Betrieb & Personal

Urlaubsplaner in Excel: Urlaubsanspruch, Resturlaub, Teilzeit und Überschneidungen im Team im Blick

Urlaubsplaner in Excel für kleine Betriebe: Urlaubsanspruch mit Teilurlaub und Teilzeit-Umrechnung, Urlaubstage per NETTOARBEITSTAGE mit Feiertagen, Resturlaub, Warnung vor zu vielen gleichzeitigen Abwesenheiten und Jahresübersicht – mit Beispiel für vier Mitarbeitende.

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Ein Urlaubsplaner in Excel berechnet für jede Mitarbeiterin und jeden Mitarbeiter den Urlaubsanspruch des Jahres (einschließlich Teilurlaub bei Eintritt im Laufe des Jahres und Umrechnung bei Teilzeit), zählt beantragte und genommene Urlaubstage automatisch nach Arbeitstagen und Feiertagen und zeigt den Resturlaub; eine Teamübersicht warnt, wenn zu viele Personen gleichzeitig fehlen. Für kleine Betriebe ohne Personalsoftware beantwortet er „Wie viele Tage habe ich noch?” in Sekunden.

Der Beitrag gehört zur Rubrik Betrieb & Personal. Für die tägliche Besetzung nutzen Sie zusätzlich den Dienstplan in Excel, für Arbeitszeiten den Stundenzettel.

Die gesetzlichen Eckpunkte

  • Das Bundesurlaubsgesetz sieht einen Mindesturlaub von 24 Werktagen (Montag bis Samstag) vor – bei einer Fünf-Tage-Woche entspricht das 20 Arbeitstagen. Arbeits- oder Tarifvertrag können mehr vorsehen.
  • Der volle Anspruch entsteht nach sechs Monaten Wartezeit. Wer im Laufe des Jahres eintritt und die Wartezeit nicht mehr erfüllt, hat Anspruch auf ein Zwölftel pro vollem Monat.
  • Urlaub ist grundsätzlich im laufenden Kalenderjahr zu nehmen; eine Übertragung ins nächste Jahr ist nur unter bestimmten Voraussetzungen möglich. Nach der Rechtsprechung kann Urlaub in der Regel nur verfallen, wenn der Arbeitgeber rechtzeitig auf den Resturlaub und den möglichen Verfall hingewiesen hat.
  • Gesetzliche Feiertage zählen nicht als Urlaubstage; welche gelten, hängt vom Bundesland ab.

Die Vorlage organisiert die Zahlen; maßgeblich sind Gesetz, Tarif- und Arbeitsvertrag. In Zweifelsfällen hilft eine Fachberatung.

Blatt 1: Mitarbeitende und Anspruch

Spalte Inhalt Formel
A – Name — —
B – Eintritt Datum —
C – Vertraglicher Urlaub Arbeitstage bei 5-Tage-Woche —
D – Arbeitstage pro Woche 5, 4, 3 … —
E – Anspruch im Jahr Mit Teilurlaub und Teilzeit =WENN(B2>DATUM($J$1;6;30);C2*D2/5*DATEDIF(B2;DATUM($J$1;12;31)+1;"m")/12;C2*D2/5)
F – Genommen Vergangene Urlaube =SUMMEWENNS(Urlaub!E:E;Urlaub!A:A;A2;Urlaub!D:D;"Genommen")
G – Geplant Genehmigt, noch nicht angetreten =SUMMEWENNS(Urlaub!E:E;Urlaub!A:A;A2;Urlaub!D:D;"Genehmigt")
H – Resturlaub — =E2-F2-G2

J1 enthält das Jahr. Die Formel in E vereinfacht: Bei Eintritt nach dem 30. Juni gilt Teilurlaub nach vollen Monaten. Bruchteile von Urlaubstagen und Sonderfälle (z. B. Austritt im Jahr) behandeln Sie nach den einschlägigen Regeln Ihres Vertrags.

