Biểu đồ Gantt trên Excel: cách vẽ từng bước, tính ngày làm việc, phụ thuộc công việc và theo dõi tiến độ
Hướng dẫn vẽ biểu đồ Gantt trên Excel bằng hai cách: tô màu ô bằng định dạng có điều kiện và biểu đồ thanh xếp chồng; tính ngày kết thúc theo ngày làm việc với WORKDAY và danh sách ngày nghỉ lễ, nối các công việc phụ thuộc, đánh dấu mốc, theo dõi % hoàn thành, kèm ví dụ dự án ra mắt website bán hàng.
Trả lời nhanh: biểu đồ Gantt là bảng tiến độ trong đó mỗi công việc là một thanh ngang nằm trên trục thời gian, từ ngày bắt đầu đến ngày kết thúc. Trên Excel có hai cách vẽ:
- Tô màu ô bằng định dạng có điều kiện trên một lưới ngày: linh hoạt, dễ cập nhật, phù hợp để theo dõi hằng ngày.
- Biểu đồ thanh xếp chồng (Stacked Bar) với chuỗi “ngày bắt đầu” để trong suốt: đẹp, phù hợp để trình bày báo cáo.
Dù chọn cách nào, phần quan trọng nhất là bảng công việc có công thức: ngày kết thúc tính bằng =WORKDAY(BatDau,SoNgay-1,NgayLe) để bỏ qua cuối tuần và ngày nghỉ lễ, và công việc sau tự bắt đầu khi công việc trước kết thúc. Ví dụ trong bài là giả định.
Bước 1: Lập bảng công việc
| Cột | Nội dung | Công thức / ghi chú |
|---|---|---|
| A. STT | 1, 2, 3… | |
| B. Công việc | Tên ngắn gọn | |
| C. Phụ trách | Một người chịu trách nhiệm | Danh sách thả xuống |
| D. Việc trước | STT các việc phải xong trước | Ghi chú để đọc; công thức ở cột E |
| E. Bắt đầu | Ngày bắt đầu | Tính từ việc trước (Bước 3) |
| F. Số ngày | Số ngày làm việc | Nhập tay; 0 với mốc |
| G. Kết thúc | Ngày kết thúc | =IF(F6=0,E6,WORKDAY(E6,F6-1,NgayLe)) |
| H. % hoàn thành | 0–100% | Cập nhật khi họp tiến độ |
Vì sao trừ 1? Công việc kéo dài 1 ngày thì bắt đầu và kết thúc cùng ngày, nên chỉ cộng thêm (số ngày − 1) ngày làm việc. Nếu máy dùng định dạng vùng Việt Nam, thay dấu phẩy trong công thức bằng dấu chấm phẩy.
Bước 2: Danh sách ngày nghỉ lễ
Tạo sheet “NgayLe”, liệt kê các ngày nghỉ trong thời gian dự án và đặt tên vùng là NgayLe. Theo Bộ luật Lao động, người lao động được nghỉ các dịp Tết Dương lịch, Tết Âm lịch, Giỗ Tổ Hùng Vương, 30/4, 1/5 và Quốc khánh; ngày cụ thể của Tết Âm lịch, Giỗ Tổ và các ngày nghỉ bù thay đổi theo từng năm, vì vậy hãy cập nhật theo thông báo chính thức hằng năm. Thêm cả ngày nghỉ riêng của công ty (du lịch, team building).
Nếu công ty làm việc cả thứ Bảy, dùng =WORKDAY.INTL(E6,F6-1,"0000001",NgayLe): chuỗi 7 ký tự tương ứng thứ Hai đến Chủ nhật, số 1 là ngày nghỉ, nên “0000001” nghĩa là chỉ nghỉ Chủ nhật.
Bước 3: Nối các công việc phụ thuộc
- Công việc có một việc trước (dòng 5):
=WORKDAY(G5,1,NgayLe), tức ngày làm việc ngay sau khi việc trước kết thúc. - Công việc chờ nhiều việc trước (dòng 7 và 8):
=WORKDAY(MAX(G7,G8),1,NgayLe). - Công việc đầu tiên: nhập tay ngày khởi động dự án.
Nhờ vậy, khi một công việc bị kéo dài, tất cả công việc phụ thuộc tự dời theo, không phải sửa tay từng ngày.
Ví dụ: dự án ra mắt website bán hàng
| STT | Công việc | Việc trước | Số ngày | Bắt đầu | Kết thúc |
|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Khảo sát yêu cầu | — | 3 | T2 07/06/2027 | T4 09/06/2027 |
| 2 | Thiết kế giao diện | 1 | 5 | T5 10/06/2027 | T4 16/06/2027 |
| 3 | Chuẩn bị nội dung, hình ảnh sản phẩm | 1 | 6 | T5 10/06/2027 | T5 17/06/2027 |
| 4 | Lập trình website | 2 | 10 | T5 17/06/2027 | T4 30/06/2027 |
| 5 | Tích hợp thanh toán và vận chuyển | 4 | 4 | T5 01/07/2027 | T3 06/07/2027 |
| 6 | Nhập dữ liệu sản phẩm | 3; 4 | 3 | T5 01/07/2027 | T2 05/07/2027 |
| 7 | Kiểm thử | 5; 6 | 4 | T4 07/07/2027 | T2 12/07/2027 |
| 8 | Ra mắt (mốc) | 7 | 0 | T3 13/07/2027 | T3 13/07/2027 |
Đường găng (chuỗi việc quyết định ngày ra mắt): 1 → 2 → 4 → 5 → 7 → 8. Chậm một ngày ở bất kỳ việc nào trong chuỗi này thì ngày ra mắt chậm theo. Việc 3 có 9 ngày làm việc dự trữ (xong ngày 17/6 nhưng việc 6 phải chờ lập trình đến 1/7 mới bắt đầu), còn việc 6 có 1 ngày dự trữ. Công thức thời gian dự trữ: =NETWORKDAYS(G8,BatDauViecSau,NgayLe)-2 (trừ ngày kết thúc và ngày bắt đầu của việc sau).
