File Excel quản lý dự án: kế hoạch giai đoạn, biểu đồ Gantt, ngân sách, rủi ro và báo cáo tiến độ
Hướng dẫn tự làm file Excel quản lý dự án: phân rã công việc theo giai đoạn, tính ngày bằng WORKDAY với ngày nghỉ lễ, biểu đồ Gantt bằng định dạng có điều kiện, tiến độ có trọng số, ngân sách kế hoạch – thực tế, danh sách rủi ro và mẫu báo cáo tuần, kèm ví dụ mở cửa hàng mới.
Trả lời nhanh: một file Excel quản lý dự án gồm 5 sheet: Tổng quan (mục tiêu, phạm vi, mốc chính, người phụ trách), Kế hoạch (công việc theo giai đoạn, thời lượng ngày làm việc, việc làm trước, ngày bắt đầu – kết thúc tự tính, % hoàn thành), Gantt (thanh tiến độ vẽ bằng định dạng có điều kiện), Ngân sách (kế hoạch – thực chi theo hạng mục) và Rủi ro. Từ đó file tính được tiến độ có trọng số, so với kế hoạch, cảnh báo việc trễ và cho biết dự án có đang vượt ngân sách so với khối lượng đã làm hay không.
File này dành cho dự án có nhiều giai đoạn, nhiều người và ngân sách riêng, như mở cửa hàng mới, triển khai phần mềm, làm website hay tổ chức chương trình lớn. Với việc hằng ngày của nhóm, file Excel quản lý công việc sẽ gọn hơn. Số liệu ví dụ là giả định.
Sheet 1: Tổng quan dự án
- Mục tiêu đo được: “Khai trương cửa hàng thứ 2 tại quận 7 trước ngày 15/01, doanh thu tháng đầu 300 triệu.”
- Phạm vi và ngoài phạm vi: ghi rõ những gì không làm để tránh phát sinh.
- Mốc chính: ký hợp đồng mặt bằng, hoàn thiện thi công, khai trương.
- Người phụ trách dự án, người phê duyệt, ngân sách tổng.
- Ô NgayBatDau và danh sách NgayLe (Tết Dương lịch, Tết Nguyên đán, Giỗ Tổ, 30/4, 1/5, Quốc khánh… theo lịch nghỉ chính thức của năm) để tính ngày làm việc.
Sheet 2: Kế hoạch công việc
Tạo bảng (Ctrl+T) tên KH:
| Cột | Nội dung | Công thức / cách nhập |
|---|---|---|
| A | Mã | 1, 1.1, 1.2 … theo giai đoạn |
| B | Công việc | Bắt đầu bằng động từ |
| C | Phụ trách | Một người |
| D | Thời lượng (ngày làm việc) | 0 nếu là mốc |
| E | Việc làm trước | Mã công việc phải xong trước |
| F | Bắt đầu | =IF([@[Việc làm trước]]="",NgayBatDau,WORKDAY(XLOOKUP([@[Việc làm trước]],KH[Mã],KH[Kết thúc]),1,NgayLe)) |
| G | Kết thúc | =IF([@[Thời lượng (ngày làm việc)]]=0,[@[Bắt đầu]],WORKDAY([@[Bắt đầu]],[@[Thời lượng (ngày làm việc)]]-1,NgayLe)) |
| H | % hoàn thành | 0%, 25%, 50%, 75%, 100% |
| I | Trạng thái | =IF([@[% hoàn thành]]=1,"Xong",IF(TODAY()>[@[Kết thúc]],"Trễ",IF(TODAY()>=[@[Bắt đầu]],"Đang làm","Chưa bắt đầu"))) |
Nhờ công thức WORKDAY, khi một việc kéo dài thêm, toàn bộ việc phía sau tự lùi ngày, bỏ qua thứ Bảy, Chủ nhật và ngày lễ. Nếu nhóm làm cả thứ Bảy, dùng WORKDAY.INTL với tham số cuối tuần phù hợp (ví dụ 11 = chỉ nghỉ Chủ nhật). Nếu Excel dùng định dạng Việt Nam, thay dấu phẩy bằng dấu chấm phẩy.
Ví dụ: dự án mở cửa hàng thứ 2
| Mã | Công việc | Thời lượng | Việc trước | % xong |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Khảo sát, chốt mặt bằng | 10 | — | 100% |
| 2 | Thiết kế, hoàn tất thủ tục | 15 | 1 | 100% |
| 3 | Thi công nội thất | 25 | 2 | 40% |
| 4 | Tuyển dụng, đào tạo nhân viên | 15 | 2 | 20% |
| 5 | Nhập hàng, cài phần mềm bán hàng | 8 | 3 | 0% |
| 6 | Truyền thông khai trương | 10 | 3 | 0% |
| M | Mốc: khai trương | 0 | 5, 6 | 0% |
Tiến độ có trọng số
Nếu lấy trung bình cộng % hoàn thành, việc 8 ngày được tính ngang việc 25 ngày. Hãy tính theo thời lượng:
=SUMPRODUCT(KH[Thời lượng (ngày làm việc)],KH[% hoàn thành])/SUM(KH[Thời lượng (ngày làm việc)])
Trong ví dụ: tổng thời lượng 10 + 15 + 25 + 15 + 8 + 10 = 83 ngày; phần đã làm 10 + 15 + 25 × 40% + 15 × 20% = 10 + 15 + 10 + 3 = 38 ngày; tiến độ = 38/83 = 45,8%. Tiến độ kế hoạch tại hôm nay có thể ước tính bằng tỷ lệ số ngày làm việc đã trôi qua trên tổng số ngày dự án: =MIN(1,NETWORKDAYS(NgayBatDau,TODAY(),NgayLe)/NETWORKDAYS(NgayBatDau,NgayKetThuc,NgayLe)).
