Biểu đồ Pareto trên Excel: tìm số ít nguyên nhân gây ra phần lớn vấn đề
Cách vẽ biểu đồ Pareto trên Excel: chuẩn bị bảng đếm theo nhóm, sắp xếp, công thức phần trăm lũy kế, dùng biểu đồ Pareto có sẵn hoặc biểu đồ kết hợp, và cách đọc đường 80/20, với ví dụ lý do đổi trả của shop thời trang online.
Biểu đồ Pareto là biểu đồ cột các nhóm vấn đề được xếp từ nhiều đến ít, kèm một đường thể hiện phần trăm lũy kế. Biểu đồ dựa trên nguyên lý Pareto, thường gọi là quy tắc 80/20: một số ít nguyên nhân thường gây ra phần lớn vấn đề. Trên Excel, bạn có thể vẽ biểu đồ Pareto trong vài phút từ một bảng đếm đơn giản, và nó cho biết nên tập trung cải thiện ở đâu trước. Bài này hướng dẫn dữ liệu, công thức, hai cách vẽ và một ví dụ.
Bước 1: thu thập và đếm dữ liệu
Bắt đầu từ một sổ ghi chép trong đó mỗi sự việc có một nhóm: khiếu nại, đơn đổi trả, sản phẩm lỗi, giao trễ, yêu cầu hỗ trợ. Các nhóm cần rõ ràng, không chồng lấn, và có thêm nhóm “Khác”. Đếm từng nhóm (tùy cài đặt vùng, Excel dùng dấu chấm phẩy hoặc dấu phẩy):
=COUNTIF(SoGhi[Nhom];A2)
Nếu chi phí quan trọng hơn số lần, hãy cộng chi phí theo nhóm bằng SUMIFS; một lỗi hiếm nhưng tốn kém có thể đáng ưu tiên hơn lỗi thường xuyên nhưng rẻ.
Bước 2: sắp xếp và tính phần trăm
- Sắp xếp bảng theo số lượng từ lớn đến nhỏ. Trong Excel 365 có thể tự động:
=SORTBY(A2:B7;B2:B7;-1) - Tỷ trọng:
=B2/SUM($B$2:$B$7) - Phần trăm lũy kế:
=SUM($B$2:B2)/SUM($B$2:$B$7), kéo xuống các dòng dưới.
Bước 3: vẽ biểu đồ
Cách A: biểu đồ Pareto có sẵn
Từ Excel 2016, chọn cột nhóm và cột số lượng, vào Insert > Statistic Chart > Pareto. Excel tự sắp xếp cột và thêm đường lũy kế.
Cách B: biểu đồ kết hợp
Chọn nhóm, số lượng và phần trăm lũy kế, chèn biểu đồ kết hợp (Combo): số lượng dạng cột, phần trăm lũy kế dạng đường trên trục phụ, cố định trục phụ từ 0% đến 100%. Có thể thêm đường ngang tại 80% để dễ nhìn.
Ví dụ: lý do đổi trả của shop thời trang online, một quý
| Lý do | Số đơn | Tỷ trọng | Lũy kế |
|---|---|---|---|
| Sai kích cỡ | 64 | 40% | 40% |
| Màu khác ảnh | 32 | 20% | 60% |
| Lỗi đường may | 24 | 15% | 75% |
| Giao trễ | 16 | 10% | 85% |
| Khách đổi ý | 12 | 7,5% | 92,5% |
| Khác | 12 | 7,5% | 100% |
| Tổng | 160 |
Hai lý do đầu chiếm 60% đơn đổi trả và đều đến từ thông tin trên trang sản phẩm: bảng size chưa rõ, ảnh chưa đúng màu thực tế. Sửa bảng size và chụp lại ảnh dưới ánh sáng tự nhiên giải quyết phần lớn vấn đề với chi phí thấp; lo về khách đổi ý trước sẽ gần như không thay đổi tổng số. Các biện pháp đưa vào kế hoạch hành động để theo dõi.
Đọc biểu đồ Pareto cho đúng
- Tỷ lệ 80/20 chỉ là quy tắc kinh nghiệm; có khi là 70/30 hay 90/10. Điều quan trọng là đường lũy kế dốc ở đầu.
- Nếu các cột cao gần bằng nhau, vấn đề phân tán, hoặc cách chia nhóm quá rộng hay quá hẹp.
- Vẽ lại sau khi cải tiến: cột cao nhất phải thấp xuống, và sẽ có nhóm mới đứng đầu.
- Kết hợp với mức độ nghiêm trọng: mẫu FMEA xét cả độ nghiêm trọng chứ không chỉ tần suất.
Dữ liệu khiếu nại thường lấy từ khảo sát mức độ hài lòng của khách hàng. Khi nhiều giải pháp cùng cạnh tranh ngân sách, hãy chấm điểm bằng ma trận ra quyết định. Xem thêm trong chuyên mục Quản lý dự án & công việc.
Câu hỏi thường gặp
Nguyên lý Pareto là gì?
Là nhận xét rằng một phần nhỏ nguyên nhân thường tạo ra phần lớn kết quả, hay được diễn đạt là khoảng 80% vấn đề đến từ 20% nguyên nhân.
Phiên bản Excel nào có biểu đồ Pareto sẵn?
Excel 2016 trở lên trên Windows và Microsoft 365. Với bản cũ hơn, dùng cách biểu đồ kết hợp.
Nên đếm số lần hay tính chi phí?
Đếm số lần để tìm vấn đề hay xảy ra; cộng chi phí để tìm vấn đề tốn kém. Làm cả hai thường cho bức tranh rõ nhất.
Google Sheets có vẽ được không?
Không có loại Pareto riêng, nhưng biểu đồ kết hợp cột và đường lũy kế trên trục phụ cho kết quả tương tự.