Notion-Vorlage für Freelancer: Kunden, Projekte, Stunden und Rechnungen in einem Workspace
Eine eigene Notion-Vorlage für Freelancer aufbauen: verknüpfte Datenbanken für Kunden, Leads, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen, Formeln für abrechenbare Stunden und offene Posten, nützliche Ansichten und die Grenzen von Notion bei der Rechnungsstellung.
Eine Notion-Vorlage für Freelancer bündelt das Geschäft in fünf verknüpften Datenbanken: Kunden, Leads, Projekte, Zeiterfassung und Rechnungen. Jede Arbeitssitzung hängt an einem Projekt, jedes Projekt an einem Kunden, und Notion berechnet abrechenbare Stunden, noch nicht abgerechnete Beträge und überfällige Zahlungen. Diese Anleitung zeigt den Aufbau Eigenschaft für Eigenschaft und wo Notion bei der Rechnungsstellung an Grenzen stößt.
Die Struktur: fünf verknüpfte Datenbanken
| Datenbank | Wichtige Eigenschaften | Verknüpfungen |
|---|---|---|
| Kunden | Firma, Ansprechpartner, E-Mail, Rechnungsadresse, Zahlungsziel, vereinbarter Stundensatz | Projekte, Rechnungen |
| Leads | Name, Quelle, Phase, geschätzter Wert, nächster Kontakt | Wird bei Auftrag zum Kunden |
| Projekte | Titel, Status, Abrechnung (Stunden oder Pauschale), Budget, Zeitraum | Kunde, Zeiterfassung, Rechnungen |
| Zeiterfassung | Beginn, Ende, Tätigkeit, abrechenbar (Kontrollkästchen) | Projekt |
| Rechnungen | Nummer, Datum, Fälligkeit, Betrag, Status (Entwurf, versendet, bezahlt) | Kunde, Projekt |
Legen Sie jede Datenbank als ganze Seite an und aktivieren Sie bei den Relationen die Anzeige in der verknüpften Datenbank, damit die Verbindung in beide Richtungen funktioniert.
Zeiterfassung
Notion hat keine eingebaute Stoppuhr; erfasst werden Beginn und Ende jeder Sitzung. Eine Formel berechnet die Stunden:
dateBetween(prop("Ende"), prop("Beginn"), "minutes") / 60
Im Projekt summiert ein Rollup die als abrechenbar markierten Stunden. Ein Button „Neue Sitzung“ legt einen Eintrag mit Projekt und Startzeit an. Wünscht ein Kunde einen Stundennachweis, exportieren Sie die Monatsansicht als CSV; für Papierform passt auch der Stundenzettel in Excel.
Noch abzurechnen
Im Projekt berechnet eine Formel den offenen Betrag je nach Abrechnungsart:
if(prop("Abrechnung") == "Stunden", prop("Abrechenbare Stunden") * prop("Stundensatz"), prop("Budget")) - prop("Abgerechnet")
Der Stundensatz kommt per Rollup vom Kunden, „Abgerechnet“ ist die Summe der verknüpften Rechnungen. Eine Ansicht mit dem Filter „noch abzurechnen > 0“ liefert die Liste für den Monatsabschluss.
Überfällige Zahlungen
In den Rechnungen markiert eine Formel verspätete Zahlungen:
if(prop("Status") != "Bezahlt" and prop("Fällig am") < now(), "Überfällig", "")
Dazu die Verzugstage mit dateBetween(now(), prop("Fällig am"), "days") und eine Ansicht „Mahnen“, sortiert nach Verzug. Ein Rollup beim Kunden summiert Überfälliges, damit Sie sehen, wer regelmäßig spät zahlt. Wer offene Posten lieber in einer Tabelle führt, nutzt die Offene-Posten-Liste.
Ansichten für jede Woche
- Pipeline: Board der Leads nach Phase mit nächstem Kontakt.
- Diese Woche: laufende Projekte und Zeiteinträge der Woche.
- Stunden je Kunde im Monat: Liste gruppiert nach Kunde, gefiltert auf den aktuellen Monat, mit Stundensumme.
- Abzurechnen und Mahnen: die beiden Geld-Ansichten für jeden Freitag.
- Dashboard: eine Startseite mit allen verknüpften Ansichten.
Beispiel: Monatsabschluss
| Ansicht | Ergebnis |
|---|---|
| Abrechenbare Stunden im Monat | 88 Stunden bei 3 Kunden |
| Abzurechnen | 2 Projekte nach Stunden (6.160 €) und 1 abgeschlossenes Pauschalprojekt (2.000 €) |
| Mahnen | 1 Rechnung über 1.400 €, seit 16 Tagen überfällig |
| Pipeline | 5 Leads, 2 Kontakte diese Woche |
Zehn Minuten am Freitag zeigen, was abzurechnen ist, wen Sie erinnern müssen und woher der nächste Auftrag kommt. Angebote erstellen Sie mit der Angebotsvorlage und tragen die Angebotsnummer beim Lead ein.
Die Grenze: Rechnungen schreiben
Notion eignet sich hervorragend zum Verfolgen, ist aber kein Rechnungsprogramm. Rechnungen brauchen eine fortlaufende Nummer, die gesetzlichen Pflichtangaben und eine unveränderbare Ablage. Für Rechnungen an Unternehmen gelten in Deutschland zudem schrittweise Pflichten zur E-Rechnung. Erstellen Sie Rechnungen deshalb mit einer Buchhaltungs- oder Rechnungssoftware oder orientieren Sie sich an der Rechnungsvorlage, und tragen Sie nur die Rechnungsnummer in Notion ein. Steuerliche Fragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Datenschutz
Ihr Workspace enthält personenbezogene Daten von Kunden und Ansprechpartnern: Speichern Sie nur das Nötige, beschränken Sie Freigaben und löschen Sie inaktive Leads nach angemessener Zeit, im Einklang mit der DSGVO. Weitere Leitfäden finden Sie unter Notion für Business & Freelancing und Notion-Systeme.
Häufige Fragen
Kann ich Rechnungen direkt aus Notion versenden?
Sie können eine Rechnung als Seite gestalten und als PDF exportieren, aber Nummernkreis, Pflichtangaben und E-Rechnung sind mit einer Rechnungssoftware sicherer abgedeckt. Notion dient der Übersicht.
Wie erfasse ich Zeiten ohne Stoppuhr?
Beginn und Ende eintragen und die Formel rechnen lassen, oder ein separates Zeiterfassungstool nutzen und den CSV-Export importieren.
Brauche ich einen kostenpflichtigen Notion-Tarif?
Datenbanken, Relationen, Rollups und Formeln wie hier beschrieben sind in Notion verfügbar; einige erweiterte Funktionen hängen vom Tarif ab. Prüfen Sie die aktuelle Preisseite von Notion.
Wie lange dauert der Aufbau?
Ein bis zwei Stunden für die fünf Datenbanken und die wichtigsten Ansichten, danach kleine Anpassungen im ersten Monat.