Risikomatrix als Excel-Vorlage: Bewertung, 5×5-Matrix, Maßnahmen, Restrisiko und Risikopuffer
Eine Risikomatrix in Excel aufbauen: Risiken beschreiben, Skalen für Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß, Risikowert und Ampel, 5×5-Matrix mit ZÄHLENWENNS, Maßnahmen und Restrisiko, Risikopuffer über den Erwartungswert und ein Beispiel für einen Messeauftritt.
Kurz gesagt: Eine Risikomatrix in Excel bewertet jedes Risiko nach Eintrittswahrscheinlichkeit und Schadensausmaß (meist je 1–5). Das Produkt ergibt den Risikowert, der per Ampel in gering, mittel, hoch und sehr hoch eingeteilt wird. Eine 5×5-Matrix zeigt auf einen Blick, wo die Risiken liegen. Zu jedem relevanten Risiko gehören eine Maßnahme (vermeiden, vermindern, übertragen, akzeptieren), eine verantwortliche Person, ein Termin und das erwartete Restrisiko.
Skalen und Grenzwerte unten sind gängige Vorschläge; legen Sie sie zu Projektbeginn gemeinsam fest. Die Funktionsnamen entsprechen der deutschen Excel-Version mit Semikolon. Das Beispiel ist frei gewählt.
Schritt 1: Risiken sauber beschreiben
Ein Risiko besteht aus Ursache, Ereignis und Auswirkung: „Weil der Standbauer mehrere Messen gleichzeitig betreut (Ursache), kann sich der Aufbau verzögern (Ereignis), sodass der Stand zur Eröffnung nicht fertig ist (Auswirkung).“ Stichworte wie „Termine“ oder „Budget“ lassen sich nicht steuern. Bereits eingetretene Probleme gehören in eine Offene-Punkte-Liste, nicht in die Risikomatrix.
Schritt 2: Skalen festlegen
| Stufe | Eintrittswahrscheinlichkeit | Schadensausmaß (Zeit) | Schadensausmaß (Kosten) |
|---|---|---|---|
| 1 | Sehr unwahrscheinlich | unter 1 Tag | unter 500 € |
| 2 | Unwahrscheinlich | 1–5 Tage | 500–2.000 € |
| 3 | Möglich | 1–2 Wochen | 2.000–5.000 € |
| 4 | Wahrscheinlich | 2–4 Wochen | 5.000–15.000 € |
| 5 | Sehr wahrscheinlich | über 1 Monat | über 15.000 € |
Passen Sie die Beträge an die Projektgröße an. Bewertet wird jeweils die schwerste Auswirkung (Termin, Kosten, Qualität, Sicherheit, Reputation).
Schritt 3: Die Risikoliste
Formatieren Sie die Liste als Tabelle (Strg+T) mit dem Namen Risiken:
| Spalte | Inhalt | Formel |
|---|---|---|
| A | Nr. | R01, R02 … |
| B | Risiko | Ursache – Ereignis – Auswirkung |
| C | Kategorie | Technik, Lieferant, Personal, Finanzen, Recht, extern |
| D | Verantwortlich | Eine Person |
| E | Wahrscheinlichkeit (1–5) | Dropdown |
| F | Ausmaß (1–5) | Dropdown |
| G | Risikowert | =[@[Wahrscheinlichkeit (1–5)]]*[@[Ausmaß (1–5)]] |
| H | Stufe | =WENN([@Risikowert]>=15;"sehr hoch";WENN([@Risikowert]>=10;"hoch";WENN([@Risikowert]>=5;"mittel";"gering"))) |
| I | Strategie | Vermeiden / Vermindern / Übertragen / Akzeptieren |
| J | Maßnahme | Was, wer |
| K | Termin | Datum |
| L | Frühwarnindikator | Anzeichen, dass das Risiko eintritt |
| M | Status | offen / beobachten / erledigt / eingetreten |
| N–P | Rest-Wahrscheinlichkeit, Rest-Ausmaß, Restrisiko | =N5*O5 |
Beispiel: Messeauftritt eines mittelständischen Herstellers
| Nr. | Risiko | W | A | Wert | Stufe | Maßnahme |
|---|---|---|---|---|---|---|
| R01 | Standbau verzögert, Stand zur Eröffnung nicht fertig | 3 | 4 | 12 | hoch | Vermindern: Abnahmetermin einen Tag vor Eröffnung vertraglich festlegen |
| R02 | Exponate beim Transport beschädigt | 2 | 4 | 8 | mittel | Übertragen: Transportversicherung; Ersatzteile mitnehmen |
| R03 | Ausfall von Standpersonal durch Krankheit | 3 | 3 | 9 | mittel | Vermindern: Springerplan, Schulung einer Reserveperson |
| R04 | Messe wird abgesagt | 1 | 5 | 5 | mittel | Akzeptieren; Stornobedingungen prüfen |
| R05 | Kosten für Standbau überschritten | 3 | 2 | 6 | mittel | Vermindern: Festpreisangebot, Änderungen nur schriftlich |
| R06 | Zu wenige qualifizierte Kontakte | 3 | 4 | 12 | hoch | Vermindern: Termine mit Bestandskunden vorab vereinbaren, Einladungsaktion |
Zwei Risiken sind „hoch“ (R01, R06). Nach den Maßnahmen erwartet das Team für R01 eine Wahrscheinlichkeit von 2 (Restrisiko 2 × 4 = 8) und für R06 ebenfalls 2 (2 × 4 = 8). Der Vergleich von Ausgangs- und Restrisiko zeigt, ob sich der Aufwand der Maßnahme lohnt.
