File Excel quản lý bán hàng: cách tự làm từng bước, kèm công thức

Trả lời nhanh: một file Excel quản lý bán hàng dùng được lâu dài chỉ cần 5 sheet: Danh mục sản phẩm, Nhập hàng, Đơn hàng, Tồn kho và Báo cáo. Mỗi đơn hàng chỉ nhập một lần; các sheet còn lại tự tính bằng công thức SUMIFS và XLOOKUP. Kết quả là bạn biết được doanh thu theo từng kênh (Shopee, TikTok Shop, Facebook, cửa hàng), lãi gộp thực sau phí sàn và phí vận chuyển, cũng như sản phẩm nào sắp hết hàng.

Nhiều shop nhỏ ghi chép bán hàng trong sổ tay, tin nhắn hoặc nhiều file rời rạc cho từng sàn. Cách đó vẫn chạy được khi mỗi ngày chỉ có vài đơn, nhưng đến khi cần trả lời câu hỏi “tháng này thực sự lãi bao nhiêu?” thì không ai chắc chắn. Bài này hướng dẫn tự dựng file từ đầu trên Excel hoặc Google Sheets, giải thích từng công thức để bạn chỉnh theo cách bán hàng của mình.

File gồm những sheet nào?

Hãy chuyển mỗi vùng dữ liệu thành Table (Excel: Insert → Table, hoặc Ctrl + T) để dòng mới tự kéo công thức và định dạng. Dùng Data Validation tạo danh sách thả xuống cho cột Kênh, Mã SP và Trạng thái để không ai gõ sai chính tả — chỉ cần “Shopee” và “shopee ” khác nhau một dấu cách là công thức SUMIFS bỏ sót đơn.

Lưu ý về dấu phân cách: các công thức trong bài viết dùng dấu phẩy. Nếu máy tính của bạn dùng định dạng số kiểu Việt Nam (dấu phẩy làm phần thập phân), Excel sẽ yêu cầu dấu chấm phẩy, ví dụ =SUMIFS(A:A;B:B;"Shopee").

Bước 1: Lập danh mục sản phẩm

Mỗi sản phẩm (và mỗi phân loại màu, size nếu giá vốn khác nhau) có một mã SP duy nhất, ngắn và không dấu, ví dụ AT01-TRANG-M. Mã này là “chìa khóa” nối tất cả các sheet, nên đừng đổi mã của sản phẩm đã có đơn.

Cột giá vốn là tổng chi phí để có một sản phẩm sẵn sàng bán: giá nhập, phí vận chuyển nhập chia theo số lượng, bao bì, tem nhãn. Nếu giá nhập thay đổi, hãy cập nhật giá vốn mới; muốn chính xác hơn, tính giá vốn bình quân từ sheet Nhập hàng bằng công thức:

=IFERROR(SUMPRODUCT((NhapHang!B2:B1000=A2)*NhapHang!C2:C1000*NhapHang!D2:D1000)/SUMIFS(NhapHang!C:C,NhapHang!B:B,A2),0)

Cột tồn tối thiểu là mức tồn mà dưới đó bạn cần nhập thêm hàng — tự ước lượng theo tốc độ bán và thời gian nhà cung cấp giao hàng.

Bước 2: Nhập đơn hàng — sheet quan trọng nhất

Sheet DonHang có các cột: A Ngày, B Mã đơn, C Kênh, D Khách hàng, E Mã SP, F Số lượng, G Đơn giá, H Giảm giá, I Thành tiền, J Phí sàn & thanh toán, K Phí ship shop chịu, L Giá vốn, M Lãi gộp, N Trạng thái. Đơn có nhiều sản phẩm thì nhập nhiều dòng cùng mã đơn.

• Đơn giá (G): =XLOOKUP(E2,DanhMuc!A:A,DanhMuc!E:E) — tự lấy giá bán từ danh mục; sửa tay nếu đơn có giá riêng.
• Thành tiền (I): =F2*G2-H2
• Giá vốn (L): =F2*XLOOKUP(E2,DanhMuc!A:A,DanhMuc!D:D)
• Lãi gộp (M): =IF(N2="Đã giao",I2-J2-K2-L2,-(J2+K2))

Cột Trạng thái dùng bốn giá trị cố định: Đang giao, Đã giao, Hoàn, Hủy. Công thức lãi gộp chỉ tính lợi nhuận cho đơn đã giao; với đơn hoàn hoặc hủy, phần phí mà shop vẫn phải chịu được ghi thành số âm, vì đó là chi phí thật.

Với phí sàn, đừng ước tính bằng một tỷ lệ cố định cho mọi đơn. Các sàn tính nhiều loại phí khác nhau (phí cố định, phí thanh toán, phí dịch vụ, phí tham gia chương trình) và thay đổi theo từng thời kỳ. Cách chính xác nhất là lấy số tiền thực nhận trong báo cáo doanh thu hoặc đối soát của Kênh người bán, rồi ghi phần chênh lệch vào cột J.

Ví dụ minh họa

Một shop bán áo thun mã AT01, giá vốn 85.000 đ, giá bán 159.000 đ. Các con số dưới đây chỉ để minh họa cách tính, không phải mức phí thực của sàn nào:

Ba đơn có tổng thành tiền 626.000 đ, nhưng lãi gộp thực chỉ là 119.000 đ. Đơn hoàn làm mất 30.000 đ dù không bán được gì. Nếu chỉ nhìn doanh số, bạn sẽ không bao giờ thấy được khoản này.

