Planning de projet sur Excel : rétroplanning, jalons, responsables et suivi d’avancement
Construire un planning de projet sur Excel : liste des tâches, durées en jours ouvrés, rétroplanning calculé à partir de l'échéance avec SERIE.JOUR.OUVRE, jalons, matrice RACI, avancement pondéré et tableau de suivi, avec un exemple d'organisation d'un séminaire.
Réponse rapide : un planning de projet sur Excel liste les tâches avec leur responsable, leur durée en jours ouvrés et la tâche qui doit être terminée avant elle. Les dates se calculent automatiquement : vers l’avant à partir de la date de démarrage, ou à rebours à partir de l’échéance, ce qu’on appelle un rétroplanning, avec la fonction SERIE.JOUR.OUVRE et la liste des jours fériés. Des jalons marquent les étapes clés, une matrice RACI clarifie qui fait quoi, et un indicateur d’avancement pondéré montre si le projet est dans les temps.
Les noms de fonctions sont ceux d’Excel en français, avec le point-virgule comme séparateur. L’exemple est fictif.
Planning classique ou rétroplanning ?
| Planning « au plus tôt » | Rétroplanning | |
|---|---|---|
| Point de départ | La date de démarrage | L’échéance fixe (événement, lancement, date réglementaire) |
| Question | Quand aurons-nous fini ? | Quand devons-nous commencer chaque tâche au plus tard ? |
| Usage typique | Projet interne sans date imposée | Salon, séminaire, ouverture de magasin, rentrée |
Le même fichier peut faire les deux : seules les formules de dates changent.
Étape 1 : la liste des tâches
Créez un tableau (Ctrl+L ou Insertion > Tableau) nommé Plan :
| Colonne | Contenu |
|---|---|
| A — N° | 1, 1.1, 1.2… par lot |
| B — Tâche | Commencer par un verbe : « Réserver la salle » |
| C — Responsable | Une seule personne (liste déroulante) |
| D — Durée (j ouvrés) | 0 pour un jalon |
| E — Tâche suivante | N° de la tâche qui dépend de celle-ci (pour le rétroplanning) |
| F — Début | Formule |
| G — Fin | Formule |
| H — Statut | À faire / En cours / Terminé / Bloqué |
| I — Avancement | 0 %, 25 %, 50 %, 75 %, 100 % |
Saisissez dans une feuille Fériés les jours fériés de l’année (et éventuellement les fermetures de l’entreprise), puis nommez la plage Feries.
Étape 2 : calculer les dates
Rétroplanning (à partir de l’échéance)
- Fin au plus tard (G) : la veille ouvrée du début de la tâche suivante ; pour la dernière tâche, la veille ouvrée de l’échéance :
=SI([@[Tâche suivante]]="";SERIE.JOUR.OUVRE(Echeance;-1;Feries);SERIE.JOUR.OUVRE(RECHERCHEX([@[Tâche suivante]];Plan[N°];Plan[Début]);-1;Feries)) - Début au plus tard (F) :
=SI([@[Durée (j ouvrés)]]=0;[@Fin];SERIE.JOUR.OUVRE([@Fin];-([@[Durée (j ouvrés)]]-1);Feries))
Planning au plus tôt (à partir du démarrage)
- Début : le jour ouvré suivant la fin de la tâche précédente :
=SERIE.JOUR.OUVRE(Fin_précédente;1;Feries) - Fin :
=SERIE.JOUR.OUVRE([@Début];[@[Durée (j ouvrés)]]-1;Feries)
Une tâche de 5 jours ouvrés qui commence un lundi se termine le vendredi, d’où le « −1 ». Si une date ne tombe pas où vous l’attendez, vérifiez d’abord la liste des jours fériés.