Schritt 4: Die 5×5-Matrix
Auf einem eigenen Blatt stehen das Ausmaß 1–5 in B3:F3 und die Wahrscheinlichkeit 5–1 in A4:A8. In jede Zelle:
=ZÄHLENWENNS(Risiken[Wahrscheinlichkeit (1–5)];$A4;Risiken[Ausmaß (1–5)];B$3;Risiken[Status];"<>erledigt")
Die Farben setzen Sie per bedingter Formatierung auf Basis des Produkts der Kopfzeilen (=$A4*B$3>=15 rot, >=10 orange, >=5 gelb, sonst grün), damit auch leere Felder eingefärbt sind. Mit Microsoft 365 zeigen Sie statt der Anzahl die Nummern: =TEXTVERKETTEN(", ";WAHR;FILTER(Risiken[Nr.];(Risiken[Wahrscheinlichkeit (1–5)]=$A4)*(Risiken[Ausmaß (1–5)]=B$3);"")).
Schritt 5: Risikopuffer über den Erwartungswert
Für Risiken mit klaren Kostenfolgen schätzen Sie eine Wahrscheinlichkeit in Prozent und den Schaden in Euro:
- Erwartungswert:
=Wahrscheinlichkeit_Prozent*Schaden - Risikopuffer: Summe der Erwartungswerte der akzeptierten oder nur teilweise verminderten Risiken.
Im Beispiel: Transportschaden 20 % × 6.000 € = 1.200 €; Kostenüberschreitung Standbau 40 % × 3.000 € = 1.200 €. Ein Puffer von rund 2.400 € im Messebudget ist damit begründet. Planen Sie den Puffer auch in der Liquidität ein.
Schritt 6: Regelmäßig überprüfen
- Hohe und sehr hohe offene Risiken:
=ZÄHLENWENNS(Risiken[Risikowert];">=10";Risiken[Status];"<>erledigt") - Überfällige Maßnahmen:
=ZÄHLENWENNS(Risiken[Termin];"<"&HEUTE();Risiken[Status];"offen") - In jeder Projektsitzung die hohen Risiken und alle Frühwarnindikatoren durchgehen, Bewertungen anpassen, neue Risiken aufnehmen.
- Terminrisiken im Projektplan berücksichtigen; Maßnahmen als Aufgaben in die To-do-Liste übernehmen.
Risikomatrix und Gefährdungsbeurteilung
Das Prinzip Wahrscheinlichkeit × Ausmaß wird auch im Arbeitsschutz verwendet. Die Gefährdungsbeurteilung nach dem Arbeitsschutzgesetz folgt jedoch eigenen Anforderungen an Inhalt, Dokumentation und Fortschreibung. Eine Excel-Matrix kann dabei als Arbeitshilfe dienen; prüfen Sie die Anforderungen mit Ihrer Fachkraft für Arbeitssicherheit oder Ihrer Berufsgenossenschaft.
Häufige Fehler
- Einmalige Bewertung zum Projektstart, danach keine Aktualisierung.
- Unklare Skalen, sodass jeder „hoch“ anders versteht.
- Maßnahmen ohne Verantwortliche und Termin.
- Risiken und eingetretene Probleme vermischen.
- Zu viele Kleinstrisiken, die die wichtigen verdecken.
Häufige Fragen
3×3- oder 5×5-Matrix?
Für kleine Vorhaben reicht eine 3×3-Matrix; bei vielen Risiken trennt die 5×5-Matrix besser. Wichtig ist, während des Projekts bei einer Skala zu bleiben.
Gibt es einen Standard für Risikomanagement?
Für Organisationen bietet die Normenreihe ISO 31000 einen Rahmen mit Leitlinien. Für ein einzelnes Projekt genügt meist eine schlanke, konsequent gepflegte Risikoliste wie diese.
Funktioniert die Vorlage in Google Tabellen?
Ja. ZÄHLENWENNS, WENN, FILTER und TEXTVERKETTEN (TEXTJOIN) sowie bedingte Formatierung sind verfügbar.
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