Ma trận rủi ro Excel: cách chấm điểm khả năng và mức ảnh hưởng, bản đồ nhiệt 5×5 và kế hoạch xử lý rủi ro
Hướng dẫn lập ma trận rủi ro trên Excel cho dự án và doanh nghiệp nhỏ: thang điểm khả năng xảy ra và mức ảnh hưởng, điểm rủi ro và mức độ tự động, bản đồ nhiệt 5×5 bằng COUNTIFS, bốn cách xử lý rủi ro, rủi ro còn lại và theo dõi định kỳ, kèm ví dụ dự án mở cửa hàng thứ hai.
Trả lời nhanh: ma trận rủi ro chấm mỗi rủi ro bằng hai con số: khả năng xảy ra và mức ảnh hưởng, thường từ 1 đến 5. Nhân hai số với nhau được điểm rủi ro từ 1 đến 25, rồi xếp vào các mức Thấp, Trung bình, Cao, Nghiêm trọng. Trên Excel, bạn cần ba công thức:
- Điểm rủi ro:
=KhaNang*AnhHuong - Mức độ:
=IF(E5>=15,"Nghiêm trọng",IF(E5>=10,"Cao",IF(E5>=5,"Trung bình","Thấp"))) - Bản đồ nhiệt:
=COUNTIFS(RuiRo[KN],$B10,RuiRo[AH],C$9)để đếm số rủi ro trong từng ô 5×5
Kèm theo là một sổ đăng ký rủi ro ghi cách xử lý, người phụ trách và thời hạn. Ví dụ trong bài là giả định; ngưỡng phân mức có thể điều chỉnh theo khẩu vị rủi ro của doanh nghiệp.
Bước 1: Viết rõ thang điểm
Nếu không có tiêu chí, mỗi người chấm một kiểu. Hãy ghi thang điểm ngay trong file:
| Điểm | Khả năng xảy ra | Mức ảnh hưởng (ví dụ cho dự án nhỏ) |
|---|---|---|
| 1 | Rất hiếm (dưới 10%) | Không đáng kể: chậm vài ngày, chi phí phát sinh rất nhỏ |
| 2 | Ít khả năng (10–30%) | Nhỏ: chậm dưới 1 tuần hoặc vượt dưới 2% ngân sách |
| 3 | Có thể xảy ra (30–50%) | Trung bình: chậm vài tuần hoặc vượt 2–5% ngân sách |
| 4 | Nhiều khả năng (50–80%) | Lớn: lỡ mốc quan trọng hoặc vượt 5–10% ngân sách |
| 5 | Gần như chắc chắn (trên 80%) | Rất lớn: dự án không đạt mục tiêu |
Khi một rủi ro ảnh hưởng nhiều mặt (tiến độ, chi phí, chất lượng, uy tín, an toàn), lấy mức ảnh hưởng nặng nhất.
Bước 2: Sổ đăng ký rủi ro
| Cột | Nội dung |
|---|---|
| Mã | R1, R2… |
| Mô tả rủi ro | Viết theo dạng nguyên nhân → sự việc → hậu quả |
| Nhóm | Nhà cung cấp, tài chính, nhân sự, pháp lý, vận hành… |
| KN, AH, Điểm, Mức độ | Công thức ở trên |
| Cách xử lý | Né tránh, giảm thiểu, chuyển giao, chấp nhận |
| Hành động cụ thể | Làm gì, ai làm, khi nào |
| KN/AH còn lại | Chấm lại sau khi đã có biện pháp |
| Trạng thái | Đang mở, đang theo dõi, đã đóng, đã xảy ra |
Dùng Data Validation cho các cột KN, AH, Nhóm, Cách xử lý và định dạng có điều kiện tô màu theo mức độ: xanh, vàng, cam, đỏ.
Ví dụ: dự án mở cửa hàng thứ hai
| Mã | Rủi ro | KN | AH | Điểm | Mức độ | Biện pháp | Còn lại |
|---|---|---|---|---|---|---|---|
| R1 | Chủ nhà bàn giao mặt bằng chậm | 3 | 4 | 12 | Cao | Điều khoản phạt trong hợp đồng thuê, dự phòng 2 tuần trong tiến độ | 2×3 = 6 |
| R2 | Chi phí sửa chữa vượt dự toán | 4 | 3 | 12 | Cao | Báo giá trọn gói, giữ 10% dự phòng | 3×2 = 6 |
| R3 | Không tuyển đủ nhân viên trước khai trương | 3 | 4 | 12 | Cao | Tuyển sớm, điều chuyển tạm người từ cửa hàng 1 | 2×3 = 6 |
| R4 | Doanh thu 3 tháng đầu thấp hơn kế hoạch | 3 | 5 | 15 | Nghiêm trọng | Chương trình khai trương, giữ quỹ dự phòng đủ 3 tháng chi phí cố định | 3×3 = 9 |
| R5 | Thủ tục, giấy phép (biển hiệu, phòng cháy chữa cháy…) mất nhiều thời gian | 2 | 4 | 8 | Trung bình | Chuẩn bị hồ sơ sớm, hỏi đơn vị tư vấn | 1×4 = 4 |
| R6 | Hàng nhập về trễ cho ngày khai trương | 2 | 3 | 6 | Trung bình | Đặt hàng sớm, có nhà cung cấp dự phòng | 1×3 = 3 |
Tổng mức phơi nhiễm (tổng điểm) giảm từ 65 xuống 34 nếu các biện pháp phát huy tác dụng: =SUM(RuiRo[Điểm]) so với =SUM(RuiRo[Điểm còn lại]). Rủi ro lớn nhất là doanh thu ban đầu thấp (R4), vì vậy cần đối chiếu với điểm hòa vốn của cửa hàng mới và kế hoạch dòng tiền doanh nghiệp để biết quỹ dự phòng 3 tháng có đủ hay không.
