sách thả xuống cho cột G, M bằng Data → Data Validation → List.
Công thức chính
Số ngày làm việc để chuẩn bị hàng (nghỉ Chủ nhật)
=IF(I2="",NETWORKDAYS.INTL(B2,TODAY(),11)-1,NETWORKDAYS.INTL(B2,I2,11)-1)
Nhiều shop và đơn vị vận chuyển vẫn làm thứ Bảy, nên dùng NETWORKDAYS.INTL với mã cuối tuần 11 (chỉ nghỉ Chủ nhật) thay cho NETWORKDAYS thông thường. Trừ 1 để đơn gửi trong ngày ra 0. Nếu nghỉ cả thứ Bảy, đổi 11 thành 1. Có thể thêm đối số thứ tư là danh sách ngày lễ (ví dụ NgayLe!A:A) để không tính dịp Tết.
Cảnh báo đơn trễ
=IF(K2>$P$1,"Trễ","OK")
Ô P1 là cam kết chuẩn bị hàng của shop tính bằng ngày làm việc (ví dụ dưới đây là 1). Dùng Conditional Formatting tô đỏ cả dòng khi cột L là “Trễ”. Với Excel thiết lập vùng Việt Nam, thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy (;).
Ví dụ: 8 đơn, kiểm tra ngày thứ Sáu 06/11/2026
| Mã | Ngày đặt | Kênh | Giá trị | Thanh toán | Trạng thái | Giao ĐVVC | Giao xong | Ngày CB | Cảnh báo | Đối soát |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| DH001 | 02/11 | 350.000 | COD | Đã giao | 02/11 | 04/11 | 0 | OK | Có | |
| DH002 | 02/11 | Website | 520.000 | COD | Đã giao | 03/11 | 05/11 | 1 | OK | Chưa |
| DH003 | 02/11 | 280.000 | COD | Hoàn hàng | 03/11 | 06/11 | 1 | OK | — | |
| DH004 | 03/11 | Sàn TMĐT | 199.000 | Sàn thu | Đang giao | 03/11 | — | 0 | OK | — |
| DH005 | 03/11 | Zalo | 450.000 | COD | Đang giao | 05/11 | — | 2 | Trễ | — |
| DH006 | 04/11 | 310.000 | COD | Đóng gói | — | — | 2 | Trễ | — | |
| DH007 | 05/11 | Website | 890.000 | Chuyển khoản | Chờ xác nhận | — | — | 1 | OK | — |
| DH008 | 06/11 | 240.000 | COD | Chờ xác nhận | — | — | 0 | OK | — |
Bảng tổng hợp
| Chỉ tiêu | Công thức | Kết quả |
|---|---|---|
| Tổng số đơn | =COUNTA(A2:A9) |
8 |
| Tổng giá trị | =SUM(E2:E9) |
3.239.000đ |
| Đơn trễ | =COUNTIF(L2:L9,"Trễ") |
2 (25%) |
| Ngày chuẩn bị TB (đơn đã gửi) | =AVERAGEIF(I2:I9,"<>",K2:K9) |
0,8 ngày |
| Tỷ lệ hoàn (trên đơn đã gửi) | =COUNTIF(G2:G9,"Hoàn hàng")/COUNTIF(I2:I9,"<>") |
1/5 = 20% |
| COD đã giao, chờ đối soát | =SUMIFS(E2:E9,F2:F9,"COD",G2:G9,"Đã giao",M2:M9,"Chưa") |
520.000đ |
| COD đang trên đường | =SUMIFS(E2:E9,F2:F9,"COD",G2:G9,"Đang giao") |
450.000đ |
Đọc kết quả: DH006 đã chờ đóng gói 2 ngày, cần gửi đi trước tiên; DH005 đã đi nhưng trễ một ngày so với cam kết. DH007 (890.000đ, đơn lớn nhất) mới chờ xác nhận — gọi khách chốt ngay hôm nay. 520.000đ tiền COD của DH002 đã giao xong nhưng chưa về tài khoản: đối chiếu với bảng kê của đơn vị vận chuyển trong kỳ đối soát tới.
Đối soát COD: phần dễ thất thoát nhất
Với đơn COD, giao hàng thành công chưa có nghĩa là shop đã nhận tiền. Mỗi kỳ đối soát (theo hợp đồng với đơn vị vận chuyển), hãy:
- Tải bảng kê COD từ đơn vị vận chuyển.
- Dùng
=XLOOKUP(A2,BangKe!A:A,BangKe!C:C,"Không có")(hoặc VLOOKUP) để lấy số tiền thu hộ theo mã đơn/mã vận đơn. - So sánh với cột E sau khi trừ phí vận chuyển, phí thu hộ theo hợp đồng; lệch thì đánh dấu để khiếu nại.
- Đổi cột M thành “Có” khi tiền đã về tài khoản, và ghi khoản thu vào sổ quỹ hoặc sổ tiền gửi.
Giảm tỷ lệ hoàn hàng
- Gọi hoặc nhắn xác nhận đơn COD giá trị cao trước khi gửi.
- Thống kê hoàn theo kênh và sản phẩm bằng PivotTable: kênh nào, sản phẩm nào hoàn nhiều thì xem lại mô tả, bảng size, hình ảnh.
- Ghi lý do hoàn (không nghe máy, đổi ý, sai size…) vào một cột riêng.
- Nhớ rằng đơn hoàn tốn phí vận chuyển hai chiều: tính vào lãi thực trên mỗi đơn, xem cách tính trong bài cách tính biên lợi nhuận.
Thói quen giúp file luôn đúng
- Xuất đơn từ website/sàn dạng CSV rồi dán vào, hạn chế gõ tay.
- Cập nhật trạng thái trước giờ bưu tá đến lấy hàng mỗi ngày.
- Không xóa đơn cũ, chỉ đổi trạng thái — dữ liệu cũ cho biết tỷ lệ hoàn và tốc độ giao.
- Trừ tồn kho ngay khi đơn chuyển sang “Đang giao”.
- Hạn chế lưu số điện thoại, địa chỉ khách ở nhiều nơi; mã đơn là đủ để tra cứu trên hệ thống bán hàng.
- Khóa các cột công thức theo hướng dẫn cách khóa công thức Excel.
Câu hỏi thường gặp
Khi nào nên chuyển từ Excel sang phần mềm quản lý bán hàng?
Khi số đơn mỗi ngày khiến việc nhập liệu tốn thời gian hơn đóng gói, khi nhiều người cùng sửa một lúc, hoặc khi cần kết nối trực tiếp với đơn vị vận chuyển. Trước đó, một bảng Excel gọn gàng là đủ.
NETWORKDAYS.INTL có trong Google Sheets không?
Có, cùng tên và cùng mã cuối tuần. COUNTIF, SUMIFS, AVERAGEIF và XLOOKUP cũng dùng được.
Đơn trên sàn có cần đối soát COD không?
Với đơn bán qua sàn, tiền thường do sàn thu và thanh toán lại cho shop theo chu kỳ của sàn, nên bạn đối soát với báo cáo thanh toán của sàn thay vì của đơn vị vận chuyển.
Bước tiếp theo: dán toàn bộ đơn tuần này vào bảng, đặt cam kết chuẩn bị hàng ở P1, rồi lọc các dòng màu đỏ và các đơn COD “Chưa” đối soát để xử lý trong hôm nay.