KPI-Dashboard in Excel: Kennzahlen auswählen, Zielerreichung berechnen und mit Ampel und Sparklines darstellen

Ein KPI-Dashboard in Excel zeigt auf einer Seite die wenigen Kennzahlen, mit denen Sie Ihr Unternehmen steuern – etwa Umsatz, Rohertragsmarge, Neukunden, Forderungslaufzeit, Bankbestand und Angebotsquote –, jeweils mit Ist, Ziel, Zielerreichung, Ampel und Trend. Die Rohdaten liegen in einem separaten Datenblatt; das Dashboard rechnet nur und zeigt an. So genügt ein Blick am Monatsanfang, um zu sehen, wo Handlungsbedarf besteht.

Der Beitrag gehört zur Rubrik Tabellen- & Dashboard-Design. Die Umsatzdaten stammen idealerweise aus der Umsatzübersicht, die Forderungen aus der Offene-Posten-Liste.

Schritt 1: Die richtigen Kennzahlen wählen

Sechs bis acht KPIs reichen für ein kleines Unternehmen. Gute Kandidaten decken verschiedene Bereiche ab:

Jede Kennzahl braucht ein Ziel, das zu Ihrer Planung passt – zum Beispiel aus den Key Results Ihrer OKR-Vorlage oder der Liquiditätsplanung.

Schritt 2: Das Datenblatt

Ein Blatt Daten mit einer Zeile pro Monat und einer Spalte pro Rohwert: Monat, Umsatz, Wareneinsatz, Neukunden, Angebote, Aufträge, Bankbestand, offene Forderungen. Das Dashboard holt sich den gewählten Monat (in B1) per =XVERWEIS($B$1;Daten!$A:$A;Daten!C:C); ohne XVERWEIS geht =INDEX(Daten!C:C;VERGLEICH($B$1;Daten!$A:$A;0)).

Schritt 3: Zielerreichung und Ampel

• Höher ist besser: =WENNFEHLER(Ist/Ziel;0)
• Niedriger ist besser (DSO, Kosten, Reklamationen): =WENNFEHLER(Ziel/Ist;0)
• Ampel als Text: =WENN(E2>=1;"Grün";WENN(E2>=0,9;"Gelb";"Rot"))

Optisch schöner: bedingte Formatierung → Symbolsätze → drei Ampeln, mit den Schwellen 100 % und 90 % als Zahl. Die Schwellen sind eine Konvention; legen Sie sie bewusst fest und lassen Sie sie über das Jahr unverändert.

Beispiel: Dashboard Oktober 2026

Herleitung: Rohertragsmarge = 34.860 € Rohertrag ÷ 84.000 € Umsatz = 41,5 %. DSO = 106.400 € offene Forderungen ÷ 84.000 € Umsatz × 30 = 38 Tage; weil hier „niedriger ist besser” gilt, rechnet die Zielerreichung 30 ÷ 38 = 78,9 %.

Lesart: Die Marge stimmt, aber es kommen zu wenige neue Kunden und das Geld kommt zu langsam herein. Die gute Angebotsquote zeigt, dass Angebote überzeugen – das Problem liegt eher darin, dass zu wenige Angebote geschrieben werden. Zwei konkrete Maßnahmen für November: mehr Anfragen erzeugen (Vertrieb, Marketing) und überfällige Rechnungen konsequent nachfassen.

Schritt 4: Trend – Vormonat und Sparklines

• Vormonat: =XVERWEIS(EDATUM($B$1;-1);Daten!$A:$A;Daten!C:C)
• Veränderung: =WENNFEHLER(Ist/Vormonat-1;0) – im Beispiel stieg der Umsatz von 78.500 € im September auf 84.000 €, also um 7,0 %.
• Sparklines: Einfügen → Sparklines → Linie, Datenbereich = die letzten zwölf Monate der Kennzahl. Eine kleine Linie neben jeder KPI zeigt, ob ein roter Wert ein Ausreißer oder ein Trend ist.

Gestaltungsregeln für ein lesbares Dashboard

• Eine Seite, eine Botschaft: alles Wichtige ohne Scrollen sichtbar.
• Wenige Farben: Ampelfarben nur für den Status, sonst neutrale Grautöne.
• Einheiten und Stand angeben: „Stand 31.10.2026, Werte netto”.
• Daten und Darstellung trennen: nie im Dashboard selbst tippen, immer im Datenblatt.
• Formeln schützen wie in Excel-Formeln schützen beschrieben.

Typische Fehler bei KPI-Dashboards

• Zu viele Kennzahlen: Wenn 20 Werte auf einer Seite stehen, sieht niemand mehr die drei, die zählen.
• Kennzahlen ohne Ziel: Ohne Zielwert gibt es keine Ampel – und keine Entscheidung.
• Falsche Richtung: Bei Kosten, DSO oder Reklamationsquote ist weniger besser; mit Ist ÷ Ziel würde ein schlechter Wert grün.
• Prozente ohne Basis: „Umsatz +50 %” klingt gut, ist bei 2.000 € Vormonat aber wenig aussagekräftig. Zeigen Sie immer auch den absoluten Wert.
• Daten von Hand ins Dashboard tippen: Fehler schleichen sich ein und der Vormonat lässt sich nicht mehr nachvollziehen.

Monatsroutine in 30 Minuten

1. Daten eintragen (erster Werktag): Umsatz und Wareneinsatz aus der Buchhaltung, Bankbestand vom Kontoauszug, offene Forderungen aus der OP-Liste, Angebote und Aufträge aus dem CRM.
2. Monat in B1 umstellen – alle Werte, Ampeln und Sparklines aktualisieren sich.
3. Nur rote und gelbe Werte besprechen: Ursache, Maßnahme, Verantwortlicher, Termin.
4. Maßnahmen dokumentieren in einem eigenen Blatt, damit im Folgemonat geprüft werden kann, ob sie gewirkt haben.

Häufige Fragen

Wie viele KPIs sind sinnvoll?

So viele, wie Sie regelmäßig besprechen und auf die Sie reagieren. Bei kleinen Unternehmen sind das meist sechs bis acht; alles darüber hinaus gehört in Detailberichte.

Woher kommt die Liquiditätskennzahl?

Der Bankbestand am Monatsende zeigt den Ist-Zustand; ob er reicht, beantwortet die vorausschauende Liquiditätsplanung.

Funktioniert das Dashboard in Google Sheets?

Ja. XVERWEIS, EDATUM, bedingte Formatierung und die Funktion SPARKLINE stehen zur Verfügung; Sparklines werden dort per Formel statt über das Menü erstellt.

Nächster Schritt: Wählen Sie sechs Kennzahlen mit klarer Richtung und Ziel, tragen Sie die letzten zwölf Monate ins Datenblatt ein und prüfen Sie, welche Ampeln für Oktober rot sind.