Plantilla de acta de reunión: modelo para copiar y cómo redactarla

Respuesta rápida: un acta de reunión completa recoge quién se reunió, cuándo y dónde, el orden del día, un resumen de lo tratado en cada punto, los acuerdos con responsable y plazo, los ruegos y preguntas y las firmas de quien la redacta y de quien preside. Abajo tienes un modelo para copiar en Word o Google Docs y una versión breve para reuniones de equipo.

Un acta bien hecha evita el clásico “yo no entendí eso” una semana después: deja por escrito qué se decidió y quién se encarga de cada cosa. Además de la plantilla, verás cómo redactar cada apartado, qué tener en cuenta con las actas de órganos de una sociedad y cómo hacer el seguimiento de los acuerdos en una hoja de cálculo.

Plantilla de acta de reunión (para copiar)

ACTA DE REUNIÓN
[Nombre de la empresa o del equipo] — Acta n.º …

1. Datos de la reunión
Fecha: …/…/……
Hora de inicio: …:… · Hora de finalización: …:…
Lugar o modalidad: …… (presencial / videoconferencia: plataforma ……)
Convocada por: ……

2. Asistentes
Preside: ……
Secretario/a: ……
Asistentes: ……
Excusan su asistencia: ……
Invitados: ……

3. Orden del día
1. Lectura y aprobación, si procede, del acta anterior.
2. ……
3. ……
4. Ruegos y preguntas.

4. Desarrollo de la reunión
Punto 1: ……
Punto 2: …… (resumen de las intervenciones y datos presentados)
Punto 3: ……

5. Acuerdos

6. Ruegos y preguntas
……

7. Próxima reunión
Fecha prevista: …… · Temas pendientes: ……

Sin más asuntos que tratar, se levanta la sesión a las …:… horas, de lo que, como secretario/a, doy fe.

Cómo redactar cada apartado

Datos y asistentes

Anota la hora real de inicio y de fin, no la prevista. En los asistentes, nombre completo y cargo; en los ausentes, si excusaron su asistencia. Este dato importa cuando se necesita un número mínimo de asistentes para tomar acuerdos o cuando hay que demostrar quién estaba informado de una decisión.

Orden del día

Copia el orden del día de la convocatoria y respeta su numeración en el desarrollo y en los acuerdos. Si se trata un asunto que no estaba previsto, indícalo expresamente.

Desarrollo

No es una transcripción. Resume las posturas principales, las cifras que se presentaron y los desacuerdos relevantes. Si una persona pide que su intervención conste literalmente, recógela tal cual. Usa frases cortas y el pasado: “Marta presentó las ventas del trimestre: 12 % por encima del objetivo”.

Acuerdos

Es el apartado que todo el mundo leerá. Cada acuerdo debe responder a tres preguntas: qué, quién y para cuándo. Evita fórmulas vagas como “se estudiará el tema”; escribe “Javier presentará dos presupuestos de proveedores antes del 15 de marzo”.

Ruegos y preguntas, cierre y firmas

Recoge las peticiones y dudas que se plantean al final, aunque no generen acuerdos. Cierra con la hora de finalización y las firmas. La fórmula “Vº Bº” (visto bueno) del presidente junto a la firma del secretario es habitual en España y da validez interna al acta.

Modelo breve para reuniones de equipo

Para la reunión semanal de un equipo basta con una página, que se puede enviar por correo o pegar en el canal del equipo:

Actas de juntas y órganos de una sociedad

Las actas de la junta general o del consejo de administración de una sociedad mercantil no son un simple resumen interno: la Ley de Sociedades de Capital regula su contenido, su aprobación y su constancia en el libro de actas, y pueden ser necesarias para inscribir acuerdos en el Registro Mercantil. Algo similar ocurre con las juntas de una comunidad de propietarios, regidas por la Ley de Propiedad Horizontal. En estos casos, utiliza la plantilla como guía de estructura, pero revisa la normativa aplicable y los estatutos, o consulta con tu asesor o abogado.

Seguimiento de acuerdos en Excel

Un acta solo sirve si los acuerdos se cumplen. Una hoja de cálculo con todos los acuerdos de todas las reuniones permite revisarlos al inicio de la siguiente:

• Columnas: A Fecha de la reunión, B Reunión, C Acuerdo, D Responsable, E Plazo, F Estado (Pendiente / En curso / Hecho), G Notas.
• Alerta de vencidos (H): =SI(Y(E2<HOY();F2<>"Hecho");"Vencido";"")
• Acuerdos vencidos por persona: =CONTAR.SI.CONJUNTO(D:D;"Nombre";H:H;"Vencido")

Aplica un formato condicional que coloree en rojo la columna H y usa Datos → Validación de datos para que el estado solo admita los tres valores. Si tu equipo planifica proyectos más largos, el diagrama de Gantt en Excel complementa esta lista con una vista en el tiempo.

Errores frecuentes al redactar un acta

• Acuerdos sin responsable ni plazo.
• Actas demasiado largas, en las que los acuerdos se pierden entre párrafos.
• Enviarla días después, cuando nadie recuerda bien lo que se dijo.
• No revisar el acta anterior al comienzo de la siguiente reunión.
• Guardarla en el correo de una persona en lugar de en una carpeta compartida con un nombre claro (fecha y tema).

Preguntas frecuentes

¿Quién debe redactar el acta?

Normalmente el secretario o secretaria de la reunión, que no debería ser quien la preside. En equipos pequeños se puede rotar la tarea.

¿Cuándo hay que enviar el acta?

Lo ideal es el mismo día o en las 24 horas siguientes, a todos los asistentes y a quienes tengan tareas asignadas aunque no asistieran.

¿El acta tiene que estar firmada?

En reuniones internas suele bastar con que la apruebe el equipo o la firme quien la redacta; depende de las normas de cada organización. En las juntas y órganos de una sociedad, la firma y la aprobación siguen reglas legales y estatutarias.

¿Qué diferencia hay entre acta y orden del día?

El orden del día es la lista de temas que se envía antes de la reunión. El acta se redacta después y recoge lo que se trató y se acordó en cada punto.

¿Se puede grabar la reunión para hacer el acta?

Puede ser útil, pero informa antes a los asistentes y ten en cuenta la normativa de protección de datos. La grabación no sustituye al acta: los acuerdos deben quedar resumidos por escrito.

Más recursos en la sección Operaciones y RR. HH.