Cách 1: Gantt bằng định dạng có điều kiện
- Ô J4 nhập ngày khởi động dự án; ô K4:
=WORKDAY(J4,1,NgayLe)để chỉ hiện ngày làm việc (hoặc=J4+1nếu muốn hiện đủ mọi ngày). Kéo sang phải hết thời gian dự án. Định dạng ô kiểudd/mm, xoay chữ dọc, thu hẹp cột. - Chọn vùng lưới (ví dụ J6:AL13), vào Home → Conditional Formatting → New Rule → Use a formula, nhập
=AND(J$4>=$E6,J$4<=$G6)và chọn màu xanh nhạt. - Thêm quy tắc thứ hai, đặt lên trên, cho phần đã làm xong:
=AND(J$4>=$E6,J$4<=$G6,NETWORKDAYS($E6,J$4,NgayLe)<=$F6*$H6), màu xanh đậm. - Mốc:
=AND($F6=0,J$4=$E6)tô màu đen, hoặc hiển thị ký hiệu ◆ bằng công thức trong ô. - Đường “hôm nay”:
=J$4=TODAY()với viền đỏ.
Cách này dễ in, dễ chia sẻ và dùng được cả trên Google Sheets.
Cách 2: Gantt bằng biểu đồ thanh xếp chồng
- Thêm cột “Số ngày lịch” =
=G6-E6+1, vì biểu đồ vẽ theo ngày lịch. - Chọn ba cột Công việc, Bắt đầu, Số ngày lịch → Insert → Bar → Stacked Bar.
- Bấm vào chuỗi “Bắt đầu” → Format Data Series → Fill: No fill. Chỉ còn thanh thời lượng hiện ra.
- Bấm trục dọc → chọn “Categories in reverse order” để việc 1 nằm trên cùng.
- Bấm trục ngang → đặt Minimum bằng giá trị số của ngày bắt đầu dự án (gõ ngày vào một ô, đổi định dạng sang General để xem số) và Major unit = 7 để chia vạch theo tuần.
Biểu đồ này rất hợp để chèn vào báo cáo hoặc slide, nhưng cập nhật % hoàn thành và mốc thì cách 1 tiện hơn.
Theo dõi tiến độ dự án
- % hoàn thành cả dự án (có trọng số theo số ngày):
=SUMPRODUCT(F6:F13,H6:H13)/SUM(F6:F13). - Cảnh báo trễ:
=IF(AND(TODAY()>G6,H6<1),"TRỄ",""), tô đỏ cả dòng. - Kế hoạch gốc: khi chốt kế hoạch, sao chép cột Bắt đầu và Kết thúc dưới dạng giá trị sang hai cột “Bắt đầu gốc”, “Kết thúc gốc”. Độ lệch:
=NETWORKDAYS(KetThucGoc,G6,NgayLe)-1. - Họp tiến độ hằng tuần: cập nhật cột % hoàn thành, ghi lại vướng mắc và quyết định bằng mẫu biên bản họp.
Biểu đồ Gantt chỉ là một phần của quản lý dự án. Để theo dõi ngân sách, rủi ro và đầu việc chi tiết, kết hợp với file Excel quản lý dự án và file Excel quản lý công việc.
Lỗi thường gặp
- Nhập tay mọi ngày: chỉ cần một việc trễ là phải sửa cả bảng.
- Quên ngày nghỉ lễ, nhất là dịp Tết, khiến tiến độ thực tế chậm hơn kế hoạch cả tuần.
- Trộn ngày lịch và ngày làm việc trong cùng một bảng.
- Quá chi tiết: hơn 40–50 dòng thì nên gom theo giai đoạn và tách chi tiết sang sheet khác.
- Không ai phụ trách: công việc không có người chịu trách nhiệm thường bị bỏ lửng.
Câu hỏi thường gặp
Làm sao để công việc sau bắt đầu trước khi công việc trước xong hẳn?
Dùng độ trễ âm: =WORKDAY(G5,-2,NgayLe) để bắt đầu sớm hai ngày làm việc trước khi việc trước kết thúc, phù hợp khi hai việc có thể làm gối đầu.
Excel có mẫu Gantt sẵn không?
Tùy phiên bản, kho mẫu của Excel có các mẫu theo dõi dự án. Tuy vậy, tự dựng theo hướng dẫn trên giúp bạn kiểm soát ngày nghỉ lễ và phụ thuộc công việc đúng cách làm của mình.
Có dùng trên Google Sheets được không?
Được với cách 1: WORKDAY, WORKDAY.INTL, NETWORKDAYS và định dạng có điều kiện theo công thức đều có trên Google Sheets.
Xem thêm các mẫu khác trong nhóm Quản lý dự án và công việc.