Exemple : rétroplanning d’un séminaire d’entreprise
| N° | Tâche | Durée (j ouvrés) | Tâche suivante | Fenêtre au plus tard |
|---|---|---|---|---|
| 1 | Choisir et réserver le lieu | 10 | 2 | J−36 à J−27 |
| 2 | Envoyer les invitations et relancer | 20 | 4 | J−26 à J−7 |
| 3 | Préparer les contenus et intervenants | 15 | 4 | J−21 à J−7 |
| 4 | Finaliser la logistique (badges, matériel, traiteur) | 5 | 5 | J−6 à J−2 |
| 5 | Répétition générale | 1 | — | J−1 |
| J | Jalon : séminaire | 0 | — | J |
J−n désigne le ne jour ouvré avant le séminaire. La chaîne la plus longue — lieu (10) + invitations (20) + logistique (5) + répétition (1) — totalise 36 jours ouvrés : c’est le chemin critique. Le projet doit donc démarrer au plus tard un peu plus de sept semaines avant la date (36 jours ouvrés, hors jours fériés), et tout retard sur le choix du lieu repousse directement le séminaire. La préparation des contenus (15 jours) dispose, elle, d’une marge de 5 jours : elle peut commencer dès J−26, une fois le lieu choisi, mais doit commencer au plus tard à J−21.
Étape 3 : qui fait quoi (RACI)
Pour chaque tâche importante, une petite matrice précise les rôles :
| Tâche | Chef de projet | Assistante | Direction | Prestataire |
|---|---|---|---|---|
| Réserver le lieu | A | R | C | I |
| Préparer les contenus | A | I | R | — |
| Logistique | A | R | I | R |
R = réalise, A = approuve (une seule personne par tâche), C = consulté, I = informé. Contrôle utile : =NB.SI(B2:E2;"A") doit valoir 1 sur chaque ligne.
Étape 4 : suivre l’avancement
- Avancement pondéré par la durée :
=SOMMEPROD(Plan[Durée (j ouvrés)];Plan[Avancement])/SOMME(Plan[Durée (j ouvrés)]). Une tâche de 20 jours à 50 % pèse plus qu’une tâche d’un jour terminée. - Tâches en retard :
=NB.SI.ENS(Plan[Fin];"<"&AUJOURDHUI();Plan[Statut];"<>Terminé") - Tâches qui démarrent cette semaine :
=NB.SI.ENS(Plan[Début];">="&AUJOURDHUI();Plan[Début];"<="&AUJOURDHUI()+7) - Jours ouvrés restants avant l’échéance :
=NB.JOURS.OUVRES(AUJOURDHUI();Echeance;Feries)-1
Pour la vue graphique, ajoutez à droite du tableau une colonne par semaine et une mise en forme conditionnelle qui colore la cellule quand la semaine chevauche les dates de la tâche : =ET(J$4<=$G5;J$4+6>=$F5). Pour l’organisation du travail au quotidien, un planning hebdomadaire sur Excel complète bien ce planning de projet.
Étape 5 : le point d’avancement
Chaque semaine, 20 minutes suffisent :
- Chaque responsable met à jour statut et avancement de ses tâches.
- On passe en revue les tâches en retard et celles du chemin critique.
- Les décisions et actions sont notées dans un compte rendu de réunion, et les nouvelles tâches ajoutées au planning.
Si l’équipe saisit ses heures dans une feuille de temps, ajoutez le n° de tâche dans chaque saisie pour comparer temps prévu et temps passé.
Erreurs fréquentes
- Dates tapées à la main : au premier décalage, tout le planning est à refaire.
- Jours fériés oubliés : en mai notamment, plusieurs ponts décalent les échéances.
- Tâches trop larges (« Organiser l’événement ») : découpez en tâches de deux semaines au maximum.
- Plusieurs responsables par tâche : personne n’en répond vraiment.
- Pas de marge avant une échéance immuable : gardez quelques jours de réserve en fin de chaîne.
Questions fréquentes
Quelle différence avec un diagramme de Gantt ?
Le planning est la liste structurée des tâches, durées, dépendances et dates ; le diagramme de Gantt en est la représentation graphique sur une ligne de temps. On construit d’abord le planning, puis le Gantt à partir de ses dates.
Excel suffit-il pour gérer un projet ?
Pour un projet de quelques dizaines de tâches avec une petite équipe, oui. Au-delà, ou si plusieurs personnes doivent modifier le planning en même temps, un outil dédié devient plus confortable.
Le fichier fonctionne-t-il sur Google Sheets ?
Oui : SERIE.JOUR.OUVRE, NB.JOURS.OUVRES, SOMMEPROD et RECHERCHEX existent dans la version française de Google Sheets.
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