Control de vacaciones de empleados en Excel: días por persona, saldo pendiente y solapamientos
Cómo llevar el control de vacaciones de empleados en Excel: días que corresponden (con prorrateo para altas), días disfrutados y planificados, saldo pendiente, aviso de solapamientos con CONTAR.SI.CONJUNTO y un ejemplo con cinco personas.
Un control de vacaciones en Excel registra, para cada empleado, los días de vacaciones que le corresponden en el año (prorrateados si entró a mitad de año), cada periodo disfrutado o planificado con sus fechas de inicio y fin, y calcula automáticamente el saldo pendiente; un segundo cálculo cuenta cuántas personas están fuera cada día para evitar que coincidan demasiadas. Para una pyme sin programa de recursos humanos, es la forma más sencilla de responder a “¿cuántos días me quedan?” sin revisar correos antiguos.
Este artículo forma parte de Operaciones y RR. HH.. Si organizas turnos, combínalo con el cuadrante de turnos en Excel; el control horario diario se lleva en el registro de jornada.
Lo que dice la norma, en resumen
El Estatuto de los Trabajadores fija un periodo de vacaciones anuales retribuidas de al menos 30 días naturales, que se pactan entre empresa y trabajador según lo previsto en el convenio colectivo, y establece que el trabajador debe conocer sus fechas con al menos dos meses de antelación. Muchos convenios y empresas gestionan las vacaciones en días laborables en lugar de naturales. Configura la hoja con la unidad y los días que marque tu convenio; esta plantilla es una herramienta de organización, no asesoramiento laboral.
Hoja 1: Empleados y saldo
| Columna | Contenido | Fórmula |
|---|---|---|
| A – Empleado | Nombre | — |
| B – Fecha de alta | Si se incorporó este año | — |
| C – Días que corresponden | Con prorrateo | =SI(B2<=FECHA($J$1;1;1);$K$1;REDONDEAR($K$1*(SIFECHA(B2;FECHA($J$1;12;31);"m")+1)/12;1)) |
| D – Disfrutados | Periodos ya pasados | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Periodos!E:E;Periodos!A:A;A2;Periodos!D:D;"Disfrutado") |
| E – Planificados | Aprobados, aún no disfrutados | =SUMAR.SI.CONJUNTO(Periodos!E:E;Periodos!A:A;A2;Periodos!D:D;"Planificado") |
| F – Pendientes | Saldo | =C2-D2-E2 |
J1 contiene el año (2026) y K1 los días anuales según tu convenio (30 en el ejemplo). La fórmula de C cuenta los meses desde el alta hasta fin de año, incluyendo el mes de entrada, y reparte los días de forma proporcional; si tu convenio redondea de otra manera, ajústala.
Hoja 2: Periodos
| Columna | Contenido | Fórmula |
|---|---|---|
| A – Empleado | Lista desplegable desde la hoja 1 | — |
| B – Inicio | Primer día de vacaciones | — |
| C – Fin | Último día | — |
| D – Estado | Solicitado, Planificado, Disfrutado | lista desplegable |
| E – Días | Naturales | =C2-B2+1 |
Si gestionas días laborables, cambia E por =DIAS.LAB(B2;C2;Festivos!A:A), con los festivos nacionales, autonómicos y locales que te afecten en la hoja Festivos.
Ejemplo: cinco personas, revisión del 6/11/2026
| Empleado | Alta | Corresponden | Disfrutados | Planificados | Pendientes |
|---|---|---|---|---|---|
| Ana López | antes de 2026 | 30 | 15 (1–15 jul) | 5 (22–26 dic) | 10 |
| Carlos Ruiz | antes de 2026 | 30 | 21 (3–23 ago) | 0 | 9 |
| Marta Gil | 01/04/2026 | 22,5 | 7 (10–16 ago) | 0 | 15,5 |
| Javier Soto | antes de 2026 | 30 | 21 (6–19 jul y 2–8 nov) | 0 | 9 |
| Lucía Moreno | antes de 2026 | 30 | 14 (24 ago–6 sep) | 0 | 16 |
| Total pendiente | 59,5 | ||||
Marta se incorporó en abril: de abril a diciembre son 9 meses, así que le corresponden 30 × 9 ÷ 12 = 22,5 días. Los periodos de Javier en noviembre cuentan ya como disfrutados porque está de vacaciones esta misma semana.
Lectura: quedan 59,5 días pendientes entre cinco personas y apenas ocho semanas de año. Como regla general las vacaciones se disfrutan dentro del año natural, y las excepciones (por ejemplo, por incapacidad temporal) dependen de la ley y del convenio; por eso conviene cerrar ya las fechas de Lucía, Marta, Carlos y Javier en lugar de esperar a diciembre.
Evitar que coincidan demasiadas personas
En una hoja “Calendario”, pon todas las fechas del año en la columna A y cuenta cuántas personas están fuera cada día:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Periodos!$B:$B;"<="&A2;Periodos!$C:$C;">="&A2;Periodos!$D:$D;"<>Solicitado")
Con un máximo de dos ausencias simultáneas en M1, el aviso es =SI(B2>$M$1;"Demasiados fuera";""). En el ejemplo, el 10 de julio coinciden Ana y Javier, y el 12 de agosto Carlos y Marta: dos personas, justo en el límite. Antes de aprobar una solicitud nueva, cambia su estado a “Planificado” y comprueba que ningún día supere el máximo.
Para verlo como calendario, crea una cuadrícula con empleados en filas y días en columnas y usa formato condicional con la fórmula =CONTAR.SI.CONJUNTO(Periodos!$A:$A;$A3;Periodos!$B:$B;"<="&B$2;Periodos!$C:$C;">="&B$2)>0 para pintar los días de vacaciones de cada persona.
Buenas prácticas
- Un único fichero y una persona responsable de aprobar cambios.
- Registrar la solicitud y la aprobación por escrito (correo o formulario) y anotar la fecha en una columna.
- Abrir el calendario del año pronto para respetar el preaviso y repartir los meses de más demanda.
- Revisar el saldo cada trimestre y avisar a quien acumule muchos días.
- Proteger las fórmulas con el método de proteger fórmulas en Excel y limitar quién puede editar.
- Datos mínimos: no hace falta guardar el motivo de otras ausencias en esta hoja; las bajas médicas y permisos tienen su propio tratamiento y su información es sensible.
Preguntas frecuentes
¿Días naturales o laborables?
Depende de tu convenio y de lo que se haya pactado. La plantilla funciona con ambos: cambia K1 y la fórmula de días.
¿Y si un empleado trabaja a tiempo parcial?
Le corresponden los mismos días de vacaciones que a uno a jornada completa en la mayoría de los casos, pero comprueba cómo lo trata tu convenio, sobre todo si la jornada se concentra en algunos días de la semana.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. SUMAR.SI.CONJUNTO, CONTAR.SI.CONJUNTO, SIFECHA y DIAS.LAB están disponibles, y puedes compartir la hoja en modo lectura con el equipo.
Siguiente paso: introduce a tu equipo con su fecha de alta, registra los periodos ya disfrutados este año y revisa el saldo pendiente antes de cerrar el calendario de diciembre.