Planning du personnel sur Excel : modèle hebdomadaire, codes horaires, heures contractuelles et contrôle des repos
Créer un planning du personnel sur Excel : codes horaires et durées, grille hebdomadaire ou mensuelle, total d'heures comparé au contrat, couverture minimale par créneau, contrôles du repos quotidien et hebdomadaire, mise en couleur et exemple d'un commerce de cinq salariés à 35 heures.
Réponse rapide : un planning du personnel sur Excel est une grille avec les salariés en lignes et les jours en colonnes, où chaque cellule contient un code horaire (M pour matin, A pour après-midi, J pour journée, R pour repos, CP pour congés payés…). Une table de correspondance donne les horaires et la durée de chaque code, ce qui permet à Excel de calculer automatiquement :
- les heures de chaque salarié, à comparer avec son contrat :
=SOMMEPROD(NB.SI(C5:H5;Codes[Code])*Codes[Durée]); - le nombre de personnes par créneau :
=NB.SI(C$5:C$9;"M"); - les alertes de repos quand un enchaînement de postes ne laisse pas assez de temps entre deux journées.
Voici la méthode, les formules en français (séparateur point-virgule) et un exemple pour un commerce de cinq salariés. Les prénoms et horaires sont fictifs.
Étape 1 : la table des codes horaires
| Code | Libellé | Début | Fin | Pause | Durée |
|---|---|---|---|---|---|
| M | Matin | 6:00 | 13:00 | — | 7 h |
| A | Après-midi | 13:00 | 20:00 | — | 7 h |
| J | Journée (renfort) | 9:00 | 17:00 | 1 h | 7 h |
| R | Repos | — | — | — | 0 |
| CP | Congés payés | — | — | — | 0 (ou durée à décompter selon votre règle) |
Nommez la table Codes. La durée se calcule automatiquement à partir des heures : =(Fin-Début)*24-Pause. Le Code du travail prévoit notamment une pause d’au moins 20 minutes dès que le temps de travail quotidien atteint six heures : sur des postes de 7 heures d’affilée comme M et A, prévoyez-la dans l’organisation (et décidez si elle est rémunérée selon votre accord ou usage).
Étape 2 : la grille du planning
- Dans l’onglet « Planning », saisissez le lundi de la semaine en C3, puis
=C3+1à droite sur 7 colonnes (ou 31 pour un mois). Format personnaliséjjj jj/mm. - Colonne A : les salariés ; colonne B : leurs heures contractuelles hebdomadaires.
- Sélectionnez la grille, puis Données → Validation des données → Liste avec la source
=INDIRECT("Codes[Code]"): seuls les codes existants pourront être saisis. - Mettez en couleur chaque code avec une règle de mise en forme conditionnelle « La valeur de la cellule est égale à ».
Étape 3 : heures, écarts et coût
- Total de la semaine (colonne J) :
=SOMMEPROD(NB.SI(C5:I5;Codes[Code])*Codes[Durée]) - Écart au contrat :
=J5-B5. Un écart positif correspond à des heures supplémentaires (ou complémentaires pour un temps partiel), qui obéissent à des règles de majoration et de contingent. - Coût prévisionnel :
=J5*TauxHoraireChargé, pour comparer le planning à votre budget de masse salariale.
Le planning est une prévision. Les heures réellement effectuées se suivent dans une feuille de temps sur Excel, qui sert de base à la paie.
Étape 4 : couverture minimale par créneau
Sous la grille, une ligne par créneau compte les présents et la compare au besoin :
- Présents le matin :
=NB.SI(C$5:C$9;"M") - Besoin (saisi par jour, plus élevé le samedi par exemple)
- Alerte :
=SI(C11<C12;"MANQUE "&C12-C11;"")en rouge
Dès qu’un congé est posé (code CP), le planning montre le jour qui devient découvert.
Étape 5 : contrôler les repos et les durées maximales
Le Code du travail fixe notamment, sauf dérogations prévues par accord ou par la loi : un repos quotidien de 11 heures consécutives, un repos hebdomadaire de 24 heures auquel s’ajoutent les 11 heures de repos quotidien (soit 35 heures consécutives), une durée quotidienne maximale de 10 heures et une durée hebdomadaire maximale de 48 heures (44 heures en moyenne sur 12 semaines). La durée légale de référence est de 35 heures par semaine. Vérifiez la convention collective applicable, qui peut prévoir d’autres règles.
