Stundenzettel in Excel: Vorlage für die Arbeitszeiterfassung selbst erstellen
Stundenzettel in Excel erstellen: Beginn, Ende und Pausen erfassen, Arbeitszeit und Überstunden berechnen, Nachtarbeit über Mitternacht, Prüfregeln für Pausen und Höchstarbeitszeit sowie Monatsübersicht mit Unterschrift.
Kurz erklärt: Ein Stundenzettel in Excel erfasst für jeden Arbeitstag Beginn, Ende und Pause und berechnet daraus die Arbeitszeit mit =Ende-Beginn-Pause. Eine Spalte für die Sollzeit liefert die Überstunden, die Summe im Format [h]:mm zeigt die Monatsstunden korrekt an, auch wenn sie 24 Stunden übersteigen. Prüfformeln warnen, wenn Pausen fehlen oder die tägliche Höchstarbeitszeit überschritten wird.
Seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom September 2022 sind Arbeitgeber verpflichtet, ein System zur Erfassung der Arbeitszeit einzurichten. Ein sauber aufgebauter Stundenzettel ist für kleine Betriebe, Minijobs und Freiberufler, die nach Stunden abrechnen, ein einfacher Einstieg. Diese Anleitung zeigt Aufbau, Formeln und typische Stolperfallen.
Aufbau des Stundenzettels
| Spalte | Inhalt | Format |
|---|---|---|
| A Datum | Arbeitstag | TT.MM.JJJJ |
| B Wochentag | =TEXT(A6;"TTT") |
Text |
| C Beginn | z. B. 08:00 | hh:mm |
| D Ende | z. B. 16:45 | hh:mm |
| E Pause | z. B. 0:45 | hh:mm |
| F Arbeitszeit | Formel, siehe unten | [h]:mm |
| G Soll | z. B. 8:00 | [h]:mm |
| H Differenz | Überstunden oder Minusstunden | Dezimal |
| I Bemerkung | Urlaub, krank, Feiertag, Homeoffice | Text |
Im Kopf stehen Name, Personalnummer, Monat und Jahr. Am Ende folgen die Summen und Platz für die Unterschriften von Mitarbeitenden und Vorgesetzten.
Schritt 1: Die Tage des Monats automatisch erzeugen
Tragen Sie den Monatsersten in B2 ein (z. B. 01.03.2027). In A6 steht =B2, in A7 =WENN(A6="";"";WENN(MONAT(A6+1)=MONAT($B$2);A6+1;"")), nach unten kopiert bis Zeile 36. Monate mit weniger als 31 Tagen bleiben am Ende leer. Eine bedingte Formatierung mit =WOCHENTAG($A6;2)>5 graut Wochenenden ein.
Schritt 2: Die Arbeitszeit berechnen
Excel speichert Uhrzeiten als Bruchteile eines Tages. Deshalb lässt sich die Arbeitszeit direkt subtrahieren:
- Normale Schicht (F6):
=WENN(D6="";"";D6-C6-E6) - Schicht über Mitternacht (z. B. 22:00 bis 06:00):
=WENN(D6="";"";REST(D6-C6;1)-E6). Die Funktion REST verhindert negative Zeiten. Am einfachsten verwenden Sie diese Formel für alle Zeilen. - Dezimalstunden für die Lohnabrechnung:
=F6*24, als Zahl mit zwei Nachkommastellen formatiert (7:45 wird zu 7,75).
Formatieren Sie die Summenzelle unbedingt mit [h]:mm. Ohne die eckigen Klammern zeigt Excel bei 170 Stunden nur den Rest nach ganzen Tagen an.
Schritt 3: Sollzeit und Überstunden
Die Sollzeit (G) hängt vom Arbeitsvertrag ab, z. B. 8:00 Stunden an Werktagen bei einer 40-Stunden-Woche. Für Wochenenden und Feiertage tragen Sie 0 ein; für Urlaubs- und Krankheitstage wird die Sollzeit meist als erfüllt gewertet — wie in Ihrem Betrieb gerechnet wird, regeln Vertrag und Betriebsvereinbarung.
- Differenz in Stunden (H6):
=WENN(F6="";"";(F6-G6)*24) - Monatssaldo:
=SUMME(H6:H36) - Saldo aus dem Vormonat in einer eigenen Zelle addieren, um ein Arbeitszeitkonto fortzuführen.
Rechnen Sie die Differenz in Dezimalstunden, weil Excel negative Uhrzeiten im Standard-Datumssystem nicht anzeigen kann (es erscheinen Rauten).