Bước 3: Bản đồ nhiệt 5×5
- Ở sheet riêng, ghi khả năng từ 5 xuống 1 ở cột B (dòng 10–14) và mức ảnh hưởng từ 1 đến 5 ở dòng 9 (cột C–G).
- Mỗi ô:
=COUNTIFS(RuiRo[KN],$B10,RuiRo[AH],C$9). - Tô nền theo tích dòng × cột bằng định dạng có điều kiện, ví dụ
=$B10*C$9>=15màu đỏ, từ 10 đến 14 màu cam… - Làm thêm bản đồ cho điểm còn lại để so sánh “trước và sau” khi báo cáo.
Trên Excel 365, muốn hiện mã rủi ro thay vì chỉ đếm số lượng: =TEXTJOIN(", ",TRUE,FILTER(RuiRo[Mã],(RuiRo[KN]=$B10)*(RuiRo[AH]=C$9),"")).
Bước 4: Chọn cách xử lý phù hợp
| Cách xử lý | Khi nào dùng | Ví dụ |
|---|---|---|
| Né tránh | Rủi ro quá lớn so với lợi ích | Không chọn mặt bằng chưa rõ pháp lý |
| Giảm thiểu | Có thể giảm khả năng hoặc ảnh hưởng với chi phí hợp lý | Tuyển sớm, đặt hàng sớm, dự phòng ngân sách |
| Chuyển giao | Bên khác kiểm soát tốt hơn | Bảo hiểm, điều khoản trong hợp đồng, thuê ngoài |
| Chấp nhận | Rủi ro thấp hoặc chi phí xử lý cao hơn thiệt hại | Ghi nhận và chuẩn bị phương án dự phòng |
Bước 5: Theo dõi định kỳ
- Rà soát sổ rủi ro trong mỗi buổi họp tiến độ và ghi quyết định vào mẫu biên bản họp.
- Thêm cột “Xu hướng” (↑ ↓ →) để thấy rủi ro nào đang xấu đi.
- Khi rủi ro xảy ra, chuyển trạng thái “Đã xảy ra”, kích hoạt phương án dự phòng và ghi lại chi phí thực tế.
- Gắn các hành động xử lý vào kế hoạch chung trong file Excel quản lý dự án hoặc biểu đồ Gantt để có ngày và người làm cụ thể.
Lỗi thường gặp
- Mô tả chung chung như “rủi ro tài chính” thay vì nguyên nhân và hậu quả cụ thể.
- Chấm điểm theo cảm tính, không có thang điểm.
- Biện pháp không có người phụ trách và thời hạn.
- Lập một lần rồi bỏ quên.
- Nhầm rủi ro với vấn đề: việc đã xảy ra là vấn đề cần xử lý ngay, không còn là rủi ro.
Câu hỏi thường gặp
Nên dùng ma trận 3×3 hay 5×5?
3×3 nhanh, hợp với nhóm nhỏ; 5×5 phân biệt rõ hơn giữa các rủi ro gần giống nhau. Quan trọng là thống nhất một thang và dùng xuyên suốt.
Ngưỡng 5, 10, 15 có phải tiêu chuẩn bắt buộc?
Không. Đây là ngưỡng hay dùng; mỗi tổ chức tự quy định mức rủi ro chấp nhận được.
Ma trận này có dùng cho đánh giá rủi ro an toàn lao động không?
Nguyên lý tương tự, nhưng đánh giá rủi ro về an toàn, vệ sinh lao động có yêu cầu riêng theo quy định; hãy thực hiện theo hướng dẫn chuyên môn và văn bản hiện hành. File trong bài dành cho rủi ro dự án và kinh doanh.
Dùng Google Sheets được không?
Được. COUNTIFS, IF, FILTER và TEXTJOIN đều có trên Google Sheets.
Xem thêm các mẫu trong nhóm Quản lý dự án và công việc.