Sheet 3: Biểu đồ Gantt bằng định dạng có điều kiện
- Bên phải bảng kế hoạch, dòng 4 ghi ngày đầu mỗi tuần: ô đầu
=NgayBatDau-WEEKDAY(NgayBatDau,3), các ô sau cộng 7. - Chọn vùng lưới, tạo quy tắc định dạng có điều kiện bằng công thức
=AND(L$4<=$G5,L$4+6>=$F5)và tô màu xanh. - Thêm quy tắc tô đỏ cho việc trễ:
=AND(L$4<=$G5,L$4+6>=$F5,$I5="Trễ"). - Đánh dấu tuần hiện tại bằng viền:
=AND(L$4<=TODAY(),L$4+6>=TODAY()).
Cách này nhẹ, in ra giấy được và tự cập nhật khi đổi ngày.
Sheet 4: Ngân sách kế hoạch – thực tế
Liệt kê hạng mục chi (thuê mặt bằng, thi công, thiết bị, nhân sự, marketing, dự phòng) với cột Kế hoạch, Đã chi, Dự kiến còn chi và Chênh lệch = Kế hoạch − (Đã chi + Dự kiến còn chi). Để biết chi tiêu có tương xứng với khối lượng đã làm, dùng hai chỉ số:
- Giá trị đã làm (EV) = Tổng ngân sách × tiến độ có trọng số
- Chỉ số hiệu quả chi phí (CPI) = EV / Đã chi. Nhỏ hơn 1 nghĩa là đang chi nhiều hơn khối lượng tương ứng.
Ví dụ: ngân sách 250 triệu, đã chi 140 triệu, tiến độ 45,8%. EV = 250 × 38/83 ≈ 114,5 triệu; CPI = 114,5 / 140 ≈ 0,82. Dự án mới làm được khoảng 46% khối lượng nhưng đã dùng 56% ngân sách: cần xem lại hạng mục thi công trước khi tiếp tục, vì đây là hạng mục lớn nhất và đang dở dang.
Sheet 5: Rủi ro
| Rủi ro | Khả năng (1–5) | Ảnh hưởng (1–5) | Điểm | Biện pháp | Phụ trách |
|---|---|---|---|---|---|
| Thủ tục, giấy phép kéo dài | 3 | 4 | 12 | Nộp hồ sơ sớm, hỏi trước yêu cầu | Quản lý dự án |
| Nhà thầu thi công chậm | 3 | 4 | 12 | Điều khoản phạt chậm, kiểm tra tiến độ hằng tuần | Phụ trách thi công |
| Không tuyển đủ nhân viên | 2 | 3 | 6 | Đăng tuyển sớm, điều chuyển từ cửa hàng 1 | Nhân sự |
Điểm = Khả năng × Ảnh hưởng; xem lại các rủi ro từ 10 điểm trở lên trong mọi buổi họp tiến độ.
Báo cáo tiến độ hằng tuần
Một trang báo cáo gửi ban giám đốc gồm: tiến độ thực tế so với kế hoạch, số việc trễ (=COUNTIF(KH[Trạng thái],"Trễ")), CPI, ngày khai trương dự kiến hiện tại so với ban đầu, 3 rủi ro lớn nhất, việc đã xong tuần này và việc tuần tới, các quyết định cần lãnh đạo. Ghi kết luận cuộc họp vào mẫu biên bản họp; nếu muốn trình bày trực quan, tham khảo mẫu dashboard Excel.
Đánh giá trạng thái chung theo quy tắc thống nhất từ đầu, ví dụ: Đỏ khi trễ trên 5 ngày ở việc quan trọng hoặc CPI dưới 0,9; Vàng khi có việc trễ hoặc CPI dưới 0,97; còn lại là Xanh.
Lỗi thường gặp
- Gõ ngày bằng tay thay vì tính từ thời lượng và việc làm trước.
- Quên ngày lễ, đặc biệt dịp Tết, khiến mốc khai trương sai cả tuần.
- Không lưu kế hoạch gốc: hãy sao chép cột Kết thúc ban đầu sang cột “Kết thúc gốc” để đo mức trễ.
- Chỉ theo dõi tiến độ, không theo dõi chi phí (hoặc ngược lại).
- Công việc quá lớn: chia nhỏ việc dài hơn 3 tuần.
Câu hỏi thường gặp
Excel có đủ để quản lý dự án không?
Với dự án vài chục đến khoảng một trăm đầu việc và nhóm nhỏ, Excel đủ dùng. Khi cần nhiều người cập nhật cùng lúc, phân bổ nguồn lực giữa nhiều dự án hoặc tự động dời lịch phức tạp, nên cân nhắc phần mềm chuyên dụng.
Dùng Google Sheets được không?
Được. WORKDAY, NETWORKDAYS, SUMPRODUCT, XLOOKUP và định dạng có điều kiện đều có trên Google Sheets, tiện cho nhiều người cùng cập nhật.
Bao lâu cập nhật một lần?
% hoàn thành và trạng thái cập nhật hằng tuần; ngân sách cập nhật khi có khoản chi lớn hoặc ít nhất mỗi tháng.
Xem thêm trong nhóm Quản lý dự án & công việc.