File Excel theo dõi nghỉ phép năm: tính số ngày phép theo thâm niên, ngày đã nghỉ, phép còn lại và lịch nghỉ trùng
Cách làm file Excel theo dõi nghỉ phép năm cho doanh nghiệp nhỏ: số ngày phép theo Bộ luật Lao động và thâm niên, tính theo tỷ lệ cho người mới vào, đếm ngày nghỉ bằng NETWORKDAYS.INTL trừ ngày lễ, phép còn lại và cảnh báo nhiều người nghỉ cùng lúc.
File Excel theo dõi nghỉ phép năm ghi cho mỗi nhân viên số ngày phép được hưởng trong năm (gồm phần tăng thêm theo thâm niên và tính theo tỷ lệ nếu mới vào làm), từng đợt nghỉ với ngày bắt đầu, ngày kết thúc, rồi tự tính số ngày đã nghỉ, đã đăng ký và số phép còn lại; một sheet lịch cho biết mỗi ngày có bao nhiêu người nghỉ để tránh thiếu người. Với doanh nghiệp nhỏ chưa có phần mềm nhân sự, đây là cách đơn giản để trả lời chính xác câu hỏi “em còn bao nhiêu ngày phép?”.
Bài viết thuộc chuyên mục Vận hành & nhân sự. Lịch làm việc hằng ngày xem thêm file Excel xếp lịch làm việc nhân viên, còn ngày công dùng mẫu bảng chấm công Excel.
Quy định cơ bản cần nắm
- Theo Bộ luật Lao động 2019, người lao động làm đủ 12 tháng cho một người sử dụng lao động được nghỉ hằng năm hưởng nguyên lương 12 ngày làm việc với công việc trong điều kiện bình thường; mức cao hơn áp dụng cho một số đối tượng và công việc đặc thù.
- Cứ đủ 5 năm làm việc thì số ngày nghỉ hằng năm được tăng thêm 1 ngày.
- Người làm việc chưa đủ 12 tháng được nghỉ theo tỷ lệ tương ứng với số tháng làm việc.
- Ngày nghỉ lễ, Tết không tính vào ngày nghỉ hằng năm.
Cách tính chi tiết, làm tròn và xử lý ngày phép chưa nghỉ hết theo văn bản hướng dẫn hiện hành, nội quy và thỏa thuận lao động của doanh nghiệp. File Excel là công cụ quản lý, không thay thế tư vấn pháp lý.
Sheet 1: Danh sách nhân viên và số phép
| Cột | Nội dung | Công thức |
|---|---|---|
| A – Nhân viên | Họ tên | — |
| B – Ngày vào làm | — | — |
| C – Phép cơ bản | Thường là 12 | — |
| D – Thâm niên (năm) | Tính đến cuối năm | =DATEDIF(B2,DATE($J$1,12,31),"y") |
| E – Phép được hưởng | Có thâm niên, tỷ lệ cho người mới | =IF(B2<=DATE($J$1-1,12,31),C2+INT(D2/5),C2*(DATEDIF(B2,DATE($J$1,12,31),"m")+1)/12) |
| F – Đã nghỉ | Các đợt đã qua | =SUMIFS(DotNghi!E:E,DotNghi!A:A,A2,DotNghi!D:D,"Đã nghỉ") |
| G – Đã đăng ký | Được duyệt, chưa tới | =SUMIFS(DotNghi!E:E,DotNghi!A:A,A2,DotNghi!D:D,"Đã duyệt") |
| H – Phép còn lại | — | =E2-F2-G2 |
Ô J1 là năm đang theo dõi (2026). Với Excel thiết lập vùng Việt Nam, thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy (;).
Sheet 2: Các đợt nghỉ
| Cột | Nội dung | Công thức |
|---|---|---|
| A – Nhân viên | Danh sách thả xuống | — |
| B – Từ ngày | — | — |
| C – Đến ngày | — | — |
| D – Trạng thái | Chờ duyệt, Đã duyệt, Đã nghỉ, Từ chối | danh sách thả xuống |
| E – Số ngày | Ngày làm việc, trừ lễ Tết | =NETWORKDAYS.INTL(B2,C2,1,NgayLe!A:A) |
Mã cuối tuần 1 là nghỉ thứ Bảy, Chủ nhật. Nếu công ty làm cả thứ Bảy, đổi thành 11 (chỉ nghỉ Chủ nhật). Sheet NgayLe liệt kê ngày nghỉ lễ, Tết của năm (ví dụ 02/9, 01/01, các ngày nghỉ Tết theo thông báo chính thức) để không bị trừ nhầm vào phép.
