Auditoría 5S en Excel: checklist puntuable, gráfico radar y seguimiento de mejoras
Cómo hacer una auditoría 5S en Excel para un taller o una pequeña fábrica: las cinco S, una checklist de 25 puntos puntuada de 0 a 4, porcentaje por S, gráfico radar, evolución entre auditorías y plan de acción, con el ejemplo de una carpintería.
Una auditoría 5S mide con una checklist puntuable lo bien que se aplican en un puesto de trabajo las cinco S: Clasificar, Ordenar, Limpiar, Estandarizar y Mantener la disciplina. Hecha en Excel, cada auditoría da un porcentaje por S y un gráfico radar, y al repetirla cada mes se ve si el orden se sostiene o vuelve el desorden. Esta guía explica la checklist, las fórmulas y cómo convertir los resultados en acciones, con el ejemplo de una carpintería.
Las cinco S en una frase
| S | Japonés | Qué significa en el puesto |
|---|---|---|
| Clasificar | Seiri | Solo está lo que se usa; lo demás se retira |
| Ordenar | Seiton | Cada cosa tiene un sitio marcado y está en él |
| Limpiar | Seiso | Limpieza como inspección: se detectan fugas, holguras y desgaste |
| Estandarizar | Seiketsu | Las tres primeras S se hacen siempre igual, con normas visibles |
| Mantener | Shitsuke | Se audita, se corrige y se convierte en hábito |
Paso 1: la checklist
Cinco preguntas por S, 25 en total, cada una puntuada de 0 a 4 (0 = no se cumple, 4 = se cumple siempre y está documentado). Máximo: 100 puntos. Algunos ejemplos:
- Clasificar: no hay herramientas, materiales ni papeles que no se usen en la última semana; existe una zona de tarjeta roja para lo dudoso.
- Ordenar: las herramientas tienen silueta o etiqueta; los pasillos están marcados y libres.
- Limpiar: el suelo y las máquinas están limpios al final del turno; hay plan de limpieza con responsable.
- Estandarizar: hay fotos del estado correcto del puesto; los controles visuales (colores, niveles) están a la vista.
- Mantener: la última auditoría se hizo en fecha; las acciones abiertas tienen responsable y plazo.
Formula preguntas que se puedan comprobar mirando, no opiniones. “¿Está ordenado?” da discusiones; “¿Cada herramienta está en su silueta?” no.
Paso 2: las fórmulas
Tabla Auditoria con columnas Fecha, Zona, S, Pregunta, Puntos y Comentario. Excel en español separa los argumentos con punto y coma:
- Puntos de una S:
=SUMAR.SI.CONJUNTO(Auditoria[Puntos];Auditoria[S];"Clasificar";Auditoria[Fecha];F$1) - Porcentaje de la S:
=B2/20(cinco preguntas por cuatro puntos). - Total de la auditoría:
=SUMA(B2:B6)sobre 100. - Preguntas con 0 o 1 punto, que serán acciones:
=CONTAR.SI.CONJUNTO(Auditoria[Puntos];"<=1";Auditoria[Fecha];F$1)
Con los cinco porcentajes, inserta un gráfico radial (Insertar > Gráfico de cascada, embudo, cotizaciones, superficie o radial > Radial). Añade una serie por auditoría para ver cómo crece la figura.
Ejemplo: carpintería con ocho operarios
| S | Marzo | Junio |
|---|---|---|
| Clasificar | 11/20 (55 %) | 16/20 (80 %) |
| Ordenar | 9/20 (45 %) | 15/20 (75 %) |
| Limpiar | 12/20 (60 %) | 14/20 (70 %) |
| Estandarizar | 5/20 (25 %) | 10/20 (50 %) |
| Mantener | 6/20 (30 %) | 9/20 (45 %) |
| Total | 43/100 | 64/100 |
En tres meses, la carpintería retiró restos de tablero y herramientas duplicadas y colgó paneles con siluetas: Clasificar y Ordenar suben con fuerza. Estandarizar y Mantener siguen bajos porque aún no hay fotos del estado correcto ni auditorías en fecha. El plan para el siguiente trimestre se centra ahí: fotos plastificadas en cada puesto y auditoría mensual de 15 minutos por turnos. Las acciones se llevan al plan de acción y el estado correcto del puesto se fija en un procedimiento operativo estándar.
Consejos para que funcione
- Audita con el responsable de la zona, no a sus espaldas: el objetivo es mejorar el puesto, no buscar culpables.
- Haz fotos antes y después; convencen más que cualquier puntuación.
- Rota al auditor entre zonas para evitar la ceguera de taller.
- Cuando un problema se repite pese al orden, analízalo con un diagrama de Ishikawa; para riesgos del proceso, usa el AMFE.
Más plantillas para talleres en Pequeña producción.
Preguntas frecuentes
¿Cada cuánto se hace una auditoría 5S?
Al empezar, una vez al mes por zona. Cuando la puntuación se estabiliza por encima del 80 %, se puede espaciar a cada dos o tres meses.
¿Qué puntuación es buena?
Depende de la escala y de la exigencia de la empresa. Lo útil es comparar la misma zona en el tiempo, con la misma checklist y criterios.
¿Sirve para oficinas?
Sí. Cambia las preguntas: archivos digitales con nombres claros, escritorio despejado, material de oficina en su sitio.
¿Funciona en Google Sheets?
Sí. SUMIFS y COUNTIFS funcionan igual y Google Sheets tiene gráfico radar; además se puede rellenar la checklist desde el móvil en el propio taller.