Avec les horaires ci-dessus, enchaîner un poste A (fin 20:00) puis un poste M le lendemain (début 6:00) ne laisse que 10 heures : c’est l’enchaînement à éviter. Ligne de contrôle :
=SI(ET(C5="A";D5="M");"REPOS < 11 H";"")
Pour le repos hebdomadaire, attention au week-end : un salarié qui finit le samedi à 20:00 et reprend le lundi à 6:00 n’a que 34 heures de repos consécutif. Contrôle sur la dernière colonne et la première de la semaine suivante : =SI(ET(H5="A";SemaineSuivante!C5="M");"REPOS HEBDO < 35 H";""). Pour aller plus loin, calculez l’écart en heures entre la fin d’un poste et le début du suivant à partir des colonnes Début et Fin de la table Codes.
Exemple : commerce ouvert du lundi au samedi, cinq salariés à 35 heures
Besoin : 2 personnes le matin et 2 l’après-midi chaque jour, plus un renfort le samedi. Chaque salarié travaille 5 postes de 7 heures et a deux jours de repos, dont le dimanche.
| Salarié | Lun | Mar | Mer | Jeu | Ven | Sam | Dim | Heures |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Claire | R | M | M | M | A | A | R | 35 |
| Hugo | M | R | M | M | M | M | R | 35 |
| Inès | A | A | R | A | A | A | R | 35 |
| Lucas | A | A | A | R | M | J | R | 35 |
| Sarah | M | M | A | A | R | M | R | 35 |
| Matin / Après-midi / Renfort | 2/2/0 | 2/2/0 | 2/2/0 | 2/2/0 | 2/2/0 | 2/2/1 | — |
Vérifications : la couverture est assurée chaque jour ; aucun enchaînement A → M (le plus court repos entre deux postes est de 17 heures) ; en reconduisant la même semaine, chacun a au moins 35 heures de repos consécutives autour du dimanche (Inès, qui finit le samedi à 20:00, reprend le lundi à 13:00). Les postes « avancent » dans la semaine (matin puis après-midi), ce qui facilite le respect du repos quotidien. Pour l’équité, faites tourner les jours de repos d’une semaine sur l’autre.
Conseils pratiques
- Communiquez le planning suffisamment tôt et respectez les délais de prévenance prévus par votre convention ou, pour les temps partiels, par le contrat et la loi en cas de modification.
- Conservez les plannings passés : ils sont utiles en cas de question sur les heures effectuées.
- Affichez la version définitive et protégez la feuille (Révision → Protéger la feuille) pour éviter les modifications accidentelles.
- Suivez les heures planifiées et le coût par semaine dans un tableau de bord KPI.
Erreurs fréquentes
- Saisir des horaires en texte libre (« 6h-13h ») : impossible de totaliser.
- Oublier le repos hebdomadaire autour du dimanche quand un salarié ferme le samedi et ouvre le lundi.
- Ne pas suivre les écarts au contrat, qui s’accumulent en heures supplémentaires.
- Planning modifié oralement sans mise à jour du fichier.
- Toujours les mêmes salariés le samedi.
Questions fréquentes
Comment faire un planning en rotation automatique ?
Saisissez un cycle (par exemple sur 2 ou 4 semaines) dans une plage nommée Cycle, puis utilisez =INDEX(Cycle;MOD(C$3-DateDébut+Décalage;14)+1) avec un décalage différent par salarié. Contrôlez ensuite la couverture, car les congés modifient le résultat.
Le planning remplace-t-il le décompte du temps de travail ?
Non. Selon l’organisation (horaires collectifs ou individualisés), les obligations de décompte et d’affichage diffèrent ; le relevé des heures réelles reste nécessaire. Renseignez-vous auprès de votre gestionnaire de paie ou de l’inspection du travail.
Est-ce compatible avec Google Sheets ?
Oui : NB.SI, SOMMEPROD, SI, ET, INDEX et MOD existent en français dans Google Sheets.
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