Liste de tâches Excel : créer une to-do list avec priorités, échéances et cases à cocher
Créer une liste de tâches sur Excel : colonnes utiles, cases à cocher, statut automatique, score de priorité, tri dynamique, tâches récurrentes et vue par personne, avec exemple et formules en version française.
Une liste de tâches sur Excel est un tableau où chaque ligne correspond à une action à réaliser, avec son responsable, son échéance, sa priorité et son statut ; quelques formules suffisent ensuite pour signaler les retards, calculer un score de priorité et afficher automatiquement les tâches dans le bon ordre. Pour un indépendant, une TPE ou une petite équipe, c’est un outil simple, gratuit et partageable qui remplace les post-it et les listes éparpillées dans les messageries. L’essentiel est de garder peu de colonnes, des listes déroulantes pour éviter les fautes de saisie et une vue « à faire aujourd’hui ».
Ce guide fait partie de la rubrique Gestion de projet. Pour planifier les étapes d’un projet dans le temps, utilisez plutôt le planning de projet Excel ou le diagramme de Gantt ; la liste de tâches sert au pilotage quotidien.
Les colonnes à prévoir
| Colonne | Contenu | Conseil |
|---|---|---|
| Fait | Case à cocher | Disponible dans les versions récentes de Microsoft 365 (Insertion → Case à cocher) |
| Tâche | Action courte commençant par un verbe | « Relancer les factures impayées », pas « Factures » |
| Catégorie | Client, administratif, commercial, production… | Liste déroulante |
| Responsable | Une seule personne | Liste déroulante |
| Échéance | Date | Obligatoire |
| Priorité | Haute, moyenne, basse | Liste déroulante |
| Statut | À faire, En cours, En attente, Terminée | Peut être calculé à partir de la case |
| Jours restants, alerte, score | Calculés | Formules |
Transformez la plage en tableau (Accueil → Mettre sous forme de tableau) et nommez-le « Tâches » : les formules et la mise en forme s’étendent toutes seules aux nouvelles lignes, et les formules deviennent plus lisibles.
Formules utiles (Excel en français)
Jours restants
=SI([@Fait];"";[@Échéance]-AUJOURDHUI()) — la cellule reste vide quand la tâche est cochée.
Alerte automatique
=SI([@Fait];"Terminée";SI([@Échéance]<AUJOURDHUI();"En retard";SI([@Échéance]=AUJOURDHUI();"Aujourd'hui";SI([@Échéance]-AUJOURDHUI()<=7;"Cette semaine";"Plus tard"))))
Associez une mise en forme conditionnelle : rouge pour « En retard », orange pour « Aujourd’hui », jaune pour « Cette semaine ». Pour barrer les tâches terminées, créez une règle avec la formule =$A2=VRAI et le format « barré ».
Score de priorité
Pour trier en tenant compte à la fois de l’importance et de l’urgence, attribuez un poids à la priorité (haute = 3, moyenne = 2, basse = 1) et retranchez les jours restants :
=SI([@Fait];-999;SI([@Priorité]="Haute";3;SI([@Priorité]="Moyenne";2;1))*10-[@[Jours restants]])
Une tâche haute en retard de 2 jours obtient 32, une tâche moyenne à 3 jours obtient 17. Plus le score est élevé, plus la tâche doit remonter.
Vue triée automatiquement
Dans un onglet « Aujourd’hui » (Excel Microsoft 365 ou Google Sheets) : =TRIERPAR(FILTRE(Tâches[[Tâche]:[Échéance]];Tâches[Fait]=FAUX);FILTRE(Tâches[Score];Tâches[Fait]=FAUX);-1). La liste se réordonne dès qu’une case est cochée ou qu’une date change.
Tâches récurrentes
Ajoutez une colonne « Récurrence (jours) ». Quand la tâche est terminée, la prochaine échéance se calcule avec =[@Échéance]+[@[Récurrence (jours)]] ; pour une tâche du dernier jour de chaque mois, utilisez =FIN.MOIS([@Échéance];1).