Ví dụ: 4 nhân viên, kiểm tra ngày 06/11/2026
| Nhân viên | Vào làm | Thâm niên | Được hưởng | Các đợt | Đã nghỉ | Đã đăng ký | Còn lại |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Lan | 15/03/2018 | 8 năm | 13 | 13–17/07; 21–23/09 | 8 | 0 | 5 |
| Minh | 10/02/2023 | 3 năm | 12 | 03–07/08; 26–30/10; đăng ký 24–25/12 | 10 | 2 | 0 |
| Hà | 01/04/2026 | mới vào | 9 | 15–16/10 | 2 | 0 | 7 |
| Tuấn | 01/06/2015 | 11 năm | 14 | 29/06–03/07; 30/10 | 6 | 0 | 8 |
| Tổng phép còn lại | 20 | ||||||
Giải thích: Lan có 8 năm (một lần đủ 5 năm) nên được 12 + 1 = 13 ngày; Tuấn 11 năm (hai lần đủ 5 năm) được 14 ngày. Hà vào làm từ tháng 4, làm 9 tháng trong năm nên được 12 × 9 ÷ 12 = 9 ngày. Mọi đợt nghỉ đều tính theo ngày làm việc từ thứ Hai đến thứ Sáu.
Đọc kết quả: còn 20 ngày phép trong khoảng 8 tuần cuối năm, tập trung ở Tuấn, Hà và Lan. Nên trao đổi sớm để xếp lịch, thay vì để dồn vào tuần trước Tết hoặc phát sinh câu hỏi về phép chưa nghỉ hết.
Tránh nhiều người nghỉ cùng lúc
Ở sheet “Lich”, cột A là các ngày trong năm, cột B đếm số người nghỉ:
=COUNTIFS(DotNghi!$B:$B,"<="&A2,DotNghi!$C:$C,">="&A2,DotNghi!$D:$D,"<>Từ chối",DotNghi!$D:$D,"<>Chờ duyệt")
Với số người nghỉ tối đa cùng lúc ở ô M1: =IF(B2>$M$1,"Thiếu người",""). Trước khi duyệt đơn mới, tạm đổi trạng thái sang “Đã duyệt” và xem có ngày nào chuyển đỏ không. Nếu muốn xem dạng lịch, tạo lưới nhân viên × ngày và tô màu bằng Conditional Formatting với cùng điều kiện COUNTIFS.
Lưu ý khi quản lý
- Một file duy nhất, một người duyệt, lưu lại đơn xin nghỉ (giấy hoặc tin nhắn, email) kèm ngày duyệt.
- Lập lịch nghỉ hằng năm sớm và thông báo cho nhân viên theo quy định, nhất là quanh Tết.
- Đối chiếu với bảng lương mỗi tháng để số liệu khớp.
- Tách loại nghỉ: nghỉ phép năm, nghỉ việc riêng có lương, nghỉ không lương, nghỉ ốm (hưởng chế độ BHXH) là các loại khác nhau; thêm cột “Loại nghỉ” và không ghi chi tiết bệnh tình vào file.
- Khóa cột công thức theo hướng dẫn cách khóa công thức Excel.
Câu hỏi thường gặp
Nghỉ nửa ngày thì ghi thế nào?
Gõ trực tiếp 0,5 vào cột Số ngày thay cho công thức ở dòng đó, hoặc thêm cột “Buổi” và nhân hệ số 0,5.
Phép năm chưa nghỉ hết có được cộng sang năm sau?
Tùy thỏa thuận và quy định áp dụng (ví dụ nghỉ gộp, thanh toán khi nghỉ việc). Hãy ghi rõ chính sách trong nội quy và thêm cột “Phép chuyển sang” nếu doanh nghiệp cho phép.
Dùng được trên Google Sheets không?
Được. DATEDIF, NETWORKDAYS.INTL, SUMIFS, COUNTIFS đều có sẵn, và có thể chia sẻ quyền xem cho nhân viên tự tra phép còn lại.
Bước tiếp theo: nhập ngày lễ của năm vào sheet NgayLe, điền danh sách nhân viên với ngày vào làm, ghi lại các đợt đã nghỉ từ đầu năm và kiểm tra cột phép còn lại trước khi lên lịch Tết.