Seguimiento de pedidos en Excel: estados, plazos de envío y alertas de retraso
Plantilla de seguimiento de pedidos en Excel para tiendas online: columnas, estados, días laborables de preparación con DIAS.LAB, alerta de pedidos fuera de plazo y un resumen por estado con un ejemplo de 8 pedidos.
Una hoja de seguimiento de pedidos en Excel registra cada pedido de cliente con su fecha, canal, importe y estado (pendiente, preparando, enviado, entregado o devuelto), calcula los días laborables que tarda en salir del almacén y marca en rojo los que superan tu plazo de preparación. Es la herramienta más sencilla para que ningún pedido se quede olvidado cuando vendes por tu web, un marketplace y redes sociales a la vez.
Pertenece a la sección Venta online e inventario. Se complementa con el control de inventario en Excel (lo que hay en stock) y con el control de ventas (cuánto se factura por producto y canal).
Columnas recomendadas
| Columna | Contenido |
|---|---|
| A – Nº pedido | Identificador único (el de tu tienda o marketplace) |
| B – Fecha pedido | Día en que entra el pedido |
| C – Cliente | Nombre o código de cliente |
| D – Canal | Web, marketplace, Instagram, teléfono… |
| E – Importe | Total del pedido |
| F – Estado | Lista desplegable: Pendiente, Preparando, Enviado, Entregado, Devuelto |
| G – Transportista | Empresa de mensajería |
| H – Nº seguimiento | Código de tracking |
| I – Fecha envío | Día en que sale el paquete |
| J – Fecha entrega | Día confirmado de entrega |
| K – Días preparación | Fórmula |
| L – Alerta | Fórmula |
Convierte el rango en tabla (Ctrl+T) para que las fórmulas se copien solas en cada pedido nuevo y crea la lista desplegable de F con Datos → Validación de datos.
Fórmulas clave
Días laborables de preparación
=SI(I2="";DIAS.LAB(B2;HOY())-1;DIAS.LAB(B2;I2)-1)
DIAS.LAB cuenta los días laborables entre dos fechas incluyendo ambas, por eso se resta 1: un pedido enviado el mismo día que entra da 0. Si el pedido aún no ha salido, se cuenta hasta hoy. Puedes añadir un tercer argumento con un rango de festivos (por ejemplo Festivos!A:A) para excluir los festivos de tu comunidad.
Alerta de fuera de plazo
=SI(K2>$N$1;"Fuera de plazo";"OK")
En N1 escribe tu compromiso de preparación en días laborables (en el ejemplo, 1). Con Formato condicional, colorea en rojo las filas cuya columna L diga “Fuera de plazo”.
Días de tránsito
=SI(J2="";"";DIAS.LAB(I2;J2)-1) mide lo que tarda el transportista, útil para comparar empresas de mensajería.
Ejemplo: 8 pedidos revisados el viernes 6/11/2026
| Pedido | Fecha | Canal | Importe | Estado | Envío | Entrega | Días prep. | Alerta |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| P-1001 | 02/11 | Web | 45,90 € | Devuelto | 02/11 | 04/11 | 0 | OK |
| P-1002 | 02/11 | Marketplace | 120,00 € | Entregado | 03/11 | 05/11 | 1 | OK |
| P-1003 | 02/11 | Web | 32,50 € | Entregado | 04/11 | 05/11 | 2 | Fuera de plazo |
| P-1004 | 03/11 | Web | 78,00 € | Enviado | 03/11 | — | 0 | OK |
| P-1005 | 03/11 | 25,00 € | Enviado | 05/11 | — | 2 | Fuera de plazo | |
| P-1006 | 04/11 | Web | 64,20 € | Preparando | — | — | 2 | Fuera de plazo |
| P-1007 | 05/11 | Marketplace | 210,00 € | Pendiente | — | — | 1 | OK |
| P-1008 | 06/11 | Web | 15,90 € | Pendiente | — | — | 0 | OK |
Resumen
| Indicador | Fórmula | Resultado |
|---|---|---|
| Pedidos totales | =CONTARA(A2:A9) |
8 |
| Importe total | =SUMA(E2:E9) |
591,50 € |
| Pendientes + preparando | =CONTAR.SI(F2:F9;"Pendiente")+CONTAR.SI(F2:F9;"Preparando") |
3 |
| Fuera de plazo | =CONTAR.SI(L2:L9;"Fuera de plazo") |
3 (37,5 %) |
| Preparación media (enviados) | =PROMEDIO.SI(I2:I9;"<>";K2:K9) |
1,0 días |
| Importe pendiente de enviar | =SUMAR.SI.CONJUNTO(E2:E9;I2:I9;"") |
290,10 € |
Lectura: tres de ocho pedidos han superado el compromiso de un día laborable. P-1006 lleva dos días en preparación y es lo primero que hay que resolver; P-1007 (210 €, el pedido más grande) debe salir hoy para no pasar también a “Fuera de plazo”.
Resumen por estado con una tabla dinámica
Inserta una tabla dinámica con Estado en filas y Nº pedido (recuento) e Importe (suma) en valores. En el ejemplo: Entregado 2 pedidos (152,50 €), Enviado 2 (103,00 €), Pendiente 2 (225,90 €), Preparando 1 (64,20 €) y Devuelto 1 (45,90 €). Añade Canal como segmentación para ver qué canal acumula más retrasos o devoluciones.
Devoluciones y plazos legales
Registrar la fecha de entrega no es solo una métrica: en las ventas a distancia a consumidores en la Unión Europea, el plazo general de desistimiento es de 14 días naturales y en España, salvo que se pacte otra cosa, el vendedor debe entregar sin demora indebida y como máximo en 30 días. Añade una columna “Fecha límite desistimiento” (=SI(J2="";"";J2+14)) como recordatorio interno y consulta la normativa vigente de consumo, o a un asesor, para los casos concretos.
Buenas prácticas
- Una fila por pedido y nunca borrar pedidos cerrados: cámbialos de estado.
- Actualiza a la misma hora cada día, por ejemplo antes de la recogida del transportista.
- Importa los pedidos del panel de tu tienda en CSV en lugar de escribirlos a mano.
- Vincula con el stock: descuenta las unidades enviadas en tu hoja de inventario.
- Revisa las devoluciones por producto para detectar fichas mal descritas o tallas confusas.
- Protege las fórmulas con el método de proteger fórmulas en Excel.
Preguntas frecuentes
¿Cuándo pasar de Excel a un programa de gestión de pedidos?
Cuando el volumen diario hace que copiar pedidos a mano lleve más tiempo que prepararlos, o cuando varias personas necesitan editar a la vez. Hasta entonces, una tabla bien estructurada es suficiente.
¿Cómo excluyo los festivos?
Crea una hoja “Festivos” con las fechas y úsala como tercer argumento: DIAS.LAB(B2;I2;Festivos!A:A).
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. DIAS.LAB, CONTAR.SI, SUMAR.SI.CONJUNTO y las tablas dinámicas están disponibles con los mismos nombres en Sheets en español.
¿Puedo seguir también los cobros?
Para pedidos a empresas con pago aplazado, usa una hoja aparte de control de cobros a clientes y enlázala por el número de pedido o de factura.
Siguiente paso: exporta los pedidos de esta semana desde tu tienda, pégalos en la tabla, fija tu plazo de preparación en N1 y revisa qué pedidos aparecen en rojo.