Exemple : la liste de tâches d’une petite entreprise
Date de référence : vendredi 6 novembre 2026.
| Fait | Tâche | Priorité | Échéance | Jours | Alerte | Score |
|---|---|---|---|---|---|---|
| ☐ | Relancer les factures impayées | Haute | 04/11 | -2 | En retard | 32 |
| ☐ | Envoyer un devis client | Haute | 06/11 | 0 | Aujourd’hui | 30 |
| ☐ | Commander les fournitures | Moyenne | 09/11 | 3 | Cette semaine | 17 |
| ☐ | Mettre à jour les fiches produits du site | Moyenne | 13/11 | 7 | Cette semaine | 13 |
| ☐ | Préparer le stand du salon | Haute | 27/11 | 21 | Plus tard | 9 |
| ☐ | Archiver les mails d’octobre | Basse | 20/11 | 14 | Plus tard | -4 |
| ☑ | Faire le point trésorerie | Haute | 02/11 | — | Terminée | — |
Le tri par score place en tête la relance des impayés puis le devis du jour, ce qui correspond bien à l’urgence réelle. La préparation du salon, haute mais lointaine, remontera automatiquement au fil des jours. Les relances s’appuient sur vos factures et le devis sur votre modèle de devis Excel.
Organiser la liste avec la matrice d’Eisenhower
| Urgent | Pas urgent | |
|---|---|---|
| Important | Faire maintenant | Planifier un créneau |
| Pas important | Déléguer si possible | Supprimer ou reporter |
Ajoutez deux colonnes Oui/Non (« Urgent » et « Important ») et calculez le quadrant avec =SI(ET([@Urgent]="Oui";[@Important]="Oui");"1 Faire";SI([@Important]="Oui";"2 Planifier";SI([@Urgent]="Oui";"3 Déléguer";"4 Supprimer"))). Une tâche peut être considérée comme urgente quand son échéance tombe dans les deux jours.
Une liste partagée pour l’équipe
- Vue par personne :
=FILTRE(Tâches[Tâche];(Tâches[Responsable]="Claire")*(Tâches[Fait]=FAUX);"Rien à faire") - Compteurs : tâches en retard
=NB.SI(Tâches[Alerte];"En retard"), tâches ouvertes par personne=NB.SI.ENS(Tâches[Responsable];"Claire";Tâches[Fait];FAUX) - Partage : enregistrez le fichier sur OneDrive ou SharePoint pour la co-édition, ou utilisez Google Sheets.
- Réunion hebdomadaire : 15 minutes pour revoir les retards et répartir la semaine ; consignez les décisions avec le modèle de compte rendu de réunion.
Erreurs fréquentes
- Des tâches trop vagues (« voir fournisseur ») qu’on ne sait jamais quand cocher.
- Pas d’échéance : la tâche n’apparaît dans aucune alerte et finit oubliée.
- Plusieurs responsables : personne ne se sent propriétaire.
- Une liste qui ne fait que grossir : archivez chaque mois les tâches terminées dans un onglet séparé.
- Des formules écrasées : verrouillez les colonnes calculées avec la méthode pour protéger les formules Excel.
Liste de tâches, planning ou planning hebdomadaire ?
| Outil | Répond à |
|---|---|
| Liste de tâches | Que dois-je faire, pour quand, et dans quel ordre ? |
| Planning hebdomadaire | Quand, dans ma semaine, vais-je le faire ? |
| Planning de projet | Dans quel ordre et à quelles dates s’enchaînent les étapes d’un projet ? |
| Tableau de bord KPI | Comment évoluent les indicateurs de l’activité ? |
FAQ
Comment insérer des cases à cocher dans Excel ?
Dans les versions récentes de Microsoft 365, sélectionnez la colonne puis Insertion → Case à cocher : chaque cellule contient VRAI ou FAUX, utilisable dans les formules. Dans les versions plus anciennes, utilisez une liste déroulante « Oui/Non » ou les contrôles de formulaire de l’onglet Développeur.
Excel peut-il m’envoyer un rappel ?
Pas à lui seul. Les alertes en couleur et la vue « Aujourd’hui » rendent tout visible à l’ouverture du fichier. Pour des rappels par e-mail, il faut passer par une automatisation ou une application de tâches.
Combien de tâches mettre dans la liste ?
Autant que nécessaire, mais la vue du jour devrait rester courte. Si elle dépasse une quinzaine de lignes, c’est souvent le signe qu’il faut déléguer, reporter ou découper autrement.
La liste fonctionne-t-elle sur Google Sheets ?
Oui. Google Sheets propose des cases à cocher natives et les fonctions FILTRE, TRIERPAR, NB.SI.ENS et AUJOURDHUI ; selon la langue du compte, elles peuvent s’afficher en anglais.
Prochaine étape : créez le tableau avec les colonnes ci-dessus, saisissez les tâches de la semaine avec une échéance pour chacune et activez les alertes. D’autres modèles dans la rubrique Gestion de projet.