Bước 3: Theo dõi nhập hàng và tồn kho

Sheet NhapHang ghi mỗi lần nhập: A Ngày, B Mã SP, C Số lượng, D Giá nhập, E Nhà cung cấp. Sheet TonKho có một dòng cho mỗi mã SP (cột A) với các công thức:

• Đã nhập (B): =SUMIFS(NhapHang!C:C,NhapHang!B:B,A2)
• Đã xuất (C): =SUMIFS(DonHang!F:F,DonHang!E:E,A2,DonHang!N:N,"Đã giao")+SUMIFS(DonHang!F:F,DonHang!E:E,A2,DonHang!N:N,"Đang giao")
• Tồn hiện tại (D): =B2-C2
• Cảnh báo (E): =IF(D2<=XLOOKUP(A2,DanhMuc!A:A,DanhMuc!G:G),"Cần nhập hàng","")

Đơn hoàn và đơn hủy không bị trừ tồn, vì hàng quay về kho. Nếu hàng hoàn bị hỏng không bán lại được, hãy thêm một dòng điều chỉnh số âm vào NhapHang kèm ghi chú lý do. Mỗi tháng nên kiểm đếm thực tế vài mã hàng bán chạy và đối chiếu với cột tồn để phát hiện sai lệch sớm.

Bước 4: Báo cáo theo tháng và theo kênh

Trong sheet BaoCao, đặt ngày đầu tháng ở ô B1 (ví dụ 01/11/2026) và tên các kênh ở cột A từ dòng 3. Doanh thu đã giao của từng kênh trong tháng:

=SUMIFS(DonHang!I:I,DonHang!C:C,$A3,DonHang!N:N,"Đã giao",DonHang!A:A,">="&$B$1,DonHang!A:A,"<"&EDATE($B$1,1))

Đổi cột I thành cột M để có lãi gộp, rồi tính tỷ suất lãi gộp = lãi gộp ÷ doanh thu. Đây là con số quan trọng nhất của báo cáo: một kênh có doanh thu cao nhưng tỷ suất lãi gộp thấp (do phí, voucher, ship, tỷ lệ hoàn) có thể đóng góp ít lợi nhuận hơn một kênh nhỏ.

Muốn xem nhanh sản phẩm bán chạy, chọn toàn bộ sheet DonHang và tạo PivotTable với Mã SP ở Rows, Số lượng và Lãi gộp ở Values, lọc theo Trạng thái “Đã giao”.

Bước 5: Từ lãi gộp đến giá bán đúng

Khi file đã chạy được một hai tháng, bạn sẽ thấy rõ sản phẩm nào có lãi gộp quá mỏng sau phí. Lúc đó cần xem lại giá: bài cách tính giá bán sản phẩm hướng dẫn công thức tính ngược từ giá vốn, phí sàn và lợi nhuận mong muốn ra giá bán, cùng ví dụ cụ thể.

Mẹo giữ file chính xác và nhẹ

• Chỉ nhập dữ liệu ở sheet DonHang và NhapHang. Các sheet khác chỉ chứa công thức; khóa chúng lại (Review → Protect Sheet) để tránh gõ đè.
• Nhập đơn mỗi ngày hoặc dán từ file xuất đơn của sàn mỗi tuần một lần. Đừng để dồn đến cuối tháng.
• Tách file theo năm khi số dòng quá lớn, và mang số tồn cuối năm sang file mới như một dòng nhập đầu kỳ.
• Dùng Google Sheets nếu nhiều người cùng nhập đơn; phân quyền chỉ xem cho người không cần sửa.
• Sao lưu định kỳ một bản riêng; một lần xóa nhầm có thể làm mất cả tháng dữ liệu.

Khi nào nên chuyển sang phần mềm bán hàng?

Ngay cả khi chuyển sang phần mềm, cấu trúc dữ liệu trong bài — mã SP, đơn hàng, nhập hàng, trạng thái — vẫn giống nhau, nên thời gian làm file Excel không bị lãng phí.

Câu hỏi thường gặp

Nên dùng Excel hay Google Sheets?

Cả hai đều có SUMIFS, XLOOKUP và IFERROR. Excel phù hợp khi dữ liệu nhiều và chỉ một người dùng; Google Sheets tiện khi cả nhóm cùng nhập đơn trên điện thoại và máy tính.

Có cần làm file riêng cho từng sàn không?

Không nên. Gom tất cả vào một sheet DonHang và phân biệt bằng cột Kênh. Như vậy tồn kho mới đúng, vì cùng một món hàng có thể bán trên nhiều kênh.

Làm sao theo dõi khách mua sỉ còn nợ tiền?

Thêm cột “Đã thu” vào DonHang. Số tiền khách còn nợ là =SUMIFS(DonHang!I:I,DonHang!D:D,"Tên khách")-SUMIFS(DonHang!O:O,DonHang!D:D,"Tên khách"), trong đó cột O là số tiền đã thu.

File này có dùng thay sổ sách kế toán, thuế được không?

File giúp bạn nắm số liệu kinh doanh hằng ngày, nhưng sổ sách kê khai thuế phải theo đúng biểu mẫu và quy định hiện hành dành cho loại hình của bạn (hộ kinh doanh hay doanh nghiệp). Hãy dùng số liệu từ file làm căn cứ và hỏi kế toán hoặc cơ quan thuế khi kê khai.

Bao lâu nên xem báo cáo một lần?

Xem tồn kho mỗi tuần trước khi đặt hàng, và xem doanh thu, lãi gộp theo kênh mỗi tháng để quyết định nên đẩy mạnh hay giảm bớt kênh nào.

Xem thêm các hướng dẫn khác trong chuyên mục Lợi nhuận shop online, thuộc nhóm Bán hàng online & quản lý kho.