CRM Excel-Vorlage: Kundendatenbank, Vertriebspipeline, Wiedervorlagen und DSGVO-Grundlagen

Kurz gesagt: Eine CRM-Vorlage in Excel besteht aus drei verknüpften Tabellen: Kunden (Stammdaten), Verkaufschancen (jede mögliche Auftragsvergabe mit Wert, Phase, Wahrscheinlichkeit und nächster Wiedervorlage) und Kontakte (Gesprächsnotizen, E-Mails, Termine). Formeln berechnen daraus die gewichtete Pipeline, markieren überfällige Wiedervorlagen und zeigen die Abschlussquote. Für Selbstständige, Handwerksbetriebe und kleine Agenturen ist das ein solider Einstieg, bevor sich eine CRM-Software lohnt.

Die Formeln unten gelten für deutsches Excel (Trennzeichen Semikolon). Die Beispieldaten sind fiktiv.

Tabelle 1: Kunden

Tabelle 2: Verkaufschancen (Pipeline)

Spalten: Chance-Nr., Kunden-Nr., Firma (per XVERWEIS), Thema, Auftragswert netto, Phase, Wahrscheinlichkeit, gewichteter Wert, erwarteter Abschluss, nächste Aktion, Wiedervorlage, Status-Ampel, Verlustgrund.

• Firma: =XVERWEIS([@[Kunden-Nr.]];Kunden[Kunden-Nr.];Kunden[Firma];"unbekannt")
• Wahrscheinlichkeit aus Phasentabelle: =XVERWEIS([@Phase];Phasen[Phase];Phasen[Wahrscheinlichkeit];0)
• Gewichteter Wert: =[@Auftragswert]*[@Wahrscheinlichkeit]
• Ampel: =WENN(ODER([@Phase]="Gewonnen";[@Phase]="Verloren");"";WENN([@Wiedervorlage]<HEUTE();"ÜBERFÄLLIG";WENN([@Wiedervorlage]-HEUTE()<=3;"BALD";"OK")))

Passen Sie die Prozentsätze nach einigen Monaten an Ihre echten Abschlussquoten an.

Beispiel: Pipeline einer kleinen Webagentur

Im selben Zeitraum wurden zwei Chancen gewonnen (6.000 € und 3.500 €) und zwei verloren (7.000 € und 2.000 €).

• Gewichtete Pipeline: 13.355 €, die realistische Umsatzerwartung aus den offenen Chancen.
• Abschlussquote: 2 von 4 abgeschlossenen Chancen = 50 %. Formel: =ZÄHLENWENNS(Chancen[Phase];"Gewonnen")/(ZÄHLENWENNS(Chancen[Phase];"Gewonnen")+ZÄHLENWENNS(Chancen[Phase];"Verloren"))
• Durchschnittlicher Auftragswert: 4.750 €: =MITTELWERTWENNS(Chancen[Auftragswert];Chancen[Phase];"Gewonnen")
• Offene Pipeline: =SUMMEWENNS(Chancen[Auftragswert];Chancen[Phase];"<>Gewonnen";Chancen[Phase];"<>Verloren")

Die gewichtete Pipeline hilft bei der Planung: Wie viel Umsatz ist in den nächsten Monaten realistisch, und reicht das für die laufenden Kosten? Diese Erwartung können Sie in die Liquiditätsplanung übernehmen.

Tabelle 3: Kontakte und Wiedervorlagen

Jeder Anruf, jede E-Mail und jedes Treffen bekommt eine Zeile: Datum, Chance-Nr., Art, Notiz, nächster Schritt, Termin. Die letzte Aktivität je Chance holen Sie mit =XVERWEIS([@[Chance-Nr.]];Kontakte[Chance-Nr.];Kontakte[Datum];"";0;-1); das letzte Argument sucht von unten nach oben und liefert damit den jüngsten Eintrag. Chancen ohne Kontakt seit mehr als 14 Tagen: =WENN(HEUTE()-[@[Letzter Kontakt]]>14;"NACHFASSEN";"").