Blatt 2: Urlaubsanträge

Spalte Inhalt Formel
A – Name Dropdown —
B – Von Erster Urlaubstag —
C – Bis Letzter Urlaubstag —
D – Status Beantragt, Genehmigt, Genommen, Abgelehnt Dropdown
E – Urlaubstage Ohne Wochenenden und Feiertage =NETTOARBEITSTAGE(B2;C2;Feiertage!A:A)

Das Blatt Feiertage enthält die Feiertage Ihres Bundeslands. Bei Teilzeit mit festen Arbeitstagen nutzen Sie NETTOARBEITSTAGE.INTL mit einer Wochenmaske, z. B. "0001111" für Arbeit nur montags, dienstags und mittwochs (1 = freier Tag).

Beispiel: vier Mitarbeitende, Stand 06.11.2026

Name Eintritt Modell Anspruch 2026 Genommen Geplant Rest
Jonas 2019 5 Tage, 28 Urlaubstage 28 20 8 (21.–31.12.) 0
Sara 2021 5 Tage, 28 Urlaubstage 28 15 0 13
Tim 01.07.2026 5 Tage, 28 Urlaubstage 14 (6/12) 3 0 11
Elif 2022 3 Tage, 28 Urlaubstage (Vollzeit-Basis) 16,8 12 0 4,8
Resturlaub gesamt 28,8

Erläuterungen: Jonas’ Urlaub vom 21. bis 31.12. umfasst 8 Arbeitstage, weil der 25.12. ein Feiertag ist und der 26.12.2026 auf einen Samstag fällt. Tim ist am 1. Juli eingetreten und erfüllt die Wartezeit 2026 nicht mehr: 28 × 6/12 = 14 Tage. Elif arbeitet drei Tage pro Woche: 28 × 3/5 = 16,8 Tage.

Auswertung: Vom 9. November bis Jahresende bleiben 38 Arbeitstage, und Sara hat noch 13 Urlaubstage. Ein Gespräch jetzt – mit schriftlichem Hinweis auf den Resturlaub – ist sinnvoller als eine Häufung im Dezember.

Teamübersicht: Wer fehlt wann?

Im Blatt „Kalender” stehen die Tage des Jahres in Spalte A; Spalte B zählt die Abwesenden:

=ZÄHLENWENNS(Urlaub!$B:$B;"<="&A2;Urlaub!$C:$C;">="&A2;Urlaub!$D:$D;"<>Abgelehnt";Urlaub!$D:$D;"<>Beantragt")

Mit der maximalen Zahl gleichzeitiger Abwesenheiten in M1: =WENN(B2>$M$1;"Unterbesetzt";""). Vor jeder Genehmigung den Antrag probeweise auf „Genehmigt” setzen und prüfen, ob ein Tag rot wird. Als Jahresplaner eignet sich ein Raster Mitarbeitende × Tage mit bedingter Formatierung nach derselben Logik.

Gute Praxis

  • Urlaubsplanung früh im Jahr abfragen, besonders für Sommer und Jahreswechsel.
  • Genehmigung dokumentieren (Datum, wer genehmigt hat) – zum Beispiel in einer zusätzlichen Spalte.
  • Quartalsweise auf Resturlaub hinweisen und das festhalten.
  • Keine Krankheitsdaten in diese Datei: Arbeitsunfähigkeit ist kein Urlaub und gehört nicht in eine gemeinsam genutzte Übersicht.
  • Formeln schützen wie in Excel-Formeln schützen beschrieben.

Häufige Fragen

Werktage oder Arbeitstage?

Das Gesetz rechnet in Werktagen (Mo–Sa), die Praxis meist in Arbeitstagen. Wichtig ist, eine Einheit konsequent zu verwenden; die Umrechnung erfolgt über das Verhältnis der Arbeitstage pro Woche.

Was ist mit halben Tagen an Heiligabend und Silvester?

24.12. und 31.12. sind keine gesetzlichen Feiertage. Gilt bei Ihnen eine betriebliche Regelung (z. B. halber Tag frei), tragen Sie 0,5 direkt in die Spalte Urlaubstage ein.

Funktioniert das in Google Sheets?

Ja. NETTOARBEITSTAGE, NETTOARBEITSTAGE.INTL, SUMMEWENNS und ZÄHLENWENNS sind verfügbar.

Nächster Schritt: Feiertage Ihres Bundeslands eintragen, alle Mitarbeitenden mit Eintritt, Urlaubstagen und Arbeitstagen pro Woche erfassen, die bisherigen Urlaube nachtragen – und mit allen sprechen, deren Resturlaub höher ist als die verbleibenden Wochen erlauben.