Schritt 4: Prüfregeln nach dem Arbeitszeitgesetz
Das Arbeitszeitgesetz enthält Grenzen, die ein Stundenzettel automatisch überwachen kann:
- Pausen: bei mehr als sechs Stunden Arbeit mindestens 30 Minuten, bei mehr als neun Stunden mindestens 45 Minuten. Prüfformel:
=WENN(D6="";"";WENN(UND(REST(D6-C6;1)-E6>9/24;E6<0,75/24);"Pause prüfen";WENN(UND(REST(D6-C6;1)-E6>6/24;E6<0,5/24);"Pause prüfen";""))) - Tägliche Höchstarbeitszeit: grundsätzlich acht Stunden je Werktag, verlängerbar auf zehn Stunden, wenn im Durchschnitt ein Ausgleich erfolgt. Warnung ab zehn Stunden:
=WENN(F6>10/24;"Über 10 Std.";"") - Ruhezeit: nach Arbeitsende in der Regel mindestens elf Stunden Ruhe bis zum nächsten Arbeitsbeginn:
=WENN(C7="";"";WENN((A7+C7)-(A6+D6)<11/24;"Ruhezeit prüfen";""))
Für bestimmte Branchen und durch Tarifverträge gelten Abweichungen. Die Formeln sind Hilfen, keine Rechtsberatung.
Beispielwoche
| Tag | Beginn | Ende | Pause | Arbeitszeit | Soll | Differenz (Std.) |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Mo | 08:00 | 16:45 | 0:45 | 8:00 | 8:00 | 0,00 |
| Di | 07:30 | 17:00 | 0:45 | 8:45 | 8:00 | +0,75 |
| Mi | 08:00 | 14:00 | 0:00 | 6:00 | 8:00 | −2,00 |
| Do | 08:00 | 18:30 | 0:45 | 9:45 | 8:00 | +1,75 |
| Fr | 08:00 | 15:30 | 0:30 | 7:00 | 8:00 | −1,00 |
| Summe | 39:30 | 40:00 | −0,50 |
Die Werte sind ein Beispiel. Am Mittwoch wurde genau sechs Stunden gearbeitet — eine Pause ist erst bei mehr als sechs Stunden vorgeschrieben, die Prüfformel meldet daher nichts.
Stundenzettel für Minijobs und Freiberufler
Für geringfügig Beschäftigte und Branchen nach dem Mindestlohngesetz müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zeitnah aufgezeichnet und aufbewahrt werden. Ein monatlicher Stundenzettel mit Unterschrift ist dafür eine verbreitete Lösung.
Freiberufler und Agenturen nutzen dieselbe Vorlage für die Projektzeiterfassung: Statt Soll und Differenz kommen die Spalten Kunde, Projekt, Tätigkeit und Stundensatz hinzu. Mit SUMMEWENNS lassen sich die Stunden je Kunde und Monat für die Rechnung zusammenfassen.
Typische Fehler
- Uhrzeiten als Text („8.00“ statt „8:00“): Excel rechnet nicht damit. Immer mit Doppelpunkt eingeben.
- Summe ohne [h]:mm-Format: Monatsstunden werden falsch angezeigt.
- Nachtschichten ohne REST-Funktion: negative Arbeitszeiten oder Fehlermeldungen.
- Nachträgliche Eintragungen am Monatsende: Zeiten sollten zeitnah erfasst werden, sonst verlieren sie an Aussagekraft.
- Keine Unterschrift oder Freigabe: Bei Streit über Überstunden fehlt dann die Grundlage.
Häufige Fragen
Ist ein Stundenzettel in Excel als Arbeitszeiterfassung zulässig?
Das Gesetz schreibt derzeit keine bestimmte Form vor; auch Tabellen oder Papier werden verwendet, solange die Zeiten vollständig, zeitnah und nachvollziehbar erfasst werden. Gesetzliche Neuregelungen zur Form der Erfassung sind seit Längerem in Diskussion — prüfen Sie den aktuellen Stand.
Wie lange müssen Stundenzettel aufbewahrt werden?
Je nach Rechtsgrundlage gelten unterschiedliche Fristen; für Aufzeichnungen nach dem Mindestlohngesetz sind es mindestens zwei Jahre. Stundenzettel, die Grundlage der Lohnabrechnung sind, unterliegen zusätzlich den Aufbewahrungspflichten für Lohnunterlagen.
Wie erfasse ich Homeoffice-Tage?
Genauso wie Bürotage, mit einer Bemerkung „Homeoffice“ in Spalte I. Die Arbeitszeitregeln gelten unabhängig vom Arbeitsort.
Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?
Ja. Zeitberechnung, REST/MOD und das Format [h]:mm gibt es auch dort; Funktionsnamen und Trennzeichen richten sich nach der Spracheinstellung.
Weitere Vorlagen und Anleitungen finden Sie im Bereich Betrieb & Personal. Für die Planung von Projekten im Team hilft das Gantt-Diagramm in Excel.