Suivi des congés payés sur Excel : acquis, pris, solde en jours ouvrables et chevauchements
Tableau de suivi des congés payés sur Excel pour une TPE : congés acquis (2,5 jours ouvrables par mois), décompte des jours pris avec NB.JOURS.OUVRES.INTL et les jours fériés, solde par salarié et contrôle des absences simultanées, avec un exemple de quatre salariés.
Un tableau de suivi des congés sur Excel indique, pour chaque salarié, les congés payés acquis, ceux déjà pris ou posés, et le solde restant ; il décompte automatiquement les jours d’absence en jours ouvrables (ou ouvrés) en tenant compte des jours fériés, et signale les périodes où trop de personnes sont absentes en même temps. Pour une TPE sans logiciel de paie intégré, c’est la façon la plus simple de répondre sans erreur à « il me reste combien de jours ? ».
Cet article appartient à la rubrique Organisation et RH. Pour organiser les présences au quotidien, utilisez aussi le planning du personnel sur Excel ; les heures travaillées se suivent dans la feuille de temps.
Les règles de base, en bref
- Le salarié acquiert en principe 2,5 jours ouvrables de congé par mois de travail effectif, soit 30 jours ouvrables (5 semaines) sur une période de référence complète.
- La période de référence court généralement du 1er juin au 31 mai, sauf accord collectif prévoyant une autre période.
- Le décompte en jours ouvrables compte du lundi au samedi (hors dimanches et jours fériés chômés) ; beaucoup d’entreprises utilisent l’équivalent en jours ouvrés (lundi–vendredi, 25 jours).
- Des règles particulières existent, notamment pour l’acquisition pendant certains arrêts maladie depuis 2024, les congés de fractionnement ou les dispositions conventionnelles.
Ce tableau est un outil d’organisation : vérifiez les règles applicables à votre entreprise (Code du travail, convention collective, accords) ou auprès de votre gestionnaire de paie.
Feuille 1 : Salariés et soldes
| Colonne | Contenu | Formule |
|---|---|---|
| A – Salarié | Nom | — |
| B – Solde N-1 | Congés acquis sur la période précédente, à prendre | — |
| C – Pris | Absences passées | =SOMME.SI.ENS(Absences!E:E;Absences!A:A;A2;Absences!D:D;"Pris") |
| D – Posés | Validés, à venir | =SOMME.SI.ENS(Absences!E:E;Absences!A:A;A2;Absences!D:D;"Posé") |
| E – Reste N-1 | Solde | =B2-C2-D2 |
| F – En cours d’acquisition | Période N | =MIN(30;2,5*DATEDIF($J$1;AUJOURDHUI();"m")) |
J1 contient le début de la période de référence en cours (01/06/2026). La formule F suppose un mois de travail effectif complet chaque mois ; pour un salarié arrivé en cours de période ou absent, remplacez $J$1 par sa date d’entrée ou ajustez le nombre de mois retenus. Si le total final n’est pas un nombre entier, la loi prévoit de l’arrondir au nombre entier supérieur.
Feuille 2 : Absences
| Colonne | Contenu | Formule |
|---|---|---|
| A – Salarié | Liste déroulante | — |
| B – Premier jour d’absence | — | — |
| C – Dernier jour d’absence | Veille de la reprise | — |
| D – Statut | Demandé, Posé, Pris | liste déroulante |
| E – Jours ouvrables | Décompte automatique | =NB.JOURS.OUVRES.INTL(B2;C2;11;Feries!A:A) |
Le code week-end 11 signifie « seul le dimanche est non travaillé » : le samedi est donc compté, comme en jours ouvrables. Pour un décompte en jours ouvrés, remplacez 11 par 1 (samedi et dimanche exclus). La feuille Feries liste les jours fériés de l’année : un férié chômé tombant un jour ouvrable n’est pas décompté comme congé.
Exemple : quatre salariés, point du 6/11/2026
Jours fériés saisis : 14/07 (mardi), 15/08 (samedi), 11/11 (mercredi), 25/12 (vendredi), 01/01/2027 (vendredi).
| Salarié | Solde N-1 | Absences | Jours ouvrables | Reste N-1 |
|---|---|---|---|---|
| Claire | 30 | Prises 03/08–22/08 ; posées 21/12–02/01 | 17 + 10 | 3 |
| Thomas | 30 | Prises 13/07–01/08 | 17 | 13 |
| Inès | 22 | Prises 17/08–29/08 | 12 | 10 |
| Hugo | 30 | Prises 29/06–11/07 ; posées 09/11–14/11 | 12 + 5 | 13 |
| Total restant | 39 | |||
Pourquoi 17 jours et non 18 pour Claire ? Du lundi 3 au samedi 22 août, il y a trois semaines de six jours ouvrables, mais le 15 août tombe un samedi : férié, il n’est pas décompté. Même logique pour Thomas avec le 14 juillet, et pour Hugo avec le 11 novembre. Sur la période de référence en cours (depuis le 01/06/2026), chacun a par ailleurs acquis 5 × 2,5 = 12,5 jours, à condition d’avoir travaillé les cinq mois.
Lecture : 39 jours restent à prendre sur l’ancienne période, dont 13 pour Thomas et 13 pour Hugo. Il est temps de planifier avec eux la fin d’année et le printemps, plutôt que de découvrir le problème en mai.
Éviter les absences simultanées
Dans une feuille « Calendrier », listez les dates en colonne A et comptez les absents :
=NB.SI.ENS(Absences!$B:$B;"<="&A2;Absences!$C:$C;">="&A2;Absences!$D:$D;"<>Demandé")
Avec un maximum de deux absents en M1 : =SI(B2>$M$1;"Trop d'absents";""). Avant de valider une demande, passez-la en « Posé » et vérifiez qu’aucun jour ne dépasse le seuil. Pour une vue visuelle, une grille salariés × jours avec une mise en forme conditionnelle reprenant la même formule colore les jours de congé de chacun.
Bonnes pratiques
- Un seul fichier de référence, modifié par une personne, et un historique des demandes (date, validation).
- Communiquer tôt l’ordre et les dates de départ : le Code du travail fixe des délais de prévenance, précisés le cas échéant par accord.
- Rapprocher chaque mois avec la paie : le bulletin fait foi en cas d’écart.
- Ne pas stocker le motif des autres absences (maladie, etc.) dans ce tableau : ce sont des données sensibles soumises au RGPD.
- Protéger les formules avec la méthode pour protéger les formules Excel.
Questions fréquentes
Jours ouvrables ou jours ouvrés ?
Les deux sont possibles tant que le salarié n’est pas désavantagé. Le tableau gère les deux : changez le code week-end (11 ou 1) et la base annuelle (30 ou 25).
Et les RTT ?
Ajoutez une colonne « Type » (CP, RTT) dans la feuille Absences et des SOMME.SI.ENS séparées : les RTT obéissent à l’accord qui les a mis en place, pas aux règles des congés payés.
Le tableau fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui : NB.JOURS.OUVRES.INTL, SOMME.SI.ENS, NB.SI.ENS et DATEDIF sont disponibles.
Prochaine étape : saisissez les jours fériés de l’année, reportez le solde N-1 de chaque salarié depuis le dernier bulletin, puis enregistrez toutes les absences déjà prises pour obtenir les soldes exacts.