Besonders wichtig ist das Nachfassen von Angeboten: Legen Sie beim Versand jedes Angebots automatisch eine Wiedervorlage nach einigen Tagen an. Viele Aufträge gehen nicht an den günstigsten, sondern an den aufmerksamsten Anbieter.

Auswertungen für den Vertriebsalltag

• Tagesliste (Excel 365): =FILTER(Chancen[[Firma]:[Wiedervorlage]];Chancen[Wiedervorlage]<=HEUTE();"Heute nichts fällig")
• Pipeline nach Phase: PivotTable mit Phase in den Zeilen und Summe des Auftragswerts; ein gestapeltes Balkendiagramm visualisiert den Trichter.
• Umsatz nach Quelle: Welche Kanäle bringen tatsächlich Aufträge?
• Verlustgründe: Preis, Zeitpunkt, Wettbewerber, kein Budget; monatlich auswerten.
• ABC-Kunden: Umsatz je Kunde absteigend sortieren, kumulierte Anteile bilden und Kunden mit dem größten Umsatzanteil als A-Kunden besonders betreuen, nach derselben Logik wie bei der ABC-Analyse in der Lagerverwaltung.

Gewonnene Chancen gehen direkt in die Rechnungsstellung über, etwa mit der Rechnungsvorlage in Excel.

DSGVO: Was Sie bei einem Excel-CRM beachten sollten

Auch eine Excel-Datei mit Namen, Telefonnummern und E-Mail-Adressen von Ansprechpartnern verarbeitet personenbezogene Daten. Grundsätze, die in der Praxis wichtig sind:

• Rechtsgrundlage: z. B. Vertrag oder Vertragsanbahnung, berechtigtes Interesse oder Einwilligung; für Werbe-E-Mails gelten zusätzlich strenge Regeln, notieren Sie deshalb die Einwilligung mit Datum.
• Datensparsamkeit: nur erfassen, was für die Geschäftsbeziehung nötig ist.
• Sicherheit: Datei verschlüsseln oder per Kennwort schützen, Zugriffe beschränken, nicht per E-Mail herumschicken.
• Löschen und Auskunft: Daten löschen können, wenn sie nicht mehr benötigt werden, und Auskunftsanfragen beantworten können. Beachten Sie dabei gesetzliche Aufbewahrungspflichten für Geschäftsunterlagen.

Für verbindliche Fragen wenden Sie sich an Datenschutzbeauftragte oder eine Rechtsberatung.

Häufige Fehler

• Alles in einer Tabelle: Kunden mehrfach erfasst, Daten widersprüchlich.
• Chancen ohne Wiedervorlage: Genau diese gehen verloren.
• Alte Chancen nie auf „Verloren“ setzen: Die Pipeline wirkt größer, als sie ist.
• Phasen ohne klare Definition: Jede Person interpretiert sie anders.
• Mehrere Dateiversionen im Team.

Häufige Fragen

Ab wann lohnt sich eine CRM-Software?

Wenn mehrere Personen gleichzeitig verkaufen, E-Mails und Termine automatisch zugeordnet werden sollen oder die Datei unübersichtlich wird. Die Struktur aus dieser Vorlage lässt sich dann meist per CSV importieren.

Kann ich die Vorlage in Google Tabellen nutzen?

Ja, XVERWEIS, ZÄHLENWENNS, MITTELWERTWENNS, SUMMEWENNS und FILTER sind dort verfügbar. Prüfen Sie aber, ob die Speicherung in der Cloud mit Ihren Datenschutzanforderungen vereinbar ist.

Wie viele Kunden schafft Excel?

Einige Tausend Datensätze sind kein Problem. Engpass ist eher die Pflege durch mehrere Personen als die Datenmenge.

Mehr für Selbstständige unter Kunden & Zeiterfassung.