EÜR-Vorlage in Excel: Einnahmenüberschussrechnung Schritt für Schritt mit Beispiel
Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) in Excel führen: Zufluss- und Abflussprinzip, Aufbau der Erfassungstabelle, Umsatzsteuer in der EÜR, Abschreibungen, Auswertung nach Kategorien der Anlage EÜR und ein durchgerechnetes Jahresbeispiel.
Kurz gesagt: Eine EÜR-Vorlage in Excel ist eine Tabelle, in der Sie jede Betriebseinnahme und Betriebsausgabe mit dem Tag der Zahlung, dem Beleg, dem Netto- und Umsatzsteuerbetrag und einer Kategorie erfassen. Eine Auswertung summiert die Beträge je Kategorie mit SUMMEWENNS. Der Gewinn ergibt sich nach § 4 Abs. 3 EStG als Betriebseinnahmen minus Betriebsausgaben. Maßgeblich ist grundsätzlich, wann das Geld fließt (§ 11 EStG), nicht wann die Rechnung geschrieben wurde.
Die Excel-Tabelle ist eine Arbeitshilfe zur laufenden Erfassung und Vorbereitung. Die Anlage EÜR wird elektronisch an das Finanzamt übermittelt, z. B. über ELSTER. Für die Aufbewahrung von Belegen und Aufzeichnungen gelten die GoBD. Die Beispielzahlen sind frei gewählt; steuerliche Einzelfragen klären Sie mit Ihrer Steuerberatung.
Wer darf eine EÜR machen?
- Freiberufler (z. B. Designer, Berater, Ärzte, Journalisten) in der Regel immer, sofern sie nicht freiwillig bilanzieren.
- Gewerbetreibende, die nicht im Handelsregister als Kaufleute buchführungspflichtig sind und die Grenzen des § 141 AO nicht überschreiten: derzeit mehr als 800.000 € Umsatz im Kalenderjahr oder mehr als 80.000 € Gewinn im Wirtschaftsjahr. Wer diese Grenzen überschreitet, wird vom Finanzamt zur Buchführung aufgefordert.
- Kapitalgesellschaften (GmbH, UG) nicht: Sie bilanzieren immer und erstellen eine Gewinn- und Verlustrechnung.
Das Zufluss- und Abflussprinzip
Eine Rechnung vom 15. Dezember, die der Kunde am 8. Januar bezahlt, ist eine Einnahme des neuen Jahres. Umgekehrt ist eine im Dezember bezahlte Ausgabe eine Ausgabe des alten Jahres, auch wenn die Leistung erst im Januar erbracht wird. Erfassen Sie in der Tabelle daher immer das Zahlungsdatum.
Ausnahmen:
- Regelmäßig wiederkehrende Zahlungen (z. B. Miete, Umsatzsteuer-Vorauszahlungen), die innerhalb von etwa zehn Tagen vor oder nach dem Jahreswechsel fällig und gezahlt werden, gehören zu dem Jahr, zu dem sie wirtschaftlich gehören.
- Anschaffungen von abnutzbarem Anlagevermögen (z. B. Laptop, Maschine, Fahrzeug) werden nicht im Zahlungsjahr voll abgezogen, sondern über die Nutzungsdauer abgeschrieben (AfA). Geringwertige Wirtschaftsgüter bis 800 € netto dürfen sofort abgezogen werden.
Aufbau der Erfassungstabelle
Legen Sie eine intelligente Tabelle (Strg+T) mit dem Namen EUER an:
| Spalte | Inhalt | Formel / Eingabe |
|---|---|---|
| A | Zahlungsdatum | Eingabe |
| B | Belegnummer | Eingabe, fortlaufend (z. B. E-001, A-001) |
| C | Geschäftspartner und Text | Eingabe |
| D | Art | Dropdown: Einnahme / Ausgabe |
| E | Kategorie | Dropdown aus der Kategorienliste |
| F | Nettobetrag | Eingabe |
| G | USt-Satz | Dropdown: 19 %, 7 %, 0 % |
| H | Umsatzsteuer / Vorsteuer | =RUNDEN([@Netto]*[@[USt-Satz]];2) |
| I | Bruttobetrag | =[@Netto]+[@USt] |
| J | Jahr | =JAHR([@Datum]) |
| K | Monat | =MONAT([@Datum]) |
Der Bruttobetrag muss mit dem Kontoauszug übereinstimmen. Weicht er ab, wurde ein Satz oder ein Betrag falsch erfasst. Barzahlungen dokumentieren Sie zusätzlich in einem Kassenbuch.
Sinnvolle Kategorien
Orientieren Sie die Kategorien an der Struktur der Anlage EÜR, damit Sie die Summen später leicht übertragen können:
| Einnahmen | Ausgaben |
|---|---|
| Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen (netto) | Waren, Rohstoffe, Hilfsstoffe |
| Umsatzsteuerfreie bzw. nicht steuerbare Einnahmen | Bezogene Fremdleistungen |
| Vereinnahmte Umsatzsteuer | Personalkosten |
| Vom Finanzamt erstattete Umsatzsteuer | Raumkosten (Miete, Nebenkosten) |
| Veräußerung von Anlagevermögen | Telekommunikation, Software, Bürobedarf |
| Private Kfz-Nutzung und andere Entnahmen von Leistungen | Fortbildung, Fachliteratur, Beratung |
| Werbung, Reisekosten, Kfz-Kosten | |
| AfA und geringwertige Wirtschaftsgüter | |
| Gezahlte Vorsteuer | |
| An das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer |
Einige Ausgaben sind nur teilweise abziehbar, etwa Bewirtungskosten aus geschäftlichem Anlass zu 70 % oder Geschenke an Geschäftspartner nur bis zu einer Grenze von 50 € netto je Empfänger und Jahr (seit 2024). Legen Sie dafür eigene Kategorien an, damit der nicht abziehbare Teil sichtbar bleibt.
Umsatzsteuer in der EÜR
In der EÜR wird die Umsatzsteuer nicht einfach weggelassen. Für umsatzsteuerpflichtige Unternehmer gilt:
- Die von Kunden vereinnahmte Umsatzsteuer ist eine Betriebseinnahme.
- Die an Lieferanten gezahlte Vorsteuer ist eine Betriebsausgabe.
- Die an das Finanzamt abgeführte Umsatzsteuer ist eine Betriebsausgabe, eine Erstattung eine Betriebseinnahme.
Über das Jahr gleichen sich diese Posten weitgehend aus. Durch Zahlungszeitpunkte kann sich aber eine Verschiebung zwischen den Jahren ergeben. Kleinunternehmer im Sinne von § 19 UStG weisen keine Umsatzsteuer aus und können die Vorsteuer nicht abziehen; bei ihnen sind die Bruttobeträge der Ausgaben die Betriebsausgaben.
Die Auswertung mit SUMMEWENNS
Im Blatt Auswertung stehen die Kategorien in Spalte A und das Jahr in B1:
- Nettosumme einer Kategorie:
=SUMMEWENNS(EUER[Netto];EUER[Kategorie];$A5;EUER[Jahr];$B$1) - Vereinnahmte Umsatzsteuer:
=SUMMEWENNS(EUER[USt];EUER[Art];"Einnahme";EUER[Jahr];$B$1) - Gezahlte Vorsteuer:
=SUMMEWENNS(EUER[USt];EUER[Art];"Ausgabe";EUER[Jahr];$B$1) - Summe Betriebseinnahmen und Summe Betriebsausgaben:
SUMMEüber die jeweiligen Zeilen. - Gewinn:
=Summe Einnahmen-Summe Ausgaben
Für eine Monatsübersicht ergänzen Sie die Bedingung EUER[Monat];C$4 mit den Monaten 1 bis 12 in Zeile 4. So sehen Sie, wie sich der Gewinn im Jahresverlauf entwickelt, und können Einkommensteuer-Vorauszahlungen besser einschätzen.
Beispiel: Jahres-EÜR einer selbständigen Designerin
| Position | Betrag (€) |
|---|---|
| Umsatzsteuerpflichtige Betriebseinnahmen (netto) | 60.000 |
| Vereinnahmte Umsatzsteuer (19 %) | 11.400 |
| Summe Betriebseinnahmen | 71.400 |
| Bezogene Fremdleistungen (Druck, Freelancer) | 8.000 |
| Raumkosten (Büromiete, ohne Umsatzsteuer) | 4.800 |
| Software und Hosting | 1.200 |
| Telefon und Internet | 600 |
| Fortbildung | 900 |
| AfA Laptop (1.800 € netto, 3 Jahre) | 600 |
| Gezahlte Vorsteuer (19 % auf 10.700 €) | 2.033 |
| An das Finanzamt gezahlte Umsatzsteuer | 9.367 |
| Summe Betriebsausgaben | 27.500 |
| Gewinn | 43.900 |
Nachrechnung: Die Vorsteuer betrifft Fremdleistungen, Software, Telefon und Fortbildung: 8.000 + 1.200 + 600 + 900 = 10.700 €, davon 19 % = 2.033 €. Angenommen, die gesamte Zahllast des Jahres wurde im selben Jahr abgeführt: 11.400 − 2.033 = 9.367 €. Die Umsatzsteuer-Posten heben sich damit auf (11.400 − 2.033 − 9.367 = 0), und der Gewinn entspricht 60.000 − 16.100 = 43.900 €. In der Praxis wird die Dezember-Voranmeldung oft erst im Januar gezahlt; dann verschiebt sich dieser Betrag ins Folgejahr bzw. fällt unter die oben beschriebene Zehn-Tage-Regel.
Abschreibungen erfassen
Führen Sie für Anlagegüter ein eigenes Blatt Anlagen mit Anschaffungsdatum, Nettopreis, Nutzungsdauer und jährlicher AfA:
- Jahres-AfA linear:
=RUNDEN(Anschaffungskosten/Nutzungsdauer;2) - AfA im Anschaffungsjahr (monatsgenau):
=RUNDEN(Anschaffungskosten/Nutzungsdauer*(13-MONAT(Anschaffungsdatum))/12;2)
Ein Laptop für 1.800 € netto, gekauft am 10. April, mit drei Jahren Nutzungsdauer: 600 € pro Jahr, im ersten Jahr 600 × 9/12 = 450 €. Übertragen Sie die AfA-Summe in die Kategorie „AfA“ der Auswertung. Die Nutzungsdauer richtet sich nach den amtlichen AfA-Tabellen bzw. der tatsächlichen Nutzung.
Monatliche Routine
- Kontoauszüge und Kassenbelege des Monats vollständig erfassen.
- Prüfen, ob jeder Bankumsatz einen Beleg hat und umgekehrt.
- Private Zahlungen über das Geschäftskonto als Entnahme bzw. Einlage kennzeichnen, nicht als Einnahme oder Ausgabe.
- Umsatzsteuer-Voranmeldung anhand der Auswertung vorbereiten.
- Die Monatsgewinne mit der Liquiditätsplanung abgleichen, um Steuerzahlungen rechtzeitig einzuplanen.
Häufige Fehler
- Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum erfassen.
- Laptop, Kamera oder Möbel über 800 € netto sofort voll als Ausgabe ansetzen, statt abzuschreiben.
- Umsatzsteuer-Posten vergessen: Dann stimmen die Summen nicht mit dem Bankkonto überein.
- Privatentnahmen als Betriebsausgaben verbuchen.
- Belege nur als Foto auf dem Handy: Die Aufbewahrung muss geordnet und vollständig sein.
Häufige Fragen
Darf ich die EÜR komplett in Excel führen?
Für die laufende Erfassung ja, sofern die Aufzeichnungen vollständig, richtig, zeitgerecht und nachvollziehbar sind. Achten Sie darauf, abgeschlossene Monate nicht nachträglich unbemerkt zu ändern, z. B. indem Sie monatlich eine PDF- oder schreibgeschützte Kopie ablegen. Die Übermittlung der Anlage EÜR erfolgt elektronisch.
Wo trage ich die Summen ein?
In der Anlage EÜR in ELSTER. Die Kategorien der Vorlage entsprechen den Bereichen des Formulars; die genauen Zeilen können sich von Jahr zu Jahr ändern, deshalb lohnt sich ein Blick in die aktuelle Anleitung zur Anlage EÜR.
Ist eine EÜR-Vorlage auch für Nebenberufliche sinnvoll?
Ja. Auch bei einer nebenberuflichen Selbständigkeit wird der Gewinn per EÜR ermittelt, und eine saubere Tabelle spart viel Zeit bei der Steuererklärung.
Weitere Beiträge finden Sie unter Buchhaltung: Einnahmen und